PAGE檔案組織及制度建設一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本檔案組織及制度建設文檔。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案應如實反映公司/組織各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集公司/組織在各個活動和工作環(huán)節(jié)中形成的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止泄露。二、檔案組織架構(gòu)（一）檔案管理部門1.部門職責貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實施。負責公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作。建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。負責檔案的安全保管，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全與完整。開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司/組織各項工作提供檔案信息支持和服務。組織檔案管理人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。2.人員配備檔案管理部門應配備專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理人員應具備檔案管理相關(guān)專業(yè)知識和技能，熟悉檔案工作流程和業(yè)務規(guī)范。根據(jù)公司/組織檔案管理工作的實際需要，合理確定檔案管理人員的數(shù)量，并保持人員隊伍的相對穩(wěn)定。（二）各部門檔案兼職管理員1.各部門應指定一名兼職檔案管理員，負責本部門檔案的收集、整理、移交等工作。2.兼職檔案管理員應接受檔案管理部門的業(yè)務指導和培訓，嚴格按照檔案管理規(guī)定開展工作。三、檔案分類及編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司/組織設立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，行政辦公文件，人力資源管理文件，財務管理文件，審計文件等。2.業(yè)務經(jīng)營類：涵蓋市場營銷文件，客戶管理文件，項目管理文件，生產(chǎn)管理文件，質(zhì)量管理文件，采購與供應鏈管理文件等。3.技術(shù)研發(fā)類：包含科研項目立項、研究、成果鑒定等文件，技術(shù)標準、規(guī)范、圖紙，專利、商標、著作權(quán)等知識產(chǎn)權(quán)文件。4.黨群工作類：涉及黨組織建設、黨員管理、工會工作、共青團工作等文件。5.其他類：如聲像檔案、實物檔案等特殊載體檔案。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“全宗號目錄號案卷號件號”的四級編號方式。2.全宗號：本公司/組織的全宗號由上級檔案管理部門統(tǒng)一給定。3.目錄號：根據(jù)檔案分類設置，每一類檔案對應一個目錄號，用兩位數(shù)字表示。例如，行政管理類為“01”，業(yè)務經(jīng)營類為“02”等。4.案卷號：按照檔案整理的順序，每一案卷賦予一個案卷號，用三位數(shù)字表示。5.件號：在每一案卷內(nèi)，每份文件的順序號為件號，用兩位數(shù)字表示。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料均應納入檔案收集范圍。2.各部門應及時將本部門在工作中形成的檔案材料收集齊全，定期移交檔案管理部門。（二）收集要求1.檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽署完備。2.歸檔的文件材料應使用A4紙，不符合要求的應進行復制或裱糊。3.電子文件應按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并保證其真實性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類方案，將收集到的檔案材料進行分類。2.組卷：將同一類別的檔案材料按照一定的原則和方法組成案卷。一般以問題、時間、名稱等為依據(jù)進行組卷。3.編目：對每一案卷進行編目，包括案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表等。案卷封面應填寫全宗號、目錄號、案卷號、題名、年度、保管期限、密級等項目；卷內(nèi)文件目錄應填寫順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目；備考表應填寫本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間等項目。4.裝訂：將卷內(nèi)文件按照順序排列整齊，左側(cè)裝訂，拆除金屬物。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如溫濕度調(diào)節(jié)設備、消防設備、防蟲防鼠設備、檔案裝具等。（二）保管要求1.檔案應按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。4.電子檔案應進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。長期保管的檔案：主要是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：是反映公司/組織局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的劃定應嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的實際情況進行確定。六、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度。2.服務為本原則：以滿足公司/組織各項工作需要為出發(fā)點，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案泄露。（二）利用方式1.查閱：利用者可根據(jù)需要到檔案管理部門查閱檔案原件或復印件。查閱檔案時，應填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應辦理借閱手續(xù)，填寫借閱申請表，并經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人批準。借閱期限一般不超過[X]個工作日。借閱人應妥善保管檔案原件，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.出具證明：檔案管理部門可根據(jù)利用者的申請，為其出具檔案證明材料。出具證明應嚴格按照檔案內(nèi)容如實填寫，加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內(nèi)容、歸還時間等信息。利用登記記錄應妥善保管，以備查詢。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.全面審查原則：鑒定工作應全面審查檔案的內(nèi)容、來源、形式等方面，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和保存價值。3.集體鑒定原則：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成，對檔案進行集體鑒定。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，判斷其是否具有保存價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案或相關(guān)資料進行分析比較，確定其價值。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應編制檔案銷毀清冊，注明檔案題名、年度、保管期限、密級、文號、責任者、銷毀時間等信息。2.檔案銷毀清冊應經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字，并報公司/組織主管領(lǐng)導批準。3.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人應在檔案銷毀清冊上簽字，并注明銷毀方式和時間。4.