PAGE學(xué)院檔案庫房管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)院檔案庫房管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)院檔案庫房的管理工作，包括各類教學(xué)檔案、行政檔案、學(xué)生檔案、科研檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)院檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.安全保密原則：采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的泄露和損壞。3.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為學(xué)院各項(xiàng)工作提供便捷服務(wù)。二、檔案庫房管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案庫房管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案存放環(huán)境符合要求。4.負(fù)責(zé)檔案管理人員的培訓(xùn)和考核工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、上架、檢索、借閱登記等。3.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。4.做好檔案庫房的安全防范工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。三、檔案庫房建設(shè)與設(shè)施設(shè)備（一）庫房選址與布局1.檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的位置。2.庫房應(yīng)合理布局，分為檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，滿足檔案管理工作的需要。（二）庫房設(shè)施設(shè)備1.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放整齊、有序。2.安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，使庫房溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。3.配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，如滅火器、防盜門、防潮板、防蟲藥、防鼠板等。4.安裝檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，定期將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)收集學(xué)院在教學(xué)、科研、行政等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。3.對接收的檔案，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案，對收集的檔案進(jìn)行分類整理。2.對檔案進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄索引，方便檔案的查找和利用。3.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。五、檔案保管（一）檔案上架1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類順序，將整理好的檔案上架存放，確保檔案排列有序。2.在檔案架上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于查找。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括學(xué)院重要的規(guī)章制度、會議記錄、人事檔案等；長期保管的檔案主要包括教學(xué)檔案、科研檔案等；短期保管的檔案主要包括一般性文件材料等。（三）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案庫房進(jìn)行檢查，每月至少一次，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、存放環(huán)境等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如對受潮的檔案進(jìn)行晾曬、對破損的檔案進(jìn)行修復(fù)等。（四）檔案安全管理1.嚴(yán)格遵守檔案庫房安全管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。2.做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案安全。3.定期對檔案庫房的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。六、檔案利用（一）檔案查閱1.學(xué)院內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）檔案借閱1.學(xué)院外部單位或個(gè)人因特殊需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)與借閱人簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱人的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱檔案的期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案，不得擅自將檔案帶出學(xué)院。（三）檔案利用統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用統(tǒng)計(jì)臺賬，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為學(xué)院檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對檔案進(jìn)行逐卷審查。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，提出存毀意見，并填寫《檔案鑒定意見書》。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，報(bào)學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理