PAGE建立科技檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司科技檔案管理，確?？萍紮n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科技檔案在公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在科技活動中形成的各類檔案的管理，包括但不限于科研項(xiàng)目檔案、技術(shù)合同檔案、產(chǎn)品研發(fā)檔案、工藝文件檔案、設(shè)備儀器檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的科技檔案管理部門，對各類科技檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則科技檔案應(yīng)全面、準(zhǔn)確地反映公司科技活動的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.分類科學(xué)原則根據(jù)科技檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的保管、查閱和利用。4.安全保密原則加強(qiáng)科技檔案的安全保密措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密，確保公司的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機(jī)密得到有效保護(hù)。二、管理職責(zé)（一）科技檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司科技檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司科技檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門科技檔案的形成、積累和整理工作，對重要科技項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤管理。4.組織開展科技檔案的信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。5.參與公司科研項(xiàng)目的驗(yàn)收、技術(shù)合同的審查等工作，提供檔案資料支持。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門科技檔案的形成、積累和整理工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并接受科技檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.按照公司科技檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門形成的科技檔案移交至科技檔案管理部門。3.在科研項(xiàng)目、技術(shù)合同等科技活動中，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確和規(guī)范，積極配合科技檔案管理部門做好檔案管理工作。三、科技檔案的收集與整理（一）收集范圍1.科研項(xiàng)目檔案包括項(xiàng)目立項(xiàng)申請書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書、研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、測試報(bào)告、總結(jié)報(bào)告、成果鑒定材料、知識產(chǎn)權(quán)證明等。2.技術(shù)合同檔案包括技術(shù)開發(fā)合同、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)咨詢合同、技術(shù)服務(wù)合同等文本及相關(guān)附件。3.產(chǎn)品研發(fā)檔案包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、工藝規(guī)程、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、用戶反饋等。4.工藝文件檔案包括工藝流程、操作規(guī)程、工藝卡片、工藝改進(jìn)記錄等。5.設(shè)備儀器檔案包括設(shè)備儀器的購置合同、驗(yàn)收報(bào)告、使用說明書、操作規(guī)程、維修記錄、校準(zhǔn)證書等。6.其他科技檔案包括科技會議文件、科技成果獎勵(lì)材料、科技情報(bào)資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在科技活動結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將形成的科技檔案移交至科技檔案管理部門。2.移交的科技檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽署完備，載體形式符合要求。3.對于重要科技項(xiàng)目，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)向科技檔案管理部門通報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況，確保檔案資料的及時(shí)收集。（三）整理方法1.分類編號按照科技檔案的類別，進(jìn)行分類編號，建立檔案目錄，便于查找和管理。2.組卷裝訂根據(jù)檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，對檔案進(jìn)行組卷裝訂，保持檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.編目著錄對每份檔案進(jìn)行編目著錄，包括題名、責(zé)任者、日期、文號、保管期限等信息，確保檔案信息的準(zhǔn)確和規(guī)范。四、科技檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門將整理好的科技檔案移交至科技檔案管理部門，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.科技檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行審核，對不符合要求的檔案，退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。3.審核通過的檔案，按照分類編號順序進(jìn)行歸檔，存入專門的檔案庫房或電子存儲設(shè)備。（二）保管期限根據(jù)科技檔案的重要程度和利用價(jià)值，確定保管期限，分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案具有重要?dú)v史價(jià)值、科學(xué)研究價(jià)值或涉及公司核心機(jī)密的檔案，如重大科研項(xiàng)目檔案、重要技術(shù)合同檔案等。2.長期保管的檔案在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，如一般科研項(xiàng)目檔案、產(chǎn)品研發(fā)檔案等，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案只在短期內(nèi)具有參考價(jià)值的檔案，如一般性的技術(shù)文件、工藝改進(jìn)記錄等，保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.對保管期限已滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案信息的安全。五、科技檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則定期對科技檔案進(jìn)行鑒定，按照保管期限的規(guī)定，剔除已失去保存價(jià)值的檔案，確保檔案庫內(nèi)檔案的質(zhì)量。（二）鑒定組織成立科技檔案鑒定小組，由科技檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限等因素，確定其存毀。2.綜合評估法結(jié)合公司的發(fā)展戰(zhàn)略、科研規(guī)劃和業(yè)務(wù)需求，對檔案的整體價(jià)值進(jìn)行綜合評估，確定鑒定結(jié)果。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制檔案銷毀清冊，列出擬銷毀檔案的題名、文號、責(zé)任者、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)組織銷毀工作。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。六、科技檔案的統(tǒng)計(jì)與利用（一）統(tǒng)計(jì)工作1.科技檔案管理部門應(yīng)建立科技檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期向上級主管部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送科技檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為公司的科研決策和管理提供數(shù)據(jù)支持。（二）利用服務(wù)1.建立科技檔案查閱利用制度，明確查閱利用的范圍、程序和要求。2.為公司內(nèi)部各部門提供檔案查閱利用服務(wù)，根據(jù)工作需要，及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。3.對外提供檔案查閱利用服務(wù)時(shí)，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，履行審批手續(xù)，確保檔