PAGE公證員誠(chéng)信檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公證員隊(duì)伍建設(shè)，規(guī)范公證員執(zhí)業(yè)行為，提高公證質(zhì)量，增強(qiáng)公證公信力，建立健全公證員誠(chéng)信檔案制度，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于在本公證機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)的全體公證員。（三）基本原則1.客觀公正原則：誠(chéng)信檔案的建立、記錄和使用應(yīng)遵循客觀事實(shí)，確保公正、公平地反映公證員的執(zhí)業(yè)表現(xiàn)。2.全面記錄原則：對(duì)公證員執(zhí)業(yè)過(guò)程中的各類誠(chéng)信信息進(jìn)行全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的記錄，涵蓋從受理公證申請(qǐng)到出具公證書的全過(guò)程。3.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)公證員的執(zhí)業(yè)變化情況，對(duì)誠(chéng)信檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)更新和動(dòng)態(tài)管理，確保檔案信息的時(shí)效性。4.教育與懲戒相結(jié)合原則：通過(guò)誠(chéng)信檔案的建立，實(shí)現(xiàn)對(duì)公證員的教育引導(dǎo)與違規(guī)懲戒相結(jié)合，促進(jìn)公證員依法誠(chéng)信執(zhí)業(yè)。二、誠(chéng)信檔案的內(nèi)容（一）基本信息1.個(gè)人基本情況：包括姓名、性別、出生日期、民族、政治面貌、學(xué)歷、專業(yè)、執(zhí)業(yè)證號(hào)等。2.執(zhí)業(yè)信息：所在公證機(jī)構(gòu)名稱、入職時(shí)間、執(zhí)業(yè)起始時(shí)間、執(zhí)業(yè)類別等。（二）執(zhí)業(yè)表現(xiàn)記錄1.公證業(yè)務(wù)辦理情況年度承辦公證案件數(shù)量、種類及分布情況。重大、疑難公證案件辦理情況，包括案件詳情、辦理過(guò)程、處理結(jié)果等。公證事項(xiàng)的受理、審查、出證等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量評(píng)估，如是否存在錯(cuò)證、假證等情況。2.職業(yè)道德遵守情況遵守公證員職業(yè)道德基本準(zhǔn)則的情況，如是否秉持客觀、公正、廉潔的原則辦理公證業(yè)務(wù)。有無(wú)違反公證員職業(yè)操守的行為記錄，如接受當(dāng)事人賄賂、謀取不正當(dāng)利益等。在執(zhí)業(yè)過(guò)程中與同行、其他相關(guān)機(jī)構(gòu)及人員的合作與協(xié)作情況，是否存在不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為。3.執(zhí)業(yè)紀(jì)律執(zhí)行情況遵守公證機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理制度和工作紀(jì)律的情況，如考勤記錄、請(qǐng)假制度執(zhí)行情況等。執(zhí)行公證程序規(guī)則的情況，是否嚴(yán)格按照法定程序辦理公證業(yè)務(wù)，有無(wú)違規(guī)簡(jiǎn)化程序、超越權(quán)限辦理公證等行為。對(duì)公證機(jī)構(gòu)各項(xiàng)規(guī)定和要求的落實(shí)情況，如業(yè)務(wù)檔案管理、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行等。（三）獎(jiǎng)懲記錄1.獎(jiǎng)勵(lì)情況獲得的各級(jí)各類表彰、獎(jiǎng)勵(lì)，包括政府部門、行業(yè)協(xié)會(huì)頒發(fā)的榮譽(yù)稱號(hào)，如優(yōu)秀公證員、公證質(zhì)量?jī)?yōu)秀獎(jiǎng)等。因在公證業(yè)務(wù)創(chuàng)新、服務(wù)社會(huì)等方面做出突出貢獻(xiàn)而受到的獎(jiǎng)勵(lì)，如創(chuàng)新公證服務(wù)模式獲得行業(yè)認(rèn)可、參與公益公證活動(dòng)得到社會(huì)好評(píng)等。2.懲戒情況受到司法行政機(jī)關(guān)、公證協(xié)會(huì)等部門的行政處罰、行業(yè)懲戒的情況，包括警告、罰款、暫停執(zhí)業(yè)、吊銷執(zhí)業(yè)證書等處罰決定及原因。因違規(guī)執(zhí)業(yè)引發(fā)當(dāng)事人投訴、舉報(bào)，經(jīng)調(diào)查核實(shí)后受到的處理情況，如責(zé)令整改、賠償當(dāng)事人損失等。因違反法律法規(guī)、職業(yè)道德和執(zhí)業(yè)紀(jì)律，被媒體曝光或引發(fā)社會(huì)負(fù)面影響的相關(guān)記錄。（四）培訓(xùn)與學(xué)習(xí)記錄1.參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)情況參加司法行政機(jī)關(guān)、公證協(xié)會(huì)組織的各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)考核成績(jī)等。公證機(jī)構(gòu)內(nèi)部組織的專業(yè)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)研討活動(dòng)的參與情況，如培訓(xùn)時(shí)長(zhǎng)、學(xué)習(xí)心得、交流發(fā)言等。2.學(xué)歷教育與繼續(xù)教育情況公證員參加學(xué)歷提升教育的情況，包括入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間、學(xué)歷層次、所學(xué)專業(yè)等。完成繼續(xù)教育學(xué)分的情況，如參加網(wǎng)絡(luò)課程學(xué)習(xí)、學(xué)術(shù)講座、撰寫專業(yè)論文等獲取學(xué)分的記錄。（五）其他誠(chéng)信信息1.社會(huì)公益活動(dòng)參與情況參與社會(huì)公益公證活動(dòng)的記錄，如為弱勢(shì)群體提供免費(fèi)公證服務(wù)、參與扶貧攻堅(jiān)公證保障、助力鄉(xiāng)村振興公證服務(wù)等活動(dòng)的時(shí)間、內(nèi)容及成效。在社會(huì)公益事業(yè)中發(fā)揮公證職能作用的其他相關(guān)事跡，如參與法治宣傳教育、社區(qū)法律服務(wù)等活動(dòng)的情況。2.信用信息與公證業(yè)務(wù)相關(guān)的信用信息，如在金融機(jī)構(gòu)的信用記錄、納稅信用等級(jí)等。涉及公證員個(gè)人的其他信用信息，如是否存在失信被執(zhí)行人記錄、是否遵守社會(huì)信用體系相關(guān)規(guī)定等。三、誠(chéng)信檔案的建立與管理（一）建立主體本公證機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)公證員誠(chéng)信檔案的建立與日常管理工作。（二）信息收集渠道1.內(nèi)部業(yè)務(wù)系統(tǒng)：通過(guò)公證機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，自動(dòng)采集公證員辦理公證業(yè)務(wù)的相關(guān)數(shù)據(jù)，如案件受理時(shí)間、辦理進(jìn)度、出證情況等。2.工作記錄與報(bào)告：公證員定期提交的工作小結(jié)、業(yè)務(wù)總結(jié)、案件質(zhì)量自查報(bào)告等材料，以及在工作中形成的各類審批文件、請(qǐng)示報(bào)告等。3.投訴舉報(bào)處理：對(duì)當(dāng)事人投訴、舉報(bào)公證員違規(guī)執(zhí)業(yè)行為的處理結(jié)果及相關(guān)材料，包括投訴舉報(bào)內(nèi)容、調(diào)查核實(shí)情況、處理決定等。4.表彰獎(jiǎng)勵(lì)與懲戒決定：收集司法行政機(jī)關(guān)、公證協(xié)會(huì)等部門頒發(fā)的表彰獎(jiǎng)勵(lì)文件，以及作出的行政處罰、行業(yè)懲戒決定書等。5.培訓(xùn)學(xué)習(xí)記錄：由培訓(xùn)組織部門提供的培訓(xùn)簽到表、考核成績(jī)單、學(xué)歷教育證書復(fù)印件、繼續(xù)教育學(xué)分證明等材料。6.其他渠道：公證員自行申報(bào)的個(gè)人誠(chéng)信信息，如參與社會(huì)公益活動(dòng)情況、信用信息等；以及從新聞媒體、行業(yè)動(dòng)態(tài)等渠道獲取的與公證員誠(chéng)信相關(guān)的信息。（三）信息錄入與審核1.信息錄入：指定專人負(fù)責(zé)誠(chéng)信檔案信息的錄入工作，按照檔案內(nèi)容分類，及時(shí)、準(zhǔn)確地將收集到的各類信息錄入系統(tǒng)。錄入信息應(yīng)確保真實(shí)、完整、清晰，注明信息來(lái)源和錄入時(shí)間。2.信息審核：對(duì)錄入的誠(chéng)信檔案信息進(jìn)行審核，由公證機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或指定的審核人員對(duì)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行把關(guān)。審核過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與信息提供部門或人員核實(shí)，確保檔案信息質(zhì)量。（四）檔案存儲(chǔ)與保管1.存儲(chǔ)方式：采用電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。電子檔案存儲(chǔ)于公證機(jī)構(gòu)內(nèi)部的專用服務(wù)器，設(shè)置專門的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行管理，并定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。紙質(zhì)檔案按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、整理、裝訂，妥善保管。2.保管期限：公證員誠(chéng)信檔案的保管期限為長(zhǎng)期。對(duì)于已離職或退休的公證員，其誠(chéng)信檔案仍應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行保管，以備后續(xù)查詢和監(jiān)督。3.檔案保密：嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)誠(chéng)信檔案中的信息予以保密。未經(jīng)公證員本人同意，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定履行審批手續(xù)，并做好查閱記錄。（五）檔案更新與維護(hù)1.定期更新：每年定期對(duì)公證員誠(chéng)信檔案進(jìn)行更新，確保檔案信息的時(shí)效性。更新內(nèi)容包括上一年度的執(zhí)業(yè)表現(xiàn)記錄、獎(jiǎng)懲情況、培訓(xùn)學(xué)習(xí)記錄等。2.實(shí)時(shí)更新：對(duì)于公證員執(zhí)業(yè)過(guò)程中發(fā)生的重大事項(xiàng)，如受到表彰獎(jiǎng)勵(lì)、行政處罰、投訴舉報(bào)等，應(yīng)在事件發(fā)生后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)更新檔案信息，確保檔案記錄與實(shí)際情況同步。3.信息變更：公證員個(gè)人基本信息、執(zhí)業(yè)信息等發(fā)生變更的，應(yīng)及時(shí)向公證機(jī)構(gòu)提交變更申請(qǐng)，經(jīng)審核后對(duì)誠(chéng)信檔案中的相關(guān)信息進(jìn)行修改。四、誠(chéng)信檔案的使用（一）內(nèi)部使用1.考核評(píng)價(jià)：將誠(chéng)信檔案作為公證員年度考核、職稱評(píng)定、崗位晉升的重要依據(jù)。在考核評(píng)價(jià)過(guò)程中，全面參考誠(chéng)信檔案記錄的執(zhí)業(yè)表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況等，對(duì)公證員的工作業(yè)績(jī)、職業(yè)道德水平進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。2.培訓(xùn)教育：根據(jù)誠(chéng)信檔案中反映出的公證員業(yè)務(wù)能力短板和職業(yè)道德問(wèn)題，有針對(duì)性地制定培訓(xùn)計(jì)劃，開(kāi)展個(gè)性化的培訓(xùn)教育活動(dòng)，幫助公證員提升業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)。3.內(nèi)部管理：公證機(jī)構(gòu)在進(jìn)行內(nèi)部管理決策時(shí)，如人員調(diào)配、資源分配等，可參考誠(chéng)信檔案信息，了解公證員的整體情況，合理安排工作任務(wù)，促進(jìn)公證機(jī)構(gòu)整體業(yè)務(wù)水平的提升。（二）外部使用1.司法行政機(jī)關(guān)監(jiān)管：司法行政機(jī)關(guān)在對(duì)公證機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)督管理、開(kāi)展年度檢查考核等工作時(shí)，可查閱公證員誠(chéng)信檔案，了解公證員的執(zhí)業(yè)情況，作為對(duì)公證機(jī)構(gòu)監(jiān)管的重要參考依據(jù)。2.公證協(xié)會(huì)自律管理：公證協(xié)會(huì)在開(kāi)展行業(yè)自律管理活動(dòng)，如評(píng)選優(yōu)秀會(huì)員、制定行業(yè)規(guī)范、處理行業(yè)糾紛等過(guò)程中，可依據(jù)誠(chéng)信檔案對(duì)公證員進(jìn)行評(píng)價(jià)和管理，維護(hù)行業(yè)秩序和形象。3.社會(huì)公眾查詢：在符合法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定的前提下，對(duì)于涉及重大公證事項(xiàng)、社會(huì)關(guān)注度較高的公證業(yè)務(wù)，社會(huì)公眾可申請(qǐng)查詢相關(guān)公證員的誠(chéng)信檔案信息，以增強(qiáng)公證工作的透明度和公信力。但查詢應(yīng)遵循嚴(yán)格的審批程序，確保信息使用合法、合規(guī)。五、誠(chéng)信信息的異議處理（一）異議提出公證員如對(duì)誠(chéng)信檔案中的信息存在異議，可在得知相關(guān)信息后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，向公證機(jī)構(gòu)提出書面異議申請(qǐng)，并說(shuō)明異議理由和相關(guān)證據(jù)材料。（二）異議受理與調(diào)查1.受理：公證機(jī)構(gòu)收到異議申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并指定專人負(fù)責(zé)受理和處理。對(duì)符合受理?xiàng)l件的異議申請(qǐng)，應(yīng)予以受理；對(duì)不符合受理?xiàng)l件的，應(yīng)告知公證員不予受理的理由。2.調(diào)查核實(shí)：受理異議申請(qǐng)后，公證機(jī)構(gòu)應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)異議事項(xiàng)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。調(diào)查方式可包括查閱原始檔案資料、與相關(guān)人員核實(shí)情況、實(shí)地走訪等。在調(diào)查過(guò)程中，應(yīng)充分聽(tīng)取公證員的陳述和申辯，收集相關(guān)證據(jù)材料。（三）異議處理決定1.處理期限：公證機(jī)構(gòu)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成對(duì)異議事項(xiàng)的調(diào)查核實(shí)，并作出處理決定。一般情況下，處理期限為自受理異議申請(qǐng)之日起[X]個(gè)工作日內(nèi)。2