PAGE培訓檔案管理制度知乎一、總則（一）目的為加強公司培訓檔案管理，規(guī)范培訓檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保培訓檔案的完整性、準確性和安全性，為公司培訓工作的開展、員工職業(yè)發(fā)展以及公司決策提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織的各類培訓活動所形成的檔案資料管理，包括但不限于新員工入職培訓、崗位技能培訓、管理培訓、專項業(yè)務培訓等。（三）基本原則1.真實性原則：培訓檔案應如實反映培訓活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓活動從策劃、組織、實施到評估等各個環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的各類文件資料，保證檔案的全面性。3.準確性原則：檔案信息應準確無誤，數(shù)據(jù)記錄、文字表述等應清晰、準確，避免模糊和歧義。4.保密性原則：對于涉及公司機密、員工個人隱私等內(nèi)容的培訓檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案的整理和保管應便于查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率。二、培訓檔案管理職責（一）培訓管理部門職責1.負責制定培訓檔案管理制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織培訓檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案資料的規(guī)范性。3.建立培訓檔案目錄和索引，便于查詢和檢索。4.負責培訓檔案的保管和維護，確保檔案的安全和完整。5.根據(jù)公司需求，提供培訓檔案的查閱、借閱服務，并做好登記和跟蹤管理。6.定期對培訓檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施解決。7.對培訓檔案的利用情況進行統(tǒng)計和分析，為培訓工作的改進提供參考依據(jù)。（二）培訓講師職責1.在培訓課程結束后，及時將授課教案、課件、考核試卷及答案等相關資料提交給培訓管理部門。2.協(xié)助培訓管理部門對培訓效果進行評估，提供相關的反饋信息和改進建議。3.配合培訓管理部門做好培訓檔案的整理和歸檔工作，確保所提供資料的準確性和完整性。（三）參訓員工職責1.按照培訓要求，認真參加培訓課程，并積極配合培訓管理部門和講師完成培訓任務。2.妥善保管個人在培訓過程中產(chǎn)生的學習資料、筆記、作業(yè)等，并在培訓結束后及時提交給培訓管理部門。3.不得擅自銷毀、涂改或轉(zhuǎn)借培訓檔案資料，如有違反，將承擔相應責任。（四）其他部門職責1.各部門應積極配合培訓管理部門做好培訓檔案的收集工作，及時提供本部門員工參加培訓的相關信息和資料。2.在涉及培訓檔案的查閱、借閱等工作時，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)，確保檔案的安全和正常流轉(zhuǎn)。三、培訓檔案的內(nèi)容及分類（一）培訓計劃類1.年度培訓計劃：包括公司年度培訓工作的總體目標、培訓項目安排、培訓資源配置等內(nèi)容。2.專項培訓計劃：針對特定崗位、業(yè)務領域或?qū)ｍ椆ぷ髦贫ǖ呐嘤栍媱?，明確培訓目標、內(nèi)容、時間、地點、培訓對象等。3.培訓需求分析報告：通過問卷調(diào)查、面談、績效評估等方式對員工培訓需求進行分析的報告，為培訓計劃的制定提供依據(jù)。（二）培訓實施類1.培訓通知：發(fā)布培訓活動的正式通知，包括培訓主題、時間、地點、培訓對象、培訓內(nèi)容、培訓要求等信息。2.培訓簽到表：記錄參加培訓人員的姓名、部門、崗位、簽到時間等信息，用于確認培訓出勤情況。3.培訓課程教案：培訓講師為授課準備的詳細教學方案，包括教學目標、教學內(nèi)容、教學方法、教學過程設計、教學時間安排等。4.培訓課件：以電子文檔或多媒體形式呈現(xiàn)的培訓教學資料，如PPT、視頻、音頻等。5.培訓講義：培訓講師在授課過程中使用的輔助資料，如紙質(zhì)講義、參考書籍等。6.培訓現(xiàn)場照片及視頻：記錄培訓活動現(xiàn)場的照片和視頻資料，直觀反映培訓過程和氛圍。7.培訓考核試卷及答案：用于評估參訓員工培訓學習效果的試卷及對應的標準答案。8.培訓評估資料：包括參訓員工的培訓反饋表、培訓效果評估報告、培訓滿意度調(diào)查結果等，用于了解培訓效果和改進培訓工作。（三）培訓師資類1.培訓講師簡歷：包括講師的基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷、專業(yè)技能、授課經(jīng)驗等。2.培訓講師資格證書及培訓記錄：講師具備的相關專業(yè)資格證書以及參加過的培訓課程記錄。3.培訓講師授課評價記錄：對培訓講師授課質(zhì)量進行評價的記錄，包括教學內(nèi)容、教學方法、教學態(tài)度、教學效果等方面的評價意見。（四）培訓費用類1.培訓費用預算表：詳細列出培訓項目的各項費用預算，包括師資費用、教材費用、場地租賃費用、設備購置費用、學員差旅費等。2.培訓費用報銷憑證：與培訓費用支出相關的發(fā)票、收據(jù)、報銷審批單等憑證，用于記錄培訓費用的實際發(fā)生情況。3.培訓費用結算清單：培訓結束后，對培訓費用進行結算的清單，明確各項費用的實際支出金額和結算情況。（五）培訓證書類1.員工培訓結業(yè)證書：參訓員工完成規(guī)定培訓課程并考核合格后頒發(fā)的結業(yè)證書。2.員工參加外部培訓獲得的資格證書、榮譽證書等：員工因參加外部培訓獲得的各類專業(yè)資格證書、榮譽證書等復印件及相關證明材料。（六）其他相關類1.培訓合作協(xié)議：與外部培訓機構、院校等簽訂的培訓合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務。2.培訓工作總結：對年度或階段性培訓工作進行總結的報告，包括培訓工作完成情況、培訓效果評估、存在問題及改進措施等。3.培訓相關的會議紀要：記錄培訓工作相關會議內(nèi)容的紀要，包括會議討論的問題、決策事項、工作安排等。四、培訓檔案的收集與整理（一）收集要求1.培訓管理部門應明確各類培訓檔案資料的收集責任人，確保檔案資料及時、準確地收集。2.培訓講師應在培訓課程結束后的[X]個工作日內(nèi)，將授課教案、課件、考核試卷及答案等資料提交給培訓管理部門。3.參訓員工應在培訓結束后的[X]個工作日內(nèi)，將個人學習資料、筆記、作業(yè)等提交給培訓管理部門。4.各部門應在接到培訓通知后，及時將本部門員工參加培訓的相關信息（如員工名單、崗位信息等）反饋給培訓管理部門，并在培訓結束后提供員工培訓表現(xiàn)等相關資料。（二）整理方法1.培訓管理部門對收集到的培訓檔案資料進行分類整理，按照培訓檔案的內(nèi)容分類，如培訓計劃類、培訓實施類、培訓師資類等，分別建立文件夾或檔案盒進行存放。2.對于每份檔案資料，應進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。編號規(guī)則可采用年份+類別代碼+順序號的方式，例如：2023PJ001，表示2023年的培訓計劃類檔案，順序號為001。3.對每份檔案資料進行編目，編目內(nèi)容包括資料名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，并制作相應的目錄清單。4.培訓檔案資料應保持整齊、清潔，對于紙張破損、字跡模糊的資料，應進行修復或復制，確保檔案資料的可讀性。五、培訓檔案的保管（一）保管方式1.培訓檔案應采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結合的保管方式。紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。電子檔案應存儲在服務器或?qū)Ｓ么鎯υO備上，并定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.檔案柜應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，確保檔案的安全保管。對于重要的培訓檔案資料，應采取加密存儲或其他安全防護措施。（二）保管期限1.培訓計劃類檔案保管期限為[X]年，自培訓計劃制定年度的次年1月1日起計算。2.培訓實施類檔案中，培訓通知、簽到表、考核試卷及答案等保管期限為[X]年；培訓教案、課件、講義、現(xiàn)場照片及視頻、培訓評估資料等保管期限為[X]年；培訓費用類檔案保管期限為[X]年，自費用結算年度的次年1月1日起計算。3.培訓師資類檔案中，培訓講師簡歷、資格證書及培訓記錄等保管期限為長期；授課評價記錄保管期限為[X]年。4.培訓證書類檔案保管期限為長期。5.其他相關類檔案中，培訓合作協(xié)議、培訓工作總結、會議紀要等保管期限根據(jù)實際情況確定，但不少于[X]年。（三）檔案清查與盤點1.培訓管理部門應定期對培訓檔案進行清查和盤點，每年至少進行[X]次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，確保檔案資料無丟失、損壞、霉變等情況。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料存在問題，應及時采取措施進行處理。對于丟失的檔案，應查明原因，進行補充或說明；對于損壞的檔案，應進行修復或復制；對于超過保管期限的檔案，應按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。3.清查和盤點結束后，應編制清查報告，記錄清查情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理結果，并將報告存檔。六、培訓檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱培訓檔案的，應填寫《培訓檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交給培訓管理部門。2.培訓管理部門對查閱申請進行審核，審核通過后，為查閱人員提供相應的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人員按照規(guī)定查閱，不得擅自涂改、復印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。3.查閱人員應在規(guī)定的查閱時間內(nèi)完成查閱工作，并將檔案資料歸還培訓管理部門。查閱過程中如需摘錄或復印部分檔案內(nèi)容，應經(jīng)培訓管理部門同意，并注明摘錄或復印的范圍和用途。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因特殊原因需要借閱培訓檔案的，應填寫《培訓檔案借閱申請表》，詳細說明借閱目的、借閱期限、歸還時間等，并經(jīng)所在部門負責人和培訓管理部門負責人簽字批準。2.培訓管理部門根據(jù)審批意見，為借閱人員辦理借閱手續(xù)，登記借閱檔案的名稱、編號、數(shù)量、借閱時間、預計歸還時間等信息，并收取相應的借閱押金（可根據(jù)檔案的重要性和保密程度確定押金金額）。3.借閱人員應妥善保管借閱的培訓檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、污損、缺頁等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時向培訓管理部門報告，并承擔相應的賠償責任。4.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延長借閱期限，應提前向培訓管理部門申請，經(jīng)批準后方可延長。逾期未歸還的，培訓管理部門將督促歸還，并根據(jù)情節(jié)輕重收取逾期滯納金。（三）保密要求1.對于涉及公司機密、商業(yè)秘密、員工個人隱私等內(nèi)容的培訓檔案，查閱和借閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.在查閱和借閱過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料存在保密信息，培訓管理部門應向查閱和借閱人員明確告知保密要求，并監(jiān)督其執(zhí)行。3.查閱和借閱人員如需對保密檔案進行摘錄、復印等操作，應按照公司保密制度的規(guī)定進行審批和處理，確保保密信息的安全。七、培訓檔案的銷毀（一）銷毀條件1.培訓檔案超過保管期限，且經(jīng)過鑒定確認無保存價值的，可進行銷毀處理。2.因其他特殊原因，如檔案內(nèi)容涉及的事項已結束、檔案資料已失去時效性等，經(jīng)相關部門批準后，可對培訓檔案進行銷毀。（二）銷毀程序1.培訓管理部門定期對超過保管期限的培訓檔案進行清理，提出銷毀意見，并填寫《培訓檔案銷毀申請表》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《培訓檔案銷毀申請表》經(jīng)培訓管理部門負責人審核簽字后，提交給公司分管領導審批。3.審批通過后，培訓管理部門負責組織實施檔