PAGE南漳縣檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)南漳縣檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在南漳縣各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于南漳縣各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體以及其他組織的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則南漳縣各類檔案由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定的部門進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映南漳縣各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集和整理南漳縣在各個(gè)歷史時(shí)期形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.服務(wù)利用原則以服務(wù)南漳縣各項(xiàng)工作為宗旨，積極開發(fā)檔案信息資源，為領(lǐng)導(dǎo)決策、工作查考、歷史研究等提供便捷高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置南漳縣設(shè)立檔案局，作為全縣檔案工作的行政管理部門，負(fù)責(zé)對全縣檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)。同時(shí)，各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會團(tuán)體應(yīng)根據(jù)工作需要設(shè)立檔案管理部門或配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的具體管理工作。（二）檔案局職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定南漳縣檔案工作的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)對南漳縣各級檔案管理機(jī)構(gòu)的工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，定期開展檔案工作執(zhí)法檢查，糾正違法違規(guī)行為。3.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和全縣干部群眾的檔案意識。4.負(fù)責(zé)接收、征集、整理和保管南漳縣重要檔案資料，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立和完善檔案信息資源共享平臺。5.組織開發(fā)檔案信息資源，為南漳縣經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供檔案利用服務(wù)，編研出版檔案資料和史志書籍。（三）單位檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家和南漳縣有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)、規(guī)章制度，建立健全本單位檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位在各項(xiàng)工作活動中形成的各類檔案資料，確保檔案的齊全完整。3.對本單位檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)本單位檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲鼠、防光、防塵等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定向檔案局移交本單位保管期限已滿的檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策、工作查考、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等提供檔案服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案收集南漳縣各級機(jī)關(guān)在行政管理、業(yè)務(wù)活動等過程中形成的各類文件材料，包括上級文件、本級文件、下級文件、會議文件、請示報(bào)告、批復(fù)、通知、函件等。2.科技檔案收集南漳縣在科研、生產(chǎn)、建設(shè)等活動中形成的圖紙、圖表、技術(shù)文件、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、成果鑒定材料等科技文件材料。3.人事檔案收集南漳縣各級機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作人員的履歷、考核、任免、獎懲、工資、黨團(tuán)關(guān)系等個(gè)人材料。4.會計(jì)檔案收集南漳縣各單位在經(jīng)濟(jì)活動中形成的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等會計(jì)核算材料。5.聲像檔案收集南漳縣在重大活動、重要會議、重點(diǎn)工程建設(shè)等過程中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。6.電子檔案收集南漳縣各單位在辦公自動化、信息化建設(shè)過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)等電子檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門形成的各類文件材料，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.對收集到的檔案材料要進(jìn)行認(rèn)真核對，確保文件材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，對不符合要求的文件材料應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或糾正。3.各部門應(yīng)定期將收集到的檔案材料移交本單位檔案管理部門，交接雙方要辦理交接手續(xù)，明確責(zé)任。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范、編目準(zhǔn)確，確保檔案整理的質(zhì)量。（四）整理方法1.文書檔案按照年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限的分類方法進(jìn)行整理。將同一年度形成的文件材料按照機(jī)構(gòu)或問題進(jìn)行分類，然后根據(jù)保管期限分為永久、長期、短期三類，分別進(jìn)行組卷、排列、編號、編目等工作。2.科技檔案按照項(xiàng)目專業(yè)時(shí)間的分類方法進(jìn)行整理。將科技項(xiàng)目形成的文件材料按照項(xiàng)目進(jìn)行分類，然后根據(jù)專業(yè)特點(diǎn)進(jìn)一步細(xì)分，最后按照時(shí)間順序排列，進(jìn)行編號、編目等工作。3.人事檔案按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，采用分類法，將檔案材料分為十大類，即履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎勵材料、處分材料、工資任免材料、其他材料，按照類別順序進(jìn)行排列、編號、編目等工作。4.會計(jì)檔案按照會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表的順序進(jìn)行整理。會計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊，并填寫封面和封底；會計(jì)賬簿應(yīng)按年度整理成冊；財(cái)務(wù)報(bào)表應(yīng)按年度和類別整理歸檔。同時(shí)，對會計(jì)檔案進(jìn)行編號、編目等工作。5.聲像檔案按照載體形式、內(nèi)容主題、時(shí)間順序等進(jìn)行整理。對照片檔案應(yīng)編寫文字說明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等；對錄音、錄像檔案應(yīng)進(jìn)行文字轉(zhuǎn)錄，注明錄制時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等，并進(jìn)行編號、編目等工作。6.電子檔案按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行整理。對電子文件應(yīng)進(jìn)行分類存儲，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，并進(jìn)行命名、編號、編目等工作。同時(shí)，要做好電子文件的備份工作，確保電子檔案的安全。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。庫房面積應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量和發(fā)展規(guī)劃合理確定，滿足檔案存放和管理的需要。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲鼠、防光、防塵等功能。安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備滅火器材；設(shè)置防潮設(shè)備，如除濕機(jī)、空調(diào)等；采取防蟲鼠措施，如放置驅(qū)蟲藥、封堵鼠洞等；安裝防光窗簾，避免陽光直射檔案；做好防塵工作，保持庫房清潔。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，包括檔案存放區(qū)、整理加工區(qū)、查閱接待區(qū)、辦公區(qū)等，各區(qū)域之間應(yīng)保持相對獨(dú)立，互不干擾。（二）檔案裝具配備1.根據(jù)檔案整理的要求，配備合適的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。檔案裝具應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，具有良好的承重能力和防火、防潮、防蟲等性能。2.檔案柜、檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案盒應(yīng)按照檔案分類編號順序進(jìn)行排列，標(biāo)識清晰，便于識別。（三）檔案保管措施1.建立檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，加強(qiáng)對檔案保管工作的日常管理。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。2.對檔案進(jìn)行科學(xué)分類存放，按照檔案類別、保管期限、年度等進(jìn)行排列，便于查找和利用。同時(shí)，要建立檔案存放位置索引，方便快速定位檔案。3.對重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如進(jìn)行復(fù)制備份、采用特殊的包裝材料等。對電子檔案要定期進(jìn)行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。4.做好檔案庫房的溫濕度控制工作，保持庫房溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。定期記錄庫房溫濕度數(shù)據(jù)，以便及時(shí)調(diào)整。5.加強(qiáng)對檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，嚴(yán)格門禁制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。檔案管理人員離開庫房時(shí)，應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源，確保庫房安全。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和南漳縣檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)優(yōu)先原則以服務(wù)南漳縣各項(xiàng)工作為出發(fā)點(diǎn)，積極主動地為利用者提供檔案查閱和利用服務(wù)，滿足利用者的合理需求。3.安全保密原則在檔案利用過程中，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱利用利用者憑有效證件到檔案管理部門查閱檔案。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在指定的查閱場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫房。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印。2.借閱利用因工作需要確需借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)向借閱者發(fā)放借閱證，并將檔案交借閱者簽收。借閱者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如遇特殊情況需要延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。3.出具證明利用者因工作需要要求檔案管理部門出具檔案證明的，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案記載的內(nèi)容如實(shí)出具證明，并加蓋檔案管理部門印章。出具的檔案證明應(yīng)注明用途、有效期等。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用方式、利用檔案名稱及數(shù)量、審批情況等。檔案利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查閱。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則對檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、保管期限等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的價(jià)值。2.客觀公正原則鑒定工作應(yīng)客觀公正，不受任何主觀因素的影響，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。3.嚴(yán)格保密原則在檔案鑒定過程中，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干以及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案根據(jù)國家檔案局制定的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，結(jié)合南漳縣實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。對反映南漳縣重要?dú)v史事件、重大決策、重要業(yè)務(wù)活動等具有長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管；對在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，可列為長期保管；對只在短期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，可列為短期保管。2.科技檔案根據(jù)科技項(xiàng)目的重要程度、技術(shù)壽命、歷史意義等因素，確定科技檔案的保管期限。對具有重大科研價(jià)值、長期保存意義的科技檔案，應(yīng)列為永久保管；對在一定時(shí)期內(nèi)具有參考價(jià)值的科技檔案，可列為長期保管；對已失去利用價(jià)值的科技檔案，可列為短期保管。3.人事檔案按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，確定人事檔案的保管期限。干部死亡后，其人事檔案應(yīng)在其死亡后5年移交檔案館永久保存。4.會計(jì)檔案根據(jù)財(cái)政部、國家檔案局制定的《會計(jì)檔案管理辦法》，確定會計(jì)檔案的保管期限。會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等會計(jì)檔案的保管期限分別為30年、30年、10年等。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.將檔案銷毀清冊報(bào)本單位負(fù)責(zé)人審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。3.檔案銷毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案銷毀清冊，確保銷毀的檔案與清冊一致。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.對已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄中注明銷毀日期和原因，并將檔案銷毀清冊永久保存。七、檔案信息化建設(shè)管理（一）建設(shè)目標(biāo)建立南漳縣檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化傳輸、信息化管理和智能化利用，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工中心建設(shè)配備檔案數(shù)字化加工設(shè)備，如掃描儀、計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等，建立檔案數(shù)字化加工場所，對館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析、權(quán)限管理等功能，方便檔案管理人員操作和利用者查詢。3.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)建立南漳縣檔案數(shù)據(jù)庫，包括文書檔案數(shù)據(jù)庫、科技檔案數(shù)據(jù)庫、人事檔案數(shù)據(jù)庫、會計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫、聲像檔案數(shù)據(jù)庫、電子檔案數(shù)據(jù)庫等。數(shù)據(jù)庫應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。4.檔案信息資源共享平臺建設(shè)搭建檔案信息資源共享平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息在南漳縣各級機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體之間的共享和交換。利用者可以通過互聯(lián)網(wǎng)登錄共享平臺，查詢和利用相關(guān)檔案信息。（三）管理措施1.建立檔案信息化管理制度，明確檔案信息化建設(shè)和管理的職責(zé)分工、工作流程、安全保