PAGE技術檔案管理制度總則一、總則（一）目的為加強公司技術檔案管理，確保技術檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮技術檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等活動中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬單位在技術研發(fā)、生產(chǎn)制造、工程建設、設備維護等活動中形成的各類技術檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司技術檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負責歸口管理，確保技術檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性和準確性原則技術檔案應如實反映公司技術活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確、圖表清晰、簽字齊全，保證檔案內(nèi)容的真實性和準確性。3.完整性和系統(tǒng)性原則技術檔案應全面涵蓋公司技術活動的各個方面，保持檔案之間的有機聯(lián)系，形成完整的體系，便于查閱和利用。4.保密性原則對于涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等敏感信息的技術檔案，應嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則技術檔案管理應便于公司內(nèi)部各部門及人員查閱、使用，提高工作效率，促進技術創(chuàng)新和業(yè)務發(fā)展。二、技術檔案的定義與分類（一）定義技術檔案是指公司在從事生產(chǎn)、科研、技術改造等活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄。（二）分類1.產(chǎn)品研發(fā)檔案包括新產(chǎn)品研發(fā)項目立項報告、可行性研究報告、設計圖紙、技術文件、實驗數(shù)據(jù)、測試報告、產(chǎn)品鑒定證書等。2.生產(chǎn)技術檔案涵蓋生產(chǎn)工藝文件、操作規(guī)程、質(zhì)量控制文件、生產(chǎn)記錄、設備維護手冊、技術改造方案等。3.工程建設檔案包含工程項目規(guī)劃文件、設計圖紙、施工組織設計、工程變更記錄、竣工驗收報告等。4.設備技術檔案有設備采購合同、安裝調(diào)試記錄、使用說明書、維修保養(yǎng)記錄、技術改造記錄、設備報廢鑒定等。5.科研項目檔案涉及科研項目立項申請書、研究計劃、實驗記錄、研究成果報告、專利申請文件等。6.技術合作與交流檔案包括技術合作協(xié)議、合作項目成果報告、技術交流資料、引進技術文件等。三、技術檔案的形成與收集（一）形成公司各部門及人員在技術活動過程中，應按照相關標準和規(guī)范，及時、準確地形成各類技術檔案。技術檔案的形成應遵循以下要求：1.明確責任明確各項技術活動中技術檔案的形成責任人，確保檔案形成工作有人負責、有人監(jiān)督。2.規(guī)范填寫技術檔案的填寫應使用規(guī)范的格式、統(tǒng)一的術語和符號，保證字跡清晰、內(nèi)容完整。3.及時歸檔技術檔案形成后，應在規(guī)定時間內(nèi)歸檔，不得拖延積壓。（二）收集1.定期收集檔案管理部門應定期向各部門收集技術檔案，各部門應按照規(guī)定的時間和要求，將本部門形成的技術檔案整理后移交檔案管理部門。2.專項收集對于重大技術項目、重要設備購置、關鍵工程建設等活動，檔案管理部門應提前介入，專項收集相關技術檔案，確保檔案的完整性和準確性。3.主動收集檔案管理部門應主動與各部門溝通協(xié)調(diào)，及時了解技術活動進展情況，主動收集可能形成技術檔案的資料，避免檔案遺漏。四、技術檔案的整理與歸檔（一）整理1.分類整理檔案管理部門收到技術檔案后，應按照檔案分類標準進行分類整理，將同一類別的檔案集中在一起，便于查找和管理。2.編號編目對整理后的技術檔案進行編號編目，編制檔案目錄和索引，建立檔案檢索體系，方便快速查閱。3.裝訂成冊對于紙質(zhì)技術檔案，應進行裝訂成冊，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。（二）歸檔1.確定保管期限根據(jù)技術檔案的重要程度、價值大小等因素，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。2.歸檔存儲將整理好的技術檔案按照保管期限和分類順序，存入相應的檔案庫房或存儲設備中。檔案存儲應保證安全、防潮、防火、防蟲、防盜等。3.建立電子檔案除紙質(zhì)檔案外，應同時建立技術檔案的電子副本，進行數(shù)字化存儲。電子檔案應與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照電子檔案管理要求進行管理。五、技術檔案的保管與保護（一）保管1.庫房管理檔案庫房應保持適宜的溫度、濕度和通風條件，配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮等設施設備，確保檔案安全。2.定期檢查檔案管理部門應定期對技術檔案進行檢查，查看檔案是否完好無損、有無霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.安全保密嚴格執(zhí)行檔案安全保密制度，限制無關人員進入檔案庫房，對涉及公司機密的技術檔案采取特殊的保密措施。（二）保護1.修復與復制對于損壞或褪色的技術檔案，應及時進行修復；對于重要或易損的檔案，應進行復制備份，以防止檔案原件丟失或損壞。2.數(shù)字化保護加強電子技術檔案的保護，定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。采用先進的加密技術，確保電子檔案的安全性和保密性。3.檔案鑒定定期對保管期限已滿的技術檔案進行鑒定，根據(jù)鑒定結果，對失去保存價值的檔案進行銷毀處理，確保檔案庫中保存的檔案都是有價值的。六、技術檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱技術檔案的，應填寫《技術檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。查閱涉及公司機密的技術檔案，需經(jīng)公司保密管理部門批準。2.外部查閱外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司技術檔案的，應提交正式申請函，說明查閱目的和范圍，經(jīng)公司主管領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并對查閱過程進行監(jiān)督。（二）利用方式1.借閱對于確需借閱技術檔案的，借閱人應辦理借閱手續(xù)，填寫《技術檔案借閱登記表》，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱時間、歸還時間等信息。借閱期限一般不超過[具體期限]，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。2.復印根據(jù)查閱人的需求，檔案管理部門可為其提供技術檔案的復印服務。復印應保證內(nèi)容清晰、完整，復印件與原件具有同等效力。3.現(xiàn)場查閱檔案管理部門應設立專門的查閱場所，方便公司內(nèi)部人員現(xiàn)場查閱技術檔案。查閱人員應遵守查閱場所的規(guī)定，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。（三）利用記錄檔案管理部門應對技術檔案的查閱與利用情況進行詳細記錄，包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容、利用方式等信息。利用記錄應妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。七、技術檔案的保密與銷毀（一）保密1.保密制度公司應建立健全技術檔案保密制度，明確保密責任和保密措施，對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等敏感信息的技術檔案進行嚴格保密。2.人員管理加強對接觸技術檔案人員的管理和教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密義務和違約責任，防止因人員疏忽或違規(guī)導致檔案信息泄露。3.保密措施對技術檔案的存儲、傳輸、查閱等環(huán)節(jié)采取保密措施，如加密存儲、限制訪問權限、專人傳遞等，確保檔案信息安全。（二）銷毀1.鑒定銷毀對保管期限已滿且失去保存價值的技術檔案，由檔案管理部門組織相關人員進行鑒定，編制《技術檔案銷毀清單》，經(jīng)公司主管領導批準后進行銷毀。2.銷毀方式技術檔案的銷毀應采用安全、可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀人員等信息。3.監(jiān)督檢查公司審計部門應對技術檔案的銷毀情況進行監(jiān)督檢查，確保銷毀工作符合規(guī)定要求，防止檔