PAGE羅田縣檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)羅田縣檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于羅田縣各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：羅田縣檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映羅田縣各項(xiàng)工作的歷史過(guò)程和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集和整理羅田縣在各個(gè)歷史時(shí)期形成的各類(lèi)檔案，保持檔案的有機(jī)聯(lián)系和完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案管理體系，提高檔案的查閱效率和服務(wù)質(zhì)量。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置羅田縣設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案局，作為全縣檔案工作的行政管理部門(mén)，負(fù)責(zé)對(duì)全縣檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)。同時(shí)，各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)工作需要，設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專(zhuān)（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的具體管理工作。（二）檔案局職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定羅田縣檔案工作的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)對(duì)全縣檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，制定檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。3.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育工作，提高全縣檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和廣大干部群眾的檔案意識(shí)。4.對(duì)全縣各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和其他組織的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，確保檔案工作依法依規(guī)開(kāi)展。5.負(fù)責(zé)接收、征集、整理、保管全縣重要檔案資料，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立健全檔案信息資源共享平臺(tái)。6.組織開(kāi)展檔案鑒定、銷(xiāo)毀等工作，確保檔案的安全和有效利用。7.參與重大活動(dòng)、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目等檔案工作的指導(dǎo)和驗(yàn)收，確保檔案資料的完整和規(guī)范。（三）機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，以及羅田縣檔案工作的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。2.負(fù)責(zé)制定本單位檔案工作計(jì)劃和管理制度，并組織實(shí)施。3.組織開(kāi)展本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。4.指導(dǎo)本單位各部門(mén)的文件材料收集、整理和歸檔工作，對(duì)兼職檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)。5.負(fù)責(zé)本單位檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.按照規(guī)定向羅田縣檔案局移交應(yīng)歸檔的檔案資料，積極配合檔案局開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)工作。三、檔案的收集與整理（一）文件材料的形成與積累1.各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位應(yīng)建立健全文件材料形成、積累和歸檔制度，明確各部門(mén)和人員在文件材料形成過(guò)程中的職責(zé)，確保文件材料的齊全、完整。2.工作人員在辦理公務(wù)活動(dòng)中，應(yīng)及時(shí)將形成的文件材料收集齊全，進(jìn)行分類(lèi)整理，做到隨辦隨歸，防止文件材料的散失。（二）歸檔范圍1.反映羅田縣政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)等各項(xiàng)工作活動(dòng)的文件材料，包括上級(jí)機(jī)關(guān)的文件、本級(jí)機(jī)關(guān)形成的文件、下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與報(bào)告等。2.本機(jī)關(guān)在履行職能過(guò)程中形成的各類(lèi)會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)賬目、合同協(xié)議、人事檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等。3.重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重大科研課題、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)等形成的文件材料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)的文件。4.羅田縣歷史文化遺產(chǎn)、民俗風(fēng)情、自然資源等方面的調(diào)查、收集、整理形成的文件材料。（三）歸檔時(shí)間1.文書(shū)檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿后移交本單位檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。3.其他專(zhuān)門(mén)檔案應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定及時(shí)歸檔。（四）整理要求1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。3.按照分類(lèi)方案和編號(hào)方法，對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、編目等整理工作，編制歸檔文件目錄、全宗卷等檢索工具。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案局應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)立符合檔案保管要求的庫(kù)房，或委托檔案局代為保管檔案。（二）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防污染等防護(hù)措施，確保檔案的安全。3.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）檔案的存放1.按照全宗號(hào)、類(lèi)別、年度、保管期限等順序，將檔案分類(lèi)存放，便于查找和管理。2.對(duì)重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、復(fù)制備份等。（四）檔案的清點(diǎn)與核對(duì)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，如檔案損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、更換等措施。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)和辯證的分析方法，從羅田縣的實(shí)際情況出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織1.檔案局成立檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)全縣檔案的鑒定工作進(jìn)行指導(dǎo)和審核。2.各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，由單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)本單位檔案的鑒定工作。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值，確定檔案的保管期限。2.對(duì)反映羅田縣重大歷史事件、重要政策制定、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目等具有重要查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保存。3.對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，可分別確定為長(zhǎng)期或短期保存，長(zhǎng)期保存期限一般為16年至50年，短期保存期限一般為15年以下。（四）鑒定程序1.檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行初步鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。2.檔案鑒定工作小組對(duì)初步鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審核，形成鑒定報(bào)告。3.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。（五）銷(xiāo)毀程序1.編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，詳細(xì)登記擬銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)檔案局備案。3.檔案銷(xiāo)毀工作應(yīng)在檔案局的監(jiān)督下進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，并由監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。六、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類(lèi)檔案的總數(shù)、新增數(shù)量、銷(xiāo)毀數(shù)量等。2.檔案的整理情況統(tǒng)計(jì)，如歸檔文件的數(shù)量、整理時(shí)間等。3.檔案的利用情況統(tǒng)計(jì)，如查閱檔案的人次、利用檔案的目的等。4.檔案保管設(shè)備的狀況統(tǒng)計(jì)，如庫(kù)房面積、溫濕度記錄等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.采用計(jì)算機(jī)軟件等技術(shù)手段，對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理和分析，提高統(tǒng)計(jì)工作的效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位應(yīng)按照檔案局的要求，定期報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如實(shí)反映本單位檔案工作的情況。2.檔案局應(yīng)匯總?cè)h檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，形成年度檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告，向上級(jí)主管部門(mén)和縣委、縣政府報(bào)告全縣檔案工作情況。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)利用原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和羅田縣檔案管理制度的規(guī)定，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。2.方便利用原則：簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供便捷的服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱本單位檔案。2.外單位因工作需要查閱羅田縣相關(guān)檔案，須經(jīng)檔案局或檔案形成單位批準(zhǔn)。3.公民、法人和其他組織因特殊需要查閱羅田縣檔案，須按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.使用本單位檔案，由利用者填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱。2.外單位查閱羅田縣檔案，須持單位介紹信，注明查閱目的、范圍和期限，經(jīng)檔案局或檔案形成單位審核批準(zhǔn)后，方可查閱。3.公民、法人和其他組織查閱羅田縣檔案，應(yīng)向檔案局提出申請(qǐng)，說(shuō)明查閱理由和范圍，經(jīng)檔案局審核批準(zhǔn)后，按照規(guī)定查閱。（四）利用方式1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立檔案查閱室，為利用者提供查閱檔案的場(chǎng)所和設(shè)備。2.利用者可根據(jù)需要，對(duì)檔案進(jìn)行查閱、摘抄、復(fù)制等，但不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。3.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用，限制查閱范圍和使用方式。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位應(yīng)將電子文件納入檔案管理范疇，及時(shí)收集、整理電子文件，確保電子文件的齊全、完整。2.電子文件的整理應(yīng)遵循電子文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，按照分類(lèi)方案和編號(hào)方法，對(duì)電子文件進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)等整理工作。3.電子文件應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和可利用性。（二）電子檔案的保管1.建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并異地存放，確保電子檔案的安全。3.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行監(jiān)控，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)