PAGE規(guī)范扶貧檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)扶貧檔案管理，確保扶貧工作資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，為扶貧工作的決策、監(jiān)督和考核提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織參與的所有扶貧項(xiàng)目及相關(guān)工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映扶貧工作的實(shí)際情況，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋扶貧工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和方面，保證檔案資料的全面性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行整理、歸檔和保管，確保檔案管理的一致性。4.保密性原則：對涉及扶貧對象隱私、敏感信息等嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善扶貧檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好扶貧檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中保管扶貧檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。4.定期對扶貧檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，對破損、變質(zhì)檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理。（二）各部門職責(zé)1.明確專人負(fù)責(zé)本部門扶貧工作檔案的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交檔案管理部門，并配合檔案管理部門做好檔案的核對、補(bǔ)充等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.按照檔案管理規(guī)范對檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、上架等操作，確保檔案排列有序、便于查找。3.負(fù)責(zé)檔案的日常維護(hù)和安全管理，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。4.積極為公司/組織各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行查閱、借閱手續(xù)。三、檔案分類與歸檔（一）扶貧項(xiàng)目檔案1.項(xiàng)目申報(bào)材料：包括項(xiàng)目申請書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目實(shí)施方案等。2.項(xiàng)目審批文件：上級(jí)部門對項(xiàng)目的批復(fù)、立項(xiàng)文件等。3.項(xiàng)目實(shí)施過程資料：項(xiàng)目招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、物資采購清單及憑證、工程進(jìn)度記錄、質(zhì)量驗(yàn)收報(bào)告等。4.項(xiàng)目資金管理資料：資金預(yù)算、撥款憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.項(xiàng)目成效資料：項(xiàng)目受益情況統(tǒng)計(jì)、脫貧成果評估報(bào)告、群眾滿意度調(diào)查等。（二）扶貧對象檔案1.基本信息檔案：扶貧對象的個(gè)人基本情況登記表，包括姓名、性別、年齡、家庭住址、聯(lián)系方式、貧困原因等。2.幫扶記錄檔案：幫扶責(zé)任人與扶貧對象的幫扶計(jì)劃、幫扶措施落實(shí)情況記錄、走訪慰問記錄等。3.脫貧檔案：扶貧對象脫貧申請書、脫貧認(rèn)定表、脫貧成效證明等。（三）扶貧工作文件與會(huì)議檔案1.上級(jí)有關(guān)扶貧工作的政策文件、領(lǐng)導(dǎo)講話、工作部署等。2.公司/組織內(nèi)部關(guān)于扶貧工作的會(huì)議紀(jì)要、工作安排、總結(jié)匯報(bào)等文件。（四）其他檔案與扶貧工作相關(guān)的圖片、影像資料、榮譽(yù)證書、媒體報(bào)道等。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成的時(shí)間順序和類別，及時(shí)收集本部門在扶貧工作中產(chǎn)生的各類資料。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（二）整理要求1.檔案管理人員對收集到的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.去除檔案資料中的金屬物，對破損的紙張進(jìn)行修補(bǔ)，對字跡模糊的進(jìn)行復(fù)制或抄寫清晰。4.按照一定的順序?qū)n案資料進(jìn)行排列，如項(xiàng)目檔案按照項(xiàng)目實(shí)施流程排列，扶貧對象檔案按照個(gè)人信息、幫扶記錄、脫貧檔案的順序排列。5.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等內(nèi)容，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理好的檔案資料應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門對歸檔的檔案進(jìn)行審核，對不符合要求的檔案退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.歸檔的檔案應(yīng)裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度等信息。4.按照檔案保管期限的要求，將檔案分別存放在不同層次的檔案架上，便于管理和查閱。（二）保管期限1.扶貧項(xiàng)目檔案：長期保存，直至項(xiàng)目結(jié)束后[X]年。2.扶貧對象檔案：長期保存，直至扶貧對象脫貧后[X]年。3.扶貧工作文件與會(huì)議檔案：根據(jù)文件性質(zhì)和重要程度確定保管期限，一般分為永久、長期和短期。4.其他檔案：根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，重要的圖片、影像資料等應(yīng)長期保存。（三）保管環(huán)境要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等。3.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案保管環(huán)境的安全可靠。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱扶貧檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，確定查閱范圍，并安排專人陪同查閱，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案資料。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.外單位因工作需要借閱扶貧檔案的，應(yīng)提前向公司/組織提出書面申請，說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，并提交有效身份證明，經(jīng)檔案管理部門審核后，簽訂《檔案借閱承諾書》。3.檔案管理部門按照借閱申請要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并登記借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自更改、涂抹、污損檔案內(nèi)容。如需延期借閱，應(yīng)提前向檔案管理部門辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案資料，檔案管理部門對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對扶貧檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管價(jià)值與實(shí)際需求相適應(yīng)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定和實(shí)際工作需要，對檔案進(jìn)行逐卷審查，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。4.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（三）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案，采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢