PAGE科研檔案數(shù)字化制度一、總則（一）目的為加強公司科研檔案管理，規(guī)范科研檔案數(shù)字化工作，確?？蒲袡n案的真實、完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有科研項目檔案的數(shù)字化處理及相關(guān)管理活動。（三）基本原則1.真實性原則：科研檔案數(shù)字化應(yīng)忠實于原始檔案內(nèi)容，確保數(shù)字副本與紙質(zhì)檔案一致。2.完整性原則：全面涵蓋科研項目各階段形成的各類檔案，保證數(shù)字化檔案的完整無缺。3.安全性原則：采取有效措施保障數(shù)字化檔案在存儲、傳輸和使用過程中的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。4.便利性原則：數(shù)字化后的檔案應(yīng)便于檢索、查詢和利用，提高科研工作效率。二、職責分工（一）檔案管理部門1.負責制定科研檔案數(shù)字化工作計劃和方案。2.組織實施科研檔案數(shù)字化工作，包括檔案收集、整理、掃描、圖像處理、存儲等環(huán)節(jié)。3.對數(shù)字化檔案進行質(zhì)量檢查和驗收，確保符合相關(guān)標準和要求。4.建立和維護科研檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲、檢索和備份等工作。5.定期對科研檔案數(shù)字化工作進行總結(jié)和評估，提出改進措施和建議。（二）科研項目負責人1.負責本項目科研檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整和準確。2.配合檔案管理部門做好科研檔案數(shù)字化相關(guān)工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）信息技術(shù)部門1.提供科研檔案數(shù)字化所需的技術(shù)支持和設(shè)備保障，確保數(shù)字化工作的順利進行。2.負責數(shù)字化管理系統(tǒng)的開發(fā)、維護和升級，保障系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。3.協(xié)助檔案管理部門制定數(shù)字化工作中的技術(shù)標準和規(guī)范，指導操作人員正確使用相關(guān)技術(shù)設(shè)備。（四）其他部門在檔案管理部門的統(tǒng)一協(xié)調(diào)下，配合做好本部門涉及的科研檔案數(shù)字化工作，提供相關(guān)資料和信息。三、科研檔案收集與整理（一）收集范圍1.科研項目立項階段：包括項目申請書、可行性研究報告、任務(wù)書、開題報告等。2.研究實驗階段：實驗方案、實驗記錄、測試報告、數(shù)據(jù)圖表、調(diào)查問卷等。3.總結(jié)驗收階段：總結(jié)報告、論文著作、知識產(chǎn)權(quán)證明、驗收材料等。4.其他相關(guān)材料：項目經(jīng)費預(yù)算及決算、合作協(xié)議、會議紀要、來往信函等。（二）收集要求1.科研項目負責人應(yīng)按照檔案管理要求，及時收集本項目各階段形成的檔案材料，并進行初步整理。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、完整、清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件相對應(yīng)。（三）整理規(guī)范1.按照科研項目的類別和時間順序，對收集的檔案材料進行分類整理。2.每份檔案材料應(yīng)編寫頁碼，標注清晰的標題和日期，并填寫檔案目錄。3.對于同一項目的多份文件，應(yīng)按照重要程度和邏輯順序進行排列，確保檔案的系統(tǒng)性和連貫性。四、科研檔案數(shù)字化流程（一）掃描準備1.根據(jù)檔案整理情況，確定掃描范圍和順序。2.檢查檔案紙張質(zhì)量，對破損、褪色嚴重的檔案進行必要的修復(fù)或技術(shù)處理。3.選擇合適的掃描設(shè)備和掃描參數(shù)，確保掃描圖像清晰、完整、不失真。（二）掃描操作1.按照掃描順序，逐頁對檔案進行掃描，確保掃描圖像與檔案原件內(nèi)容一致。2.對于雙面檔案，應(yīng)進行雙面掃描，并保證圖像拼接準確、完整。3.掃描過程中，應(yīng)注意避免出現(xiàn)漏掃、重掃、錯掃等情況。（三）圖像處理1.對掃描后的圖像進行去污、糾偏、裁剪、拼接等處理，確保圖像質(zhì)量符合要求。2.調(diào)整圖像亮度、對比度、清晰度等參數(shù)，使圖像更加清晰可讀。3.對于圖像中存在的文字模糊、字跡不清等問題，可采用圖像處理軟件進行適當修復(fù)，但不得改變原始檔案內(nèi)容。（四）數(shù)據(jù)掛接1.將處理后的圖像文件與對應(yīng)的檔案目錄信息進行關(guān)聯(lián)，建立準確的數(shù)據(jù)鏈接。2.在數(shù)字化管理系統(tǒng)中錄入檔案的相關(guān)元數(shù)據(jù)，如題名、日期、責任者、密級等，確保數(shù)據(jù)的完整性和準確性。（五）存儲管理1.將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并進行定期備份。2.按照檔案分類和存儲要求，建立清晰的存儲目錄結(jié)構(gòu)，便于數(shù)據(jù)的查找和管理。3.對存儲設(shè)備進行標識和管理，記錄設(shè)備的使用情況和維護信息。五、質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標準1.掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，圖像清晰、完整，無黑邊、白邊、模糊、重影等現(xiàn)象。2.圖像處理后的圖像應(yīng)符合原始檔案內(nèi)容，不得有信息缺失或篡改。3.數(shù)據(jù)掛接準確無誤，元數(shù)據(jù)錄入完整、規(guī)范。4.存儲數(shù)據(jù)應(yīng)安全可靠，無數(shù)據(jù)丟失、損壞等情況。（二）質(zhì)量檢查1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立質(zhì)量檢查崗位，負責對數(shù)字化檔案進行定期抽檢。2.抽檢比例應(yīng)不低于數(shù)字化檔案總量的[X]%，對重點項目和關(guān)鍵檔案應(yīng)進行全面檢查。3.質(zhì)量檢查內(nèi)容包括掃描圖像質(zhì)量、圖像處理效果、數(shù)據(jù)掛接準確性、存儲數(shù)據(jù)完整性等方面。（三）驗收整改1.對質(zhì)量檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時通知相關(guān)責任人進行整改。2.整改完成后，重新進行質(zhì)量檢查，直至達到質(zhì)量標準要求。3.對不符合質(zhì)量標準的數(shù)字化檔案，應(yīng)重新進行掃描、處理和存儲，確保檔案質(zhì)量。六、安全管理（一）人員安全1.對參與科研檔案數(shù)字化工作的人員進行安全培訓，提高安全意識和操作技能。2.明確工作人員的安全職責，要求其嚴格遵守安全操作規(guī)程，防止因操作不當引發(fā)安全事故。（二）數(shù)據(jù)安全1.采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、防火墻等技術(shù)措施，保障數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全。2.定期對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在異地，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.建立數(shù)據(jù)安全審計機制，對數(shù)據(jù)訪問、修改等操作進行記錄和審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（三）設(shè)備安全1.對數(shù)字化工作所需的設(shè)備進行定期維護和檢查，確保設(shè)備正常運行。2.配備必要的安全防護設(shè)備，如防盜報警裝置、消防設(shè)備等，保障設(shè)備和工作場所的安全。3.對設(shè)備的使用和維護情況進行記錄，建立設(shè)備檔案，便于管理和追溯。七、利用與保密管理（一）利用管理1.建立科研檔案數(shù)字化利用制度，明確利用范圍、利用方式和利用流程。2.科研人員可通過數(shù)字化管理系統(tǒng)查詢、借閱、下載相關(guān)科研檔案，但需遵守相關(guān)規(guī)定和審批流程。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用需求，及時提供數(shù)字化檔案服務(wù)，確?？蒲泄ぷ鞯捻樌_展。（二）保密管理1.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的科研檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理。2.設(shè)定不同的保密級別，對數(shù)字化檔案進行分類標識，采取相應(yīng)的保密措施，防止信息泄露。3.加強對接觸保密檔案人員的管理，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。八、培訓與考核（一）培訓計劃1.檔案管理部門應(yīng)制定科研檔案數(shù)字化培訓計劃，定期組織相關(guān)人員參加培訓。2.培訓內(nèi)容包括檔案管理知識、數(shù)字化技術(shù)操作、安全保密規(guī)定等方面，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）培訓方式1.采用集中授課、現(xiàn)場演示、在線學習等多種培訓方式，滿足不同人員的學習需求。2.邀請專家進行講座，分享行業(yè)最新技術(shù)和經(jīng)驗，拓寬工作人員的視野。（三）考核機制1.建立科研檔案數(shù)字化工作考核機制，對工作人員的工作表現(xiàn)和業(yè)務(wù)能力進行定