PAGE物業(yè)檔案管理制度上墻一、總則（一）目的為加強本物業(yè)管理區(qū)域內檔案資料的管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案資料在物業(yè)管理服務中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于[公司/組織名稱]所管理的[具體物業(yè)項目名稱]區(qū)域內的各類檔案資料管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則物業(yè)檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則按照檔案的來源、內容、形式等進行分類，便于查找、利用和管理。3.真實準確原則檔案資料應如實反映物業(yè)管理活動的實際情況，確保內容真實、數(shù)據(jù)準確。4.安全保密原則采取必要的安全保密措施，防止檔案資料的泄露、損毀和丟失。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善物業(yè)檔案管理制度，并組織實施。2.集中收集、整理、保管物業(yè)項目各類檔案資料，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.對檔案資料進行分類、編號、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.負責檔案資料的查閱、借閱、歸還登記等工作，嚴格執(zhí)行檔案利用審批制度。5.定期對檔案資料進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和有效性。6.負責檔案管理設施設備的維護和管理，保證檔案存放環(huán)境符合要求。（二）各部門職責1.負責本部門業(yè)務范圍內檔案資料的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時、完整。2.按照檔案管理部門的要求，提供相關檔案資料的原始記錄和數(shù)據(jù)，協(xié)助做好檔案的整理和歸檔工作。3.在檔案管理部門的指導下，做好本部門檔案資料的日常保管和利用工作，嚴格遵守檔案管理制度。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)知識，嚴格遵守檔案管理各項規(guī)定。2.負責檔案資料的具體收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的正常開展。3.定期對檔案資料進行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。4.積極參加檔案管理業(yè)務培訓，不斷提高自身業(yè)務水平和工作能力。三、檔案的分類與編號（一）分類標準物業(yè)檔案分為以下幾大類：1.行政管理類包括公司文件、會議紀要、工作計劃與總結、人事檔案、財務檔案等。2.客戶服務類業(yè)主/住戶檔案、投訴處理記錄、維修服務記錄、社區(qū)文化活動資料等。3.工程管理類工程建設檔案、設備設施檔案、維修保養(yǎng)記錄、安全技術資料等。4.安全管理類安全管理制度、應急預案、安全檢查記錄、事故處理報告等。5.環(huán)境管理類環(huán)境衛(wèi)生管理制度、綠化養(yǎng)護記錄、垃圾處理記錄等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“大類代碼+年度+流水號”的形式。2.大類代碼：用大寫字母表示，如行政管理類為“XZ”，客戶服務類為“KF”，工程管理類為“GC”，安全管理類為“AQ”，環(huán)境管理類為“HJ”。3.年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。4.流水號：從“001”開始依次編號。例如，2023年行政管理類的第5份檔案編號為“XZ2023005”。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應指定專人負責本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。2.檔案資料應在形成后及時收集，不得積壓或拖延。3.收集的檔案資料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，如有破損、褪色等情況應及時修復或復制。（二）整理方法1.按照分類標準對收集的檔案資料進行分類。2.對每一類檔案資料進行編號，并編制目錄。3.去除檔案資料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，采用A4紙張規(guī)格進行整理。4.對于電子檔案，應按照規(guī)定的命名規(guī)則進行命名，并存儲在指定的存儲介質上。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.行政管理類檔案應在文件辦理完畢后一周內歸檔。2.客戶服務類檔案應在每月末進行歸檔。3.工程管理類檔案應在工程竣工后一個月內歸檔。4.安全管理類檔案應在相關事件處理完畢后及時歸檔。5.環(huán)境管理類檔案應在每季度末進行歸檔。（二）保管期限1.永久保管涉及物業(yè)項目重大決策、重要合同協(xié)議、產權資料等檔案資料，應永久保管。2.定期保管定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、20年等，具體保管期限根據(jù)檔案資料的性質和重要程度確定。（三）保管方式1.紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，保持整齊有序。檔案柜應放置在干燥、通風、防火、防盜的房間內。2.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，定期進行備份。備份數(shù)據(jù)應分別存儲在不同的介質上，并異地存放。同時，應對電子檔案進行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.內部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經部門負責人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制檔案內容。3.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應對借閱的檔案妥善保管，不得轉借他人，不得在檔案上圈劃、涂改、污損，不得擅自復制或泄露檔案內容。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞或丟失，應及時查明原因并追究責任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應定期對保管期限已滿的檔案進行鑒定。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。3.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門填寫《檔案銷毀申請表》，報公司領導審批。2.批準銷毀的檔案，應在檔案鑒定小組的監(jiān)督下進行銷毀。3.銷毀檔案時，應采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。4.銷毀完畢后，檔案管理人員應在《檔案銷毀登記表》上記錄銷毀情況，包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。八、檔案管理的信息化建設（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)利用現(xiàn)代信息技術，建立物業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的電子化管理。檔案管理信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計分析等功能，提高檔案管理工作的效率和準確性。（二）數(shù)據(jù)備份與安全管理定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放。同時，加強對檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應定期對各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.檢查內容包括檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核評價1.將檔案管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和檔案管理人員的檔案管理工作進行考核評價。2.考核指標包括檔案資料的完整性、準確性、及時性，