2026年交通設(shè)備公司采購付款審核管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范公司采購付款審核管理工作，明確審核流程、責(zé)任邊界及管控要求，確保采購付款真實(shí)、合規(guī)、準(zhǔn)確，防范付款風(fēng)險(xiǎn)、資金損失及廉政風(fēng)險(xiǎn)，保障公司資金安全與供應(yīng)鏈穩(wěn)定，提升資金使用效益，特制定本制度。本制度嚴(yán)格遵循《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《采購管理規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)慣例，兼顧規(guī)范性與實(shí)操性，為采購付款審核全流程提供明確指引。第二條適用范圍本制度適用于公司所有交通設(shè)備生產(chǎn)經(jīng)營相關(guān)采購業(yè)務(wù)的付款審核管理，涵蓋原材料、零部件、輔料、設(shè)備配件、技術(shù)服務(wù)等各類采購項(xiàng)目的預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款及質(zhì)保金支付審核。參與采購付款審核的采購部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門、倉儲(chǔ)部門、技術(shù)部門及相關(guān)崗位人員，均需嚴(yán)格遵守本制度，審核全流程（申請、資料審核、逐級審批、付款執(zhí)行、憑證歸檔）均適用本制度。第三條基本原則采購付款審核遵循“合規(guī)為先、資料齊全、權(quán)責(zé)匹配、逐級審核”的原則。付款審核嚴(yán)格遵守法律法規(guī)及公司制度，杜絕違規(guī)付款；付款申請需附完整有效資料，確保業(yè)務(wù)真實(shí)可追溯；明確各部門及崗位審核責(zé)任，做到誰審核、誰負(fù)責(zé)；建立逐級審核審批機(jī)制，嚴(yán)禁越權(quán)審核付款；堅(jiān)持“先審核、后付款”，確保每筆付款都經(jīng)過完整審核流程，防范資金風(fēng)險(xiǎn)。第二章職責(zé)分工第四條采購部門職責(zé)負(fù)責(zé)牽頭落實(shí)采購付款申請工作，提交完整的付款資料，確保資料真實(shí)、齊全、有效。負(fù)責(zé)核對采購合同條款、采購訂單、收貨情況、驗(yàn)收結(jié)果與付款金額的一致性，明確付款事由、付款金額、付款期限及收款方信息。負(fù)責(zé)跟進(jìn)采購業(yè)務(wù)進(jìn)度，及時(shí)發(fā)起預(yù)付款、進(jìn)度款等付款申請，配合審核部門核實(shí)相關(guān)信息，處理審核過程中發(fā)現(xiàn)的資料缺失、信息不符等問題。第五條財(cái)務(wù)部門職責(zé)負(fù)責(zé)采購付款的核心審核工作，審核付款資料的完整性、規(guī)范性及合規(guī)性，核查發(fā)票真?zhèn)?、稅率、金額等信息的準(zhǔn)確性。核對采購合同約定的付款條款與付款申請是否一致，確認(rèn)公司賬戶資金狀況，評估付款的財(cái)務(wù)合理性。負(fù)責(zé)逐級傳遞付款申請，跟蹤審核進(jìn)度，審核通過后按財(cái)務(wù)流程辦理付款手續(xù)，留存付款憑證并歸檔。定期與采購部門、供應(yīng)商對賬，確保付款記錄與往來賬目一致。第六條審計(jì)部門職責(zé)負(fù)責(zé)監(jiān)督采購付款審核流程的執(zhí)行情況，核查審核環(huán)節(jié)的合規(guī)性、完整性，防范審核疏漏與廉政風(fēng)險(xiǎn)。定期開展采購付款專項(xiàng)審計(jì)，抽查付款資料、審核記錄及付款憑證，排查違規(guī)付款、虛假付款等問題。針對審計(jì)發(fā)現(xiàn)的審核漏洞，提出整改建議，跟蹤整改落實(shí)情況，推動(dòng)付款審核流程優(yōu)化完善，追究違規(guī)審核相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。第七條其他相關(guān)部門職責(zé)倉儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)審核采購物資的收貨情況，確認(rèn)物資名稱、規(guī)格、數(shù)量與采購訂單、收貨單一致，出具真實(shí)有效的收貨憑證，配合核實(shí)物資入庫狀態(tài)。技術(shù)部門負(fù)責(zé)審核采購物資或服務(wù)的質(zhì)量驗(yàn)收結(jié)果，出具驗(yàn)收合格證明，確認(rèn)物資技術(shù)參數(shù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)符合合同要求，對驗(yàn)收不合格的采購業(yè)務(wù)否決付款申請。法務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購合同的合規(guī)性、合法性，對合同條款存在爭議或違規(guī)的付款申請?zhí)岢鰧徍艘庖?，?guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)。第八條相關(guān)崗位職責(zé)采購專員負(fù)責(zé)整理付款資料，發(fā)起付款申請，核對采購業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)，配合審核部門核查信息。財(cái)務(wù)審核員負(fù)責(zé)初審付款資料，核查發(fā)票、合同等信息準(zhǔn)確性，傳遞審核意見。財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)復(fù)審付款申請，評估財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，審批付款流程。審計(jì)專員負(fù)責(zé)監(jiān)督審核流程，開展專項(xiàng)審計(jì)，排查審核風(fēng)險(xiǎn)。倉儲(chǔ)管理員負(fù)責(zé)出具收貨憑證，確認(rèn)物資入庫情況。質(zhì)量驗(yàn)收員負(fù)責(zé)出具驗(yàn)收證明，核實(shí)采購物資質(zhì)量。第三章采購付款審核全流程管控第九條付款申請發(fā)起采購業(yè)務(wù)滿足付款條件后，采購部門在3個(gè)工作日內(nèi)發(fā)起付款申請。預(yù)付款申請需憑生效采購合同、采購訂單、供應(yīng)商收款賬戶信息發(fā)起，預(yù)付款金額不得超過合同總金額的30%（特殊情況需經(jīng)公司總經(jīng)理審批）。進(jìn)度款申請需憑合同約定的進(jìn)度證明、已完成工作量確認(rèn)單、部分收貨驗(yàn)收憑證發(fā)起。尾款申請需憑完整收貨單、質(zhì)量驗(yàn)收合格證明、合同約定的付款節(jié)點(diǎn)證明發(fā)起。質(zhì)保金支付需憑質(zhì)保期滿證明、供應(yīng)商履約合格確認(rèn)函發(fā)起。付款申請需明確付款事由、采購項(xiàng)目名稱、合同編號、付款金額、收款方名稱、開戶行及賬號、付款方式（電匯、承兌等）、付款期限等核心信息，由采購部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，連同相關(guān)資料一并提交財(cái)務(wù)部門審核。第十條付款資料審核財(cái)務(wù)部門收到付款申請后，1個(gè)工作日內(nèi)完成資料初審，重點(diǎn)審核資料完整性：需包含采購合同（復(fù)印件加蓋公章）、采購訂單、收貨單、質(zhì)量驗(yàn)收合格證明、合法有效發(fā)票、付款申請單等核心資料，缺一不可。審核資料一致性：核查發(fā)票金額、合同金額、付款申請金額是否一致，物資名稱、規(guī)格、數(shù)量與訂單、收貨單是否匹配，收款方信息與合同約定是否一致。財(cái)務(wù)部門通過稅務(wù)系統(tǒng)核查發(fā)票真?zhèn)?，確認(rèn)發(fā)票開具規(guī)范、稅率適用正確，無虛開發(fā)票、假發(fā)票等問題。對資料缺失的，退回采購部門補(bǔ)充完善；對資料不符、發(fā)票異常的，暫停審核并告知采購部門核實(shí)整改；審核通過的，提交財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人復(fù)審。財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人1個(gè)工作日內(nèi)完成復(fù)審，重點(diǎn)核查審核流程合規(guī)性、付款條款執(zhí)行情況及財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，復(fù)審?fù)ㄟ^后按付款金額分級提交審批。第十一條逐級審批流程付款審批實(shí)行分級審批制，按付款金額劃分審批權(quán)限：單筆付款金額5萬元及以下的，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批；5萬-50萬元的，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；50萬元以上的，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，提交公司總經(jīng)理審批；特殊采購項(xiàng)目（如單一來源采購、緊急采購）付款，無論金額大小，均需額外經(jīng)審計(jì)部門負(fù)責(zé)人審核。審批人員需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審批，對審核發(fā)現(xiàn)的疑問，及時(shí)約談采購部門核實(shí)，對不符合要求的付款申請予以駁回并說明理由。審批流程完成后，財(cái)務(wù)部門接收審批通過的付款申請，準(zhǔn)備辦理付款手續(xù)；未通過審批的，退回采購部門整改后重新發(fā)起申請。緊急采購付款（如保障生產(chǎn)的緊急物資）可啟動(dòng)加急審批流程，審批時(shí)限壓縮至半天，but需事后3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊相關(guān)審核資料。第十二條付款執(zhí)行與憑證歸檔財(cái)務(wù)部門收到審批通過的付款申請后，2個(gè)工作日內(nèi)辦理付款手續(xù)，嚴(yán)格按審批金額、收款方信息付款，避免付款錯(cuò)誤。付款完成后，及時(shí)獲取付款憑證（銀行回單等），與付款申請資料、審核記錄整理歸檔。采購部門需跟蹤付款到賬情況，及時(shí)與供應(yīng)商確認(rèn)，反饋付款異常信息。財(cái)務(wù)部門每月匯總采購付款情況，與采購部門、供應(yīng)商進(jìn)行往來賬目核對，確保賬實(shí)一致、賬賬相符。歸檔資料需包括付款申請單、采購合同、訂單、收貨單、驗(yàn)收證明、發(fā)票、付款憑證、審核記錄等，保管期限不少于5年，確保付款業(yè)務(wù)全程可追溯。第四章異常處理與風(fēng)險(xiǎn)防控第十三條異常情形識別與處理采購付款審核過程中出現(xiàn)以下異常情形，立即暫停審核流程：付款資料缺失、虛假或篡改的；發(fā)票異常（假發(fā)票、虛開發(fā)票、開具不規(guī)范）的；付款金額與合同、驗(yàn)收結(jié)果不符的；收款方信息與合同約定不一致的；未經(jīng)審批或越權(quán)審批的；采購業(yè)務(wù)存在廉政嫌疑的。異常發(fā)現(xiàn)人需立即上報(bào)所在部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人接到上報(bào)后24小時(shí)內(nèi)反饋至審計(jì)部門與財(cái)務(wù)部門。審計(jì)部門牽頭組建異常處理小組，聯(lián)合相關(guān)部門核查異常原因，明確責(zé)任主體：資料問題責(zé)令采購部門限期補(bǔ)充整改；發(fā)票異常移交稅務(wù)部門處理，追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任；金額不符或信息不一致的，重新核實(shí)采購業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)；涉嫌廉政問題的，按公司廉政制度處理，情節(jié)嚴(yán)重的移交司法機(jī)關(guān)。異常處理完成后，形成異常處理報(bào)告，納入付款審核檔案。第十四條風(fēng)險(xiǎn)防控措施財(cái)務(wù)部門建立采購付款風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對超期付款、大額付款、頻繁付款等情況重點(diǎn)監(jiān)控，及時(shí)排查風(fēng)險(xiǎn)。審計(jì)部門每季度開展采購付款專項(xiàng)審計(jì)，抽查審核記錄、付款憑證及采購業(yè)務(wù)真實(shí)性，防范違規(guī)付款風(fēng)險(xiǎn)。建立供應(yīng)商信用檔案，對存在虛假開票、履約違約的供應(yīng)商，暫停合作并納入黑名單。嚴(yán)禁采購部門與供應(yīng)商串通虛假付款、虛報(bào)付款金額；嚴(yán)禁審核人員簡化審核流程、越權(quán)審批；嚴(yán)禁財(cái)務(wù)人員無審批付款、擅自更改付款信息。對涉及付款審核的崗位實(shí)行輪崗制，降低廉政風(fēng)險(xiǎn)，提升審核管控有效性。第五章培訓(xùn)與考核第十五條培訓(xùn)管理財(cái)務(wù)部門聯(lián)合人力資源部門、審計(jì)部門，定期組織開展采購付款審核專項(xiàng)培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括制度流程、審核要點(diǎn)、發(fā)票識別技巧、風(fēng)險(xiǎn)防控措施、廉政要求及法律法規(guī)更新內(nèi)容等。培訓(xùn)對象覆蓋所有參與付款審核的崗位人員，新入職相關(guān)崗位人員需接受崗前專項(xiàng)培訓(xùn)，考核合格后方可參與審核工作。針對制度修訂、稅務(wù)政策調(diào)整等情況，及時(shí)組織針對性培訓(xùn)，確保全員知曉并嚴(yán)格執(zhí)行。培訓(xùn)記錄、考核成績需歸檔留存，納入員工培訓(xùn)檔案，作為崗位考核的重要依據(jù)。第十六條考核管理公司將采購付款審核管理制度的執(zhí)行情況納入各相關(guān)部門及崗位的績效考核體系?？己藘?nèi)容包括付款申請及時(shí)性與資料完整性、審核準(zhǔn)確性與及時(shí)性、審批合規(guī)性、異常處理有效性及檔案管理規(guī)范性等。核心考核指標(biāo)為付款審核準(zhǔn)確率（目標(biāo)≥99%）、資料齊全率（目標(biāo)≥100%），未達(dá)成目標(biāo)的按比例扣分。對于嚴(yán)格遵守制度、審核工作到位、未出現(xiàn)違規(guī)問題的部門及個(gè)人，給予表彰或物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)；對于資料虛假、審核疏漏、越