PAGE學(xué)校檔案管理制度目標(biāo)一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案，提高學(xué)校管理水平和教育教學(xué)質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門(mén)、各年級(jí)組、各班級(jí)以及全體教職員工和學(xué)生形成的各類(lèi)檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案由學(xué)校綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.分類(lèi)科學(xué)原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于管理和查找利用。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管學(xué)校各類(lèi)檔案，建立健全檔案檢索體系。3.開(kāi)展檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，確保檔案的真實(shí)性和有效性。4.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校決策和教育教學(xué)工作提供參考依據(jù)。5.對(duì)學(xué)校各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理的日常工作，并接受學(xué)校綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.按照學(xué)校檔案管理制度的要求，定期向綜合檔案室移交檔案。（三）檔案工作人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案工作紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)和技能。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，不得擅自擴(kuò)大檔案查閱范圍，不得泄露檔案機(jī)密。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)學(xué)校檔案分為黨群工作、行政管理、教學(xué)管理、學(xué)生管理、教師業(yè)務(wù)、后勤管理、基本建設(shè)、科研工作、外事工作等九大類(lèi)。1.黨群工作類(lèi)：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳工作、統(tǒng)戰(zhàn)工作、群團(tuán)工作等方面的檔案。2.行政管理類(lèi)：包括學(xué)校行政會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事管理、財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理、安全保衛(wèi)等方面的檔案。3.教學(xué)管理類(lèi)：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程建設(shè)、教材管理、教學(xué)改革、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控、考試管理等方面的檔案。4.學(xué)生管理類(lèi)：包括學(xué)生學(xué)籍管理、學(xué)生獎(jiǎng)懲、學(xué)生思想政治教育、學(xué)生社會(huì)實(shí)踐、學(xué)生就業(yè)等方面的檔案。5.教師業(yè)務(wù)類(lèi)：包括教師個(gè)人業(yè)務(wù)檔案、教師教學(xué)成果、教師科研成果、教師培訓(xùn)等方面的檔案。6.后勤管理類(lèi)：包括校園建設(shè)與維修、物資采購(gòu)與管理、環(huán)境衛(wèi)生、食堂管理、宿舍管理等方面的檔案。7.基本建設(shè)類(lèi)：包括學(xué)?；窘ㄔO(shè)規(guī)劃、項(xiàng)目申報(bào)與審批、工程招投標(biāo)、工程建設(shè)與驗(yàn)收等方面的檔案。8.科研工作類(lèi)：包括科研項(xiàng)目申報(bào)、科研成果鑒定、科研獎(jiǎng)勵(lì)等方面的檔案。9.外事工作類(lèi)：包括外事活動(dòng)記錄、國(guó)際交流與合作協(xié)議、外籍教師與留學(xué)生管理等方面的檔案。（二）編號(hào)各類(lèi)檔案按照分類(lèi)順序進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)采用“大類(lèi)號(hào)小類(lèi)號(hào)順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。例如：行政管理類(lèi)的檔案編號(hào)為“XZ01001”，其中“XZ”表示行政管理類(lèi)，“01”表示小類(lèi)號(hào)，“001”表示順序號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)收集本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)文件材料，并定期向綜合檔案室移交。2.對(duì)于重要活動(dòng)、重大事件形成的檔案，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或事件處理完畢后及時(shí)整理歸檔，并向綜合檔案室移交。3.學(xué)校教職工在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，由本人負(fù)責(zé)整理后交所在部門(mén)審核，再移交綜合檔案室。4.學(xué)生檔案由學(xué)校學(xué)生管理部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理和保管，畢業(yè)后按照規(guī)定移交相關(guān)部門(mén)。（二）整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，確保檔案的類(lèi)別清晰、層次分明。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊和備考表等信息，確保檔案標(biāo)識(shí)準(zhǔn)確、完整。3.按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行劃分，將檔案分為永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所學(xué)校綜合檔案室應(yīng)具備符合檔案保管要求的專用庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（三）檔案存放按照檔案分類(lèi)編號(hào)順序，將檔案存放于檔案架或檔案柜中，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，方便快速定位檔案。（四）檔案清查定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。六、檔案的利用（一）查閱1.本校教職工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.外單位人員查閱學(xué)校檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案需經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱檔案應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.查閱檔案一般不得外借，確因工作需要外借的，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。（二）借閱1.借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損，不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究責(zé)任。（三）檔案信息開(kāi)發(fā)利用綜合檔案室應(yīng)積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，通過(guò)編寫(xiě)檔案資料匯編、專題概要、大事記等形式，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策、教育教學(xué)研究、學(xué)校文化建設(shè)等提供服務(wù)。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定1.學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室牽頭，各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員參加。2.檔案鑒定工作小組定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，確定檔案的存毀。3.鑒定檔案應(yīng)堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從學(xué)校工作的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）銷(xiāo)毀1.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行徹底銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等信息，由監(jiān)銷(xiāo)人員和銷(xiāo)毀人員簽字后存檔。八、檔案管理信息化（一）建設(shè)目標(biāo)逐步建立學(xué)校檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化處理對(duì)學(xué)校重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。（三）系統(tǒng)功能檔案管理信息化系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析、權(quán)