PAGE局行政檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本局行政檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為局各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門在行政管理活動(dòng)中形成的各種文件、資料、圖表、聲像等不同載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本局行政檔案由局辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用，各部門應(yīng)積極配合，不得分散保存。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映本局行政管理活動(dòng)的實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整性原則全面收集本局行政管理活動(dòng)中產(chǎn)生的各類檔案，確保檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率和利用水平，方便本局工作人員查閱和使用檔案。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以局領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本局檔案管理工作，研究解決檔案管理中的重大問題，指導(dǎo)檔案管理工作的開展。（二）局辦公室作為本局檔案管理的具體執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作的日常組織和實(shí)施，其主要職責(zé)包括：1.制定和完善本局檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)對(duì)局各部門形成的檔案進(jìn)行收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。6.開展檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)檢索和利用。7.積極為本局各部門提供檔案查閱服務(wù)，根據(jù)工作需要，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料。（三）各部門各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向局辦公室移交檔案。同時(shí)，指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作，確保檔案的及時(shí)收集和妥善保管。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在行政管理活動(dòng)中形成的各種文件、資料、圖表、聲像等檔案材料，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理和分類。2.對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行初步立卷，編制卷內(nèi)目錄，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.定期將本部門整理好的檔案移交局辦公室，辦理交接手續(xù)，并協(xié)助局辦公室做好檔案的整理和歸檔工作。4.根據(jù)工作需要，及時(shí)向局辦公室查閱檔案資料，并在使用完畢后及時(shí)歸還。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍本局行政檔案的收集范圍包括但不限于以下幾類：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等文件材料。3.本局召開的各種會(huì)議的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。4.本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件材料。5.本局在行政管理活動(dòng)中形成的各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.本局工作人員在工作中形成的重要文件、手稿、書信、照片、錄音、錄像等資料。7.本局獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時(shí)收集和完整。2.檔案收集人員應(yīng)熟悉檔案收集范圍和要求，對(duì)本部門形成的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真篩選和整理，確保收集的檔案材料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.對(duì)于重要的檔案材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止檔案丟失或損壞。4.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案材料整理好，并移交局辦公室。（三）整理方法檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。具體整理方法如下：1.分類根據(jù)檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為文書檔案（包括黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類等）、科技檔案（包括基建檔案、設(shè)備檔案等）、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)充性的原則。文書檔案采用年度保管期限流水號(hào)的編號(hào)方法，科技檔案采用項(xiàng)目代號(hào)分類號(hào)流水號(hào)的編號(hào)方法，會(huì)計(jì)檔案采用年度類別文件序號(hào)的編號(hào)方法，聲像檔案采用年度內(nèi)容流水號(hào)的編號(hào)方法，實(shí)物檔案采用年度類別序號(hào)的編號(hào)方法。3.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，不掉頁、不壓字、不損壞文件，便于翻閱。4.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄等。案卷目錄應(yīng)包括案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目；卷內(nèi)目錄應(yīng)包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)、備注等項(xiàng)目。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所本局設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。同時(shí)，應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。4.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，定期打掃庫(kù)房，保持庫(kù)房整潔。5.對(duì)檔案庫(kù)房的安全設(shè)施進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。6.非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。（三）檔案的數(shù)字化管理積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)檢索和利用。檔案數(shù)字化應(yīng)遵循以下要求：1.掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，圖像格式應(yīng)為JPEG或TIFF。2.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、著錄等處理，確保數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性和完整性。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)備份制度，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化設(shè)備和軟件的管理，確保設(shè)備和軟件的正常運(yùn)行。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由局辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容檔案鑒定主要從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行審查，判斷檔案是否具有保存價(jià)值。具體內(nèi)容包括：1.檔案是否反映本局行政管理活動(dòng)的主要方面，是否對(duì)本局工作具有查考利用價(jià)值。2.檔案的形成者是否具有重要地位和作用，檔案內(nèi)容是否具有代表性。3.檔案是否記錄了本局工作中的重大事件、重要決策、重要成果等，是否具有歷史價(jià)值。4.檔案的形式是否完整，是否具有獨(dú)特的保存意義。（四）鑒定方法檔案鑒定可采用直接鑒定法，即逐件逐頁地審查檔案，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行直接判斷。同時(shí)，可參考檔案保管期限表，結(jié)合本局實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。（五）銷毀程序1.對(duì)經(jīng)過鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)包括檔案的題名（或事由）、年度、保管期限、文號(hào)、責(zé)任者、銷毀日期等內(nèi)容，并由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.將《檔案銷毀清冊(cè)》報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并注明銷毀方式和日期。5.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清冊(cè)》永久保存，作為檔案管理工作的重要依據(jù)。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、及時(shí)、有效的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為局各項(xiàng)工作提供服務(wù)。（二）利用范圍本局工作人員因工作需要，可查閱、借閱本局檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)遵守以下規(guī)定：1.查閱、借閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需帶出檔案庫(kù)房，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱、借閱檔案應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損、抽取、撤換等。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。4.查閱、借閱檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.非本局工作人員查閱、借閱本局檔案，應(yīng)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照本局相關(guān)規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。（三）利用方式1.查閱本局工作人員可根據(jù)工作需要，到檔案管理部門查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的申請(qǐng)，及時(shí)提供所需檔案，并做好查閱登記工作。2.借閱對(duì)于確需借閱檔案的，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并將檔案交付借閱人員。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有