PAGE民政辦檔案管理制度一、總則（一）目的為加強民政辦檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，充分發(fā)揮檔案在民政工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于民政辦各科室及全體工作人員在履行職責過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：民政辦檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，任何科室和個人不得擅自留存、銷毀檔案。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容應真實反映民政工作的實際情況，確保檔案信息的準確性和可靠性。3.完整系統(tǒng)原則：全面收集、整理民政工作中形成的各類檔案，保持檔案的完整性和系統(tǒng)性。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責（一）綜合檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善民政辦檔案管理制度。2.負責收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用民政辦各類檔案。3.指導各科室檔案的收集、整理和歸檔工作，對檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理現(xiàn)代化。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各科室職責1.負責本科室檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理規(guī)定，定期將本科室的檔案移交綜合檔案室。3.配合綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，嚴格遵守檔案管理制度。2.負責檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管和保護工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失。4.按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，做好查閱登記和利用效果反饋工作。5.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范進行。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與民政工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.民政辦形成的各類文件、報告、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。3.民政業(yè)務(wù)工作中涉及的各類審批文件、證書、合同、協(xié)議等。4.民政工作中開展的各類活動的資料，包括照片、錄像、錄音等。5.其他與民政工作有關(guān)的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各科室應明確專人負責檔案收集工作，及時將本科室形成的文件材料收集齊全，定期移交綜合檔案室。2.收集的文件材料應保持原件完整，如有破損、褪色等情況，應進行修復或復制。3.對于電子文件，應按照規(guī)定進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.分類科學、編號規(guī)范、排列有序、編目準確。（四）整理方法1.分類：按照民政業(yè)務(wù)工作的類別，將檔案分為民政事務(wù)、社會救助、社會福利、基層政權(quán)建設(shè)、社會組織管理等類別。2.編號：對每一類檔案編制分類號，采用阿拉伯數(shù)字進行編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.排列：按照檔案的形成時間或重要程度進行排列，同一類檔案按照順序依次排列。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應保持清潔、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、除濕機、空調(diào)、滅火器等。2.檔案柜、檔案架應堅固耐用，符合檔案存放要求，便于檔案的存放和查找。（三）檔案保管要求1.檔案應按照分類號順序存放，排列整齊有序，便于查找和利用。2.對重要檔案和易損檔案應采取特殊保護措施，如專柜存放、復制備份等。3.定期對檔案進行清查核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。4.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、銷毀等情況。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，對檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責人、各科室負責人及檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行全面審查，分析檔案的保存價值。2.根據(jù)檔案的保管期限規(guī)定，確定檔案的保管期限是否合理。3.參考檔案的利用情況，判斷檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史研究價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息，并由鑒定小組負責人簽字確認。3.檔案銷毀清冊報民政辦領(lǐng)導審批后，按照規(guī)定進行銷毀。4.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，確保檔案銷毀徹底、安全。5.銷毀過程中應進行現(xiàn)場監(jiān)督，銷毀后在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期和方式，并由監(jiān)銷人簽字。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍與權(quán)限1.民政辦工作人員因工作需要，可查閱本科室及相關(guān)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案。2.外單位查閱檔案，應持有單位介紹信，經(jīng)民政辦領(lǐng)導批準后，方可查閱相關(guān)檔案。3.涉及國家機密、個人隱私等檔案，查閱時應嚴格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準不得擅自摘抄、復制或傳播。（二）查閱程序1.查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、用途等信息。2.檔案管理人員根據(jù)查閱登記表，提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員應在規(guī)定的查閱地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需摘抄、復制檔案，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性。（三）利用反饋1.檔案利用部門或個人應在檔案利用完畢后，及時向綜合檔案室反饋檔案利用效果，包括利用檔案解決的問題、取得的成效等。2.綜合檔案室應定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，總結(jié)檔案利用工作經(jīng)驗，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立民政辦檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為民政工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，將檔案轉(zhuǎn)化為電子文件進行存儲。2.系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合民政辦檔案管理的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，嚴