PAGE檔案用品出入庫制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案用品的管理，規(guī)范檔案用品的出入庫流程，確保檔案用品的安全、完整，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門檔案用品的出入庫管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案用品的管理合法合規(guī)。2.明確職責(zé)分工，實(shí)行歸口管理，做到責(zé)任到人。3.規(guī)范操作流程，保證檔案用品出入庫的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和完整性。4.加強(qiáng)監(jiān)督檢查，確保制度的有效執(zhí)行。二、檔案用品的分類與編號(hào)（一）檔案用品分類1.檔案盒：包括不同規(guī)格、材質(zhì)的紙質(zhì)檔案盒，用于存放各類檔案文件。2.檔案袋：有普通檔案袋和專用檔案袋，用于零散文件的收納。3.裝訂材料：如訂書釘、線、膠水等，用于檔案的裝訂。4.標(biāo)簽：包括紙質(zhì)標(biāo)簽、條形碼標(biāo)簽等，用于標(biāo)識(shí)檔案內(nèi)容。5.防蟲防霉用品：如樟腦丸、防霉劑等，保護(hù)檔案不受蟲害和霉變。6.其他用品：如檔案整理工具、檔案搬運(yùn)設(shè)備等。（二）編號(hào)規(guī)則1.對(duì)每一類檔案用品進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性。2.編號(hào)應(yīng)包含類別代碼和順序號(hào)，例如：檔案盒DH001，檔案袋DD001等。3.定期對(duì)編號(hào)進(jìn)行檢查和更新，確保編號(hào)的準(zhǔn)確性和連續(xù)性。三、入庫管理（一）采購申請(qǐng)1.各部門根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需求，填寫檔案用品采購申請(qǐng)表，詳細(xì)注明所需檔案用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.采購申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門。（二）采購審批1.檔案管理部門對(duì)采購申請(qǐng)表進(jìn)行匯總和審核，根據(jù)庫存情況和實(shí)際需求，確定采購數(shù)量和采購時(shí)間。2.將審核后的采購申請(qǐng)表提交至公司采購部門，采購部門按照公司采購流程進(jìn)行采購。（三）驗(yàn)收入庫1.檔案用品到貨后，采購部門通知檔案管理部門進(jìn)行驗(yàn)收。2.檔案管理部門安排專人按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收合格的檔案用品，驗(yàn)收人員在送貨單上簽字確認(rèn)，并填寫檔案用品入庫單，注明入庫日期、編號(hào)、名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。4.入庫單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，一份留存檔案管理部門作為庫存管理依據(jù)，一份交采購部門作為付款憑證，一份交財(cái)務(wù)部門入賬。5.驗(yàn)收不合格的檔案用品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。同時(shí)，檔案管理部門應(yīng)做好記錄，跟蹤處理情況。四、庫存管理（一）庫存盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。2.盤點(diǎn)周期為每月一次，盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)庫存檔案用品的數(shù)量、編號(hào)、規(guī)格等信息，并填寫庫存盤點(diǎn)表。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)將盤點(diǎn)表提交至檔案管理部門負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)人對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行審核。4.如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，編制庫存差異報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整。（二）庫存保管1.檔案用品應(yīng)存放在專門的倉庫或檔案柜中，保持倉庫環(huán)境干燥、通風(fēng)、整潔，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.對(duì)不同類別的檔案用品應(yīng)進(jìn)行分類存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于查找和管理。3.建立庫存檔案用品臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案用品的出入庫情況、庫存數(shù)量、存放位置等信息，并定期進(jìn)行更新。4.加強(qiáng)對(duì)庫存檔案用品的安全管理，采取必要的防盜、防火、防潮、防蟲等措施，確保檔案用品的安全。五、出庫管理（一）領(lǐng)用申請(qǐng)1.各部門因工作需要領(lǐng)用檔案用品時(shí)，應(yīng)填寫檔案用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用日期、編號(hào)、名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.領(lǐng)用申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門。（二）出庫審批1.檔案管理部門對(duì)領(lǐng)用申請(qǐng)表進(jìn)行審核，根據(jù)庫存情況和實(shí)際需求，確定是否批準(zhǔn)領(lǐng)用及領(lǐng)用數(shù)量。2.如庫存充足，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)批準(zhǔn)領(lǐng)用申請(qǐng)，并在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。同時(shí)，通知倉庫管理人員辦理出庫手續(xù)。3.如庫存不足，檔案管理部門應(yīng)與領(lǐng)用部門溝通，說明情況，并根據(jù)實(shí)際情況安排采購或調(diào)整領(lǐng)用計(jì)劃。（三）出庫發(fā)放1.倉庫管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的領(lǐng)用申請(qǐng)表，按照規(guī)定的出庫流程進(jìn)行發(fā)放。2.發(fā)放時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)領(lǐng)用檔案用品的編號(hào)、名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保準(zhǔn)確無誤。3.發(fā)放完成后，倉庫管理人員在領(lǐng)用申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并填寫檔案用品出庫單，注明出庫日期、編號(hào)、名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門等信息。4.出庫單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，一份留存檔案管理部門作為庫存管理依據(jù)，一份交領(lǐng)用部門作為領(lǐng)用憑證，一份交財(cái)務(wù)部門入賬。六、特殊情況處理(一)緊急需求1.若因突發(fā)情況或緊急任務(wù)，各部門急需檔案用品，可填寫緊急檔案用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，詳細(xì)說明需求原因和所需用品信息。2.部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，直接提交至檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)在收到申請(qǐng)后的[X]小時(shí)內(nèi)進(jìn)行緊急調(diào)配，優(yōu)先滿足需求。調(diào)配后及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)審批和出庫手續(xù)。(二)報(bào)廢處理1.檔案用品出現(xiàn)損壞、過期、無法使用等情況，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)清理，填寫檔案用品報(bào)廢申請(qǐng)表，注明報(bào)廢日期、編號(hào)、名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息。2.報(bào)廢申請(qǐng)表經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的檔案用品，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行處理，如集中銷毀等，并做好記錄。(三)調(diào)拔使用1.公司內(nèi)部不同部門之間如需調(diào)拔檔案用品，應(yīng)填寫檔案用品調(diào)拔申請(qǐng)表，注明調(diào)拔日期、調(diào)出部門、調(diào)入部門、編號(hào)、名稱、規(guī)格、數(shù)量、調(diào)拔原因等信息。2.調(diào)拔申請(qǐng)表經(jīng)調(diào)出部門和調(diào)入部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門審核通過后，通知調(diào)出部門和調(diào)入部門辦理調(diào)拔手續(xù)。調(diào)出部門倉庫管理人員根據(jù)調(diào)拔申請(qǐng)表進(jìn)行發(fā)放，調(diào)入部門倉庫管理人員進(jìn)行接收，并分別填寫檔案用品出庫單和入庫單。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案用品出入庫制度的執(zhí)行情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案用品出入庫管理進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行的合規(guī)性和有效性。（二）外部檢查1.積極配合國家檔案管理部門及相關(guān)監(jiān)管機(jī)構(gòu)的檢查，如實(shí)提供檔案用品出入庫管理的相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)整改，并將整改情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未按照本制度規(guī)定辦理檔案用品出入庫手續(xù)的。2.在檔案用品驗(yàn)收、保管、發(fā)放過程中，因工作失誤導(dǎo)致檔案用品損壞、丟失或賬實(shí)不符的。3.擅自挪用、借用檔案用品或擅自將檔案用品外借的。4.違反檔案用品安全管理規(guī)定，造成檔案用品損壞或安全事故的。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于違反本制度的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予責(zé)任人批評(píng)教育、警告、罰款、降職降薪、解除勞動(dòng)合同等處理。2.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任人應(yīng)