PAGE人事檔案借管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織人事檔案的借閱管理，確保人事檔案的安全與完整，維護公司/組織及員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要借閱人事檔案的相關活動。（三）基本原則1.嚴格審批原則：借閱人事檔案必須經(jīng)過嚴格的審批流程，確保借閱用途合理、必要。2.安全保密原則：借閱過程中要確保人事檔案的安全，防止檔案信息泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。3.限期歸還原則：借閱人事檔案應明確歸還期限，逾期未還需及時催還并追究相關責任。二、借閱申請與審批（一）借閱申請1.借閱人需填寫《人事檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的目的、內(nèi)容、使用期限等信息。2.申請表應包括借閱人姓名、所在部門、申請日期、檔案名稱及編號、借閱期限等必填項。（二）審批流程1.借閱人所在部門負責人對借閱申請進行初審，審核借閱目的是否與工作相關、是否必要，簽字確認后提交至人力資源部門。2.人力資源部門負責人對申請進行復審，重點審查借閱內(nèi)容是否涉及敏感信息、是否符合公司/組織規(guī)定，審核通過后報公司/組織分管領導審批。3.公司/組織分管領導根據(jù)申請情況進行最終審批，批準后申請表返回人力資源部門留存?zhèn)浒?。三、借閱?quán)限與范圍（一）借閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱人事檔案的人員，經(jīng)審批后可在規(guī)定范圍內(nèi)借閱。2.涉及檔案管理、人力資源決策等核心崗位人員，在履行審批手續(xù)后可根據(jù)工作需要借閱相關人事檔案。（二）借閱范圍1.員工基本信息檔案，包括個人簡歷、學歷學位證明、工作經(jīng)歷等。2.員工考核評價檔案，如績效考核記錄、獎懲情況等。3.員工培訓檔案，涵蓋培訓記錄、證書等。4.其他與員工人事管理相關的檔案資料，但涉及個人隱私及公司/組織機密信息的部分需嚴格按照保密規(guī)定處理。四、借閱期限與歸還（一）借閱期限1.一般情況下，人事檔案借閱期限最長不超過[X]個工作日。如因特殊情況需要延長借閱期限，借閱人應提前向人力資源部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。2.對于涉及重要項目、緊急工作等特殊用途的檔案借閱，借閱期限可根據(jù)實際工作需要確定，但最長不得超過[X]個工作日，并在申請表中注明原因。（二）歸還要求1.借閱人應在規(guī)定的歸還期限內(nèi)將借閱的人事檔案完整無損地歸還至人力資源部門檔案管理處。2.歸還時，檔案管理人員要對檔案進行仔細核對，檢查檔案是否有損壞、涂改、缺失等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時向借閱人核實并記錄相關情況。3.借閱人歸還檔案后，檔案管理人員應在《人事檔案借閱登記表》上登記歸還日期，并由借閱人簽字確認。五、借閱檔案的使用與保管（一）使用要求1.借閱人只能將人事檔案用于申請審批時所明確的用途，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、傳播檔案內(nèi)容或?qū)n案用于其他非工作目的。2.在使用檔案過程中，借閱人應妥善保管，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等，確保檔案的原始狀態(tài)。3.如需摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并使用統(tǒng)一的摘錄格式，摘錄內(nèi)容不得斷章取義、歪曲原意。摘錄完成后，借閱人應將摘錄內(nèi)容交檔案管理人員審核，審核無誤后簽字確認。（二）保管責任1.借閱人在借閱期間負有檔案保管責任，要確保檔案的安全，防止檔案丟失、被盜、損壞等情況發(fā)生。2.借閱人應將檔案存放在安全、保密的場所，不得隨意放置，避免無關人員接觸。3.如因借閱人保管不善導致檔案出現(xiàn)問題，借閱人應承擔相應的責任，包括但不限于賠償損失、恢復檔案原狀等。六、保密規(guī)定（一）保密內(nèi)容1.人事檔案中涉及員工個人隱私的信息，如身份證號碼、家庭住址、婚姻狀況、健康狀況等。2.公司/組織內(nèi)部的人事決策信息、薪酬福利數(shù)據(jù)、績效考核結(jié)果等機密信息。3.其他按照公司/組織規(guī)定應予以保密的檔案內(nèi)容。（二）保密措施1.借閱人在借閱檔案前，應簽署《人事檔案保密承諾書》，承諾遵守保密規(guī)定，不泄露檔案內(nèi)容。2.檔案管理人員在提供檔案借閱服務時，應嚴格控制借閱范圍，對涉及保密內(nèi)容的檔案進行重點標注和提醒。3.借閱人在使用檔案過程中，不得在公開場合談論檔案內(nèi)容，不得向無關人員透露檔案信息。如需與他人共同查閱檔案，應事先經(jīng)過檔案管理人員同意，并確保共同查閱人員也遵守保密規(guī)定。4.借閱結(jié)束后，借閱人應將檔案歸還至指定地點，并確保檔案未被泄露或擴散。如發(fā)現(xiàn)檔案有泄露風險，應立即采取措施并報告人力資源部門。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.人力資源部門負責對人事檔案借閱情況進行日常監(jiān)督，定期檢查借閱記錄、檔案歸還情況等，確保借閱活動符合規(guī)定。2.公司/組織內(nèi)部審計部門有權(quán)對人事檔案借閱管理情況進行不定期審計檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定借閱人事檔案的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理。2.如因違規(guī)借閱導致人事檔案信息泄露、丟失、損壞等嚴重后果，公司/組織將依法追究相關責任人的法律責任，并要求其承擔相應的經(jīng)濟賠償責任。3.對在人事檔案借閱管理工作中表現(xiàn)突出、嚴格遵守制度的部門和個人，公司/組織將給予表彰和獎勵。八、附則（一