PAGE編辦檔案工作管理制度一、總則（一）目的為加強編辦檔案工作的規(guī)范化、科學化管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在機構編制管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于編辦機關各科室及所屬事業(yè)單位在各項工作中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。編辦檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則。檔案應如實反映機構編制管理工作的實際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則。嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則。檔案管理應便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門編辦設立綜合檔案室，負責全辦檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.嚴格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案的安全和保密。3.定期對檔案進行清查、核對，做到賬物相符。4.積極開展檔案編研工作，為機構編制管理提供參考依據(jù)。5.指導各科室及所屬事業(yè)單位的檔案工作，提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.機構編制管理文件、法規(guī)、政策等資料。2.機構設置、人員編制、領導職數(shù)等方面的文件、報表、臺賬。3.各類會議記錄、紀要、決議等。4.干部任免、調配、考核等方面的材料。5.財務、審計等方面的文件和資料。6.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各科室及所屬事業(yè)單位應及時將辦理完畢的文件材料收集齊全，定期移交綜合檔案室。2.收集的檔案應保持文件材料的完整性，不得缺頁、漏件。3.對重要文件和資料應進行備份，確保檔案的安全。（三）整理方法1.按照檔案形成的時間順序、來源、內容等進行分類整理。2.編制檔案目錄，建立檔案檢索系統(tǒng)，便于查找和利用。3.對檔案進行裝訂、編頁、編目等加工處理，確保檔案的整齊、規(guī)范。四、檔案的保管（一）保管場所綜合檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設備配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防蟲藥品等。（三）檔案保管期限根據(jù)國家有關規(guī)定，結合編辦檔案的實際情況，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映機構編制管理重大事件、重要決策、歷史沿革等具有長遠利用價值的檔案。2.長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，主要是反映機構編制管理工作中較為重要的文件和資料。3.短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案，主要是一般性的文件和資料。（四）檔案保管措施1.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案及時進行修復和復制。3.嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保管期限和利用價值，定期對檔案進行鑒定，確保檔案的質量。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員和相關業(yè)務人員組成，負責檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.對檔案的內容、來源、保管期限等進行全面審查。2.結合機構編制管理工作的實際需要，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經鑒定小組鑒定后，提出銷毀意見，報編辦領導批準。2.對批準銷毀的檔案，編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀清冊應永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.為機構編制管理工作提供參考依據(jù)。2.為領導決策提供信息支持。3.為社會公眾提供查閱服務。（二）利用方式1.查閱檔案：利用者可根據(jù)需要查閱檔案，檔案管理人員應提供必要的幫助。2.借閱檔案：因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經批準后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制檔案：利用者如需復制檔案，應填寫復制申請表，經批準后辦理復制手續(xù)。復制檔案應注明用途，不得用于其他目的。（三）利用要求1.利用者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損。2.未經批準，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.利用檔案后，應及時歸還檔案管理人員。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立編辦檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化建設內容1.檔案數(shù)字化：對紙質檔案進行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)功能開發(fā)：開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等功能。3.安全保障體系建設：建立檔案信息化安全保障體系，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴格遵守國家有關信息安全規(guī)定，加強對檔案信息的保密管理。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機構編辦成立檔案工作監(jiān)督檢查小組，負責對全辦檔案工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作情況。3.檔案信息化建設情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年至少進行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，隨時進行抽查。（四）檢查結果處理