PAGE機(jī)關(guān)檔案室借閱規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案室檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本機(jī)關(guān)全體工作人員及因工作需要借閱檔案的外部單位或個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案借閱工作嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：加強(qiáng)檔案借閱過程中的安全保密措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。3.服務(wù)利用原則：在確保檔案安全的前提下，積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，滿足工作需要。二、檔案借閱申請（一）申請流程1.內(nèi)部人員申請機(jī)關(guān)工作人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。將申請表提交所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對申請的必要性和合理性進(jìn)行審查。2.外部單位或個人申請外部單位或個人因工作需要借閱檔案，需提前向本機(jī)關(guān)提出書面申請，申請內(nèi)容包括單位名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還日期等，并加蓋申請單位公章。將申請?zhí)峤恢帘緳C(jī)關(guān)檔案管理部門，檔案管理部門對申請進(jìn)行初步審核，審核通過后，報機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）申請時間1.內(nèi)部人員申請借閱檔案，應(yīng)提前[X]個工作日提交申請，以便檔案管理部門做好準(zhǔn)備工作。2.外部單位或個人申請借閱檔案，應(yīng)提前[X]個工作日提交申請，經(jīng)審批同意后，檔案管理部門根據(jù)工作安排確定具體借閱時間。三、檔案借閱審批（一）審批權(quán)限1.內(nèi)部人員借閱審批一般檔案借閱由所在部門負(fù)責(zé)人審批。重要檔案、機(jī)密檔案借閱需經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.外部單位或個人借閱審批普通檔案借閱由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。重要檔案、機(jī)密檔案借閱需經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，必要時需報機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批內(nèi)容審批人員應(yīng)重點(diǎn)審查申請借閱檔案的必要性、用途的合理性、預(yù)計(jì)歸還日期的可行性以及申請人的資格和信用情況等。對于不符合要求的申請，應(yīng)及時退回并說明理由。四、檔案借閱登記（一）登記內(nèi)容檔案管理部門在辦理檔案借閱手續(xù)時，應(yīng)詳細(xì)登記以下內(nèi)容：1.借閱日期：記錄檔案借閱的具體日期。2.借閱人姓名：包括內(nèi)部人員姓名或外部單位或個人的聯(lián)系人姓名。3.所在部門或單位：內(nèi)部人員所在部門或外部單位名稱。4.檔案名稱及數(shù)量：準(zhǔn)確記錄所借閱檔案的具體名稱和數(shù)量。5.用途：注明借閱檔案的用途。6.預(yù)計(jì)歸還日期：明確檔案預(yù)計(jì)歸還的日期。7.審批意見：記錄審批人員的審批意見。（二）登記方式檔案借閱登記應(yīng)采用紙質(zhì)登記簿和電子登記系統(tǒng)相結(jié)合的方式進(jìn)行。紙質(zhì)登記簿應(yīng)妥善保存，以備查閱；電子登記系統(tǒng)應(yīng)定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。五、檔案借閱期限（一）內(nèi)部人員借閱期限1.一般檔案借閱期限為[X]個工作日，確因工作需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后可適當(dāng)延長，但最長不得超過[X]個工作日。2.重要檔案、機(jī)密檔案借閱期限一般為[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，需經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，延長后的借閱期限最長不得超過[X]個工作日。（二）外部單位或個人借閱期限1.普通檔案借閱期限為[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后可延長[X]個工作日。2.重要檔案、機(jī)密檔案借閱期限一般為[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，需經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，延長后的借閱期限最長不得超過[X]個工作日。六、檔案借閱歸還（一）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)按時歸還檔案，不得逾期。如因特殊原因不能按時歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還的檔案應(yīng)保持整潔、完整，不得有涂改、污損、缺頁等情況。如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）歸還流程1.借閱人歸還檔案時，應(yīng)將檔案當(dāng)面交還給檔案管理部門工作人員。工作人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的名稱、數(shù)量、完整性等信息，確認(rèn)無誤后在檔案借閱登記簿上辦理歸還手續(xù)。2.檔案管理部門工作人員在接收歸還檔案后，應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查和整理，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與借閱人溝通解決。七、檔案借閱保密規(guī)定（一）保密要求1.借閱人應(yīng)對所借閱檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，借閱人不得擅自復(fù)制、拍照、錄像、摘錄檔案內(nèi)容。3.嚴(yán)禁將檔案帶出規(guī)定的借閱場所，如需在借閱場所以外使用檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。（二）違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)借閱人違反檔案借閱保密規(guī)定，檔案管理部門應(yīng)立即停止其借閱權(quán)限，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。情節(jié)較輕的，給予警告；情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究其法律責(zé)任。八、檔案借閱監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案借閱監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案借閱情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析。2.設(shè)立檔案借閱監(jiān)督舉報電話和郵箱，接受機(jī)關(guān)工作人員和社會公眾的監(jiān)督舉報。對舉報的問題應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給舉報人。（二）檢查內(nèi)容檔案借閱監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括：1.檔案借閱申請、審批、登記、歸還等手續(xù)是否齊全、規(guī)范。2.檔案借閱期限是否符合規(guī)定，有無逾期未歸還的情況。3.檔案借閱過程中的安全保密措施是否落實(shí)到位，有無檔案信息泄露、丟失或損壞的情況。4.借閱人是否遵守檔案借閱保密規(guī)定，有無違規(guī)使用檔案的行為。九、檔案借閱賠償規(guī)定（一）賠償范圍因借閱人保管不善或故意損壞、丟失檔案，導(dǎo)致檔案無法正常使用或造成損失的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償范圍包括檔案的重新整理、復(fù)制、修復(fù)費(fèi)用以及因檔案丟失或損壞給機(jī)關(guān)造成的其他經(jīng)濟(jì)損失。（二）賠償標(biāo)準(zhǔn)1.一般檔案賠償標(biāo)準(zhǔn)按照檔案的實(shí)際價值進(jìn)行賠償。2.重要檔案、機(jī)密檔案賠償標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的重要程度和損失情況，由檔案管理部門會同相關(guān)部門進(jìn)行評估確定，賠償金額一般不低于檔案實(shí)際價值的[X]倍。（三）賠償方式借閱人應(yīng)在接到檔案管理部門的賠償通知后[X]個工作日內(nèi)，將賠償款項(xiàng)支付至指定賬戶。賠償方式可以是現(xiàn)金支付、轉(zhuǎn)賬支付或其他雙方認(rèn)可的方式。