PAGE夜校檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)夜校檔案資料管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案資料在夜校教學(xué)、管理及發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體教職員工及參與夜校學(xué)習(xí)的學(xué)員在教學(xué)、管理、學(xué)習(xí)等活動(dòng)中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本校檔案資料由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案資料應(yīng)如實(shí)反映夜校教學(xué)、管理等活動(dòng)的實(shí)際情況，保證內(nèi)容真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案資料的安全防護(hù)措施，確保檔案資料不丟失、不損壞、不泄露，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定。4.方便利用原則檔案資料的管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高檔案資料的利用效率，滿足教學(xué)、管理及學(xué)員學(xué)習(xí)等工作的需要。二、檔案資料管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理室，負(fù)責(zé)本校檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀及提供利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集負(fù)責(zé)接收各部門和個(gè)人移交的檔案資料，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案整理按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，使其系統(tǒng)化、條理化。3.檔案歸檔將整理好的檔案資料及時(shí)歸入相應(yīng)的檔案類別和保管期限，建立檔案檢索目錄，便于查找和利用。4.檔案保管負(fù)責(zé)檔案資料的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案資料的安全無損。5.檔案統(tǒng)計(jì)對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)準(zhǔn)確地掌握檔案動(dòng)態(tài)，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.檔案鑒定定期對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見。7.檔案銷毀按照規(guī)定程序，對(duì)經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷毀的檔案進(jìn)行銷毀處理，并做好銷毀記錄。8.檔案利用根據(jù)本校教學(xué)、管理及學(xué)員學(xué)習(xí)等工作的需要，及時(shí)、準(zhǔn)確地為利用者提供檔案資料的查閱、借閱等服務(wù)，并做好利用登記工作。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案資料的查詢、借閱等利用工作，提供必要的支持和配合。3.嚴(yán)格遵守檔案資料管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案資料。三、檔案資料的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)本校檔案資料分為以下幾大類：1.教學(xué)檔案教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表等教學(xué)文件。教師教案、教學(xué)課件、教學(xué)總結(jié)等教學(xué)資料。學(xué)員成績(jī)單、考試試卷、實(shí)習(xí)報(bào)告等學(xué)習(xí)成果資料。2.管理檔案學(xué)校行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等行政管理資料。師資隊(duì)伍建設(shè)資料，包括教師招聘、培訓(xùn)、考核等相關(guān)文件。學(xué)員管理資料，如學(xué)員報(bào)名登記表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄等。財(cái)務(wù)檔案，包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、收支憑證等財(cái)務(wù)資料。后勤管理檔案，如校園設(shè)施維護(hù)記錄、物資采購(gòu)清單等。3.科研檔案本校教師及學(xué)員的科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、論文發(fā)表等科研成果資料。4.聲像檔案學(xué)校舉辦各類活動(dòng)的照片、錄像、錄音等聲像資料。5.實(shí)物檔案學(xué)校獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物。（二）編號(hào)方法檔案編號(hào)采用“年度類別流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。例如：2023JX001，表示2023年度教學(xué)類檔案的第1份文件。具體編號(hào)規(guī)則如下：1.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如2023。2.類別：用大寫字母表示檔案類別，如JX（教學(xué)檔案）、GL（管理檔案）。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從001開始依次編號(hào)。四、檔案資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門和個(gè)人應(yīng)在檔案資料形成后及時(shí)收集整理，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門。2.檔案資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。3.對(duì)于重要的、具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔，并確保電子文檔與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。（二）整理方法1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案資料進(jìn)行分類。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便于查找和利用。4.裝訂：對(duì)紙張較多的檔案資料進(jìn)行裝訂，使其整齊美觀，便于保管。五、檔案資料的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案整理情況，及時(shí)將檔案資料歸入相應(yīng)的檔案類別和保管期限。2.歸檔的檔案資料應(yīng)排列有序，編號(hào)清晰，目錄齊全，便于查找和利用。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照電子文件管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管本校制定的重要規(guī)章制度、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃與總結(jié)等行政管理文件。本校教師及學(xué)員獲得的重大科研成果、榮譽(yù)稱號(hào)等相關(guān)資料。需要永久保存的財(cái)務(wù)檔案。2.長(zhǎng)期保管教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表等教學(xué)文件，保管期限為10年。教師教案、教學(xué)課件、教學(xué)總結(jié)等教學(xué)資料，保管期限為5年。學(xué)員成績(jī)單、考試試卷、實(shí)習(xí)報(bào)告等學(xué)習(xí)成果資料，保管期限為3年。師資隊(duì)伍建設(shè)資料，保管期限為5年。學(xué)員管理資料，保管期限為3年。后勤管理檔案，保管期限為5年。3.短期保管學(xué)校臨時(shí)性的行政文件、會(huì)議記錄等，保管期限為12年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。在檔案柜內(nèi)設(shè)置不同類別和保管期限的檔案存放區(qū)域，按照編號(hào)順序排列檔案，便于查找和管理。2.電子檔案建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全性和完整性。對(duì)電子檔案的訪問權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和使用電子檔案。六、檔案資料的利用與借閱（一）利用原則1.檔案資料的利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案資料的正常使用。2.利用檔案資料應(yīng)目的明確，充分發(fā)揮檔案資料在教學(xué)、管理及學(xué)員學(xué)習(xí)等工作中的作用。（二）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理部門查閱檔案資料，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。查閱時(shí)，利用者應(yīng)在查閱登記本上填寫查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱因工作需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案資料。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案資料的查閱、借閱等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用日期、利用者姓名、利用內(nèi)容、歸還日期等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。七、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案資料進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限，提出銷毀意見。（二）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合考慮檔案的保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。2.對(duì)于保管期限已滿的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)進(jìn)行逐卷審查，對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.經(jīng)檔案鑒定小組鑒定批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷