PAGE青海省檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)青海省檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本省實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于青海省行政區(qū)域內(nèi)各級各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）的檔案管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。各級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)；各單位負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性原則。確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，全面反映單位各項(xiàng)工作活動，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。3.便于利用原則。以服務(wù)單位工作和社會發(fā)展為宗旨，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員（一）檔案管理機(jī)構(gòu)1.各級檔案行政管理部門應(yīng)依法履行檔案管理職責(zé)，配備相應(yīng)的工作人員，加強(qiáng)對檔案工作的宏觀管理。2.各單位應(yīng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)具備必要的辦公場所、設(shè)施設(shè)備和安全防護(hù)條件。（二）檔案管理人員1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案專業(yè)知識和技能，熟悉本單位業(yè)務(wù)工作，經(jīng)過檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)并取得相應(yīng)資格證書。2.檔案管理人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，確需調(diào)整時，應(yīng)做好檔案管理工作的交接手續(xù)，確保檔案管理工作的連續(xù)性。三、檔案的收集與整理（一）文件材料的形成與積累1.各單位應(yīng)建立健全文件材料形成、積累、收集和歸檔制度，明確文件材料的收集范圍、責(zé)任部門和人員，確保文件材料齊全完整。2.工作人員在辦理公務(wù)活動中應(yīng)及時將形成的文件材料收集齊全，整理規(guī)范，向本單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交。（二）檔案收集范圍1.反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的文件材料，包括上級文件、本單位文件、會議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)文件、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。2.本單位在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各類載體的文件材料，如紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音錄像、實(shí)物等。3.本單位與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。4.本單位獲得的榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌等實(shí)物檔案。（三）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的原則和方法，對收集到的文件材料進(jìn)行分類、組卷、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表和案卷目錄。3.電子檔案應(yīng)按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全。4.照片、錄音錄像等特殊載體檔案應(yīng)按照其形成規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行整理，編制目錄和說明，注明拍攝時間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。四、檔案的保管（一）保管場所1.各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)符合安全保管要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等設(shè)施設(shè)備。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）檔案裝具1.檔案裝具應(yīng)選用符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案裝具應(yīng)標(biāo)注全宗號、類別號、年度、保管期限等信息，便于檔案的查找和管理。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。2.各單位應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本單位實(shí)際情況，制定檔案保管期限表，明確各類檔案的保管期限。（四）檔案清查與統(tǒng)計(jì)1.各單位應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。清查工作應(yīng)每年進(jìn)行一次，形成清查報(bào)告。2.檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，定期向上級主管部門和檔案行政管理部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和本單位檔案管理制度，確保檔案信息安全。2.服務(wù)優(yōu)先原則。以滿足單位工作和社會利用需求為出發(fā)點(diǎn)，積極提供檔案利用服務(wù)。3.保密原則。對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱利用。單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。查閱檔案時應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱利用。外單位人員因特殊需要借閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。3.檔案復(fù)制。因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理機(jī)構(gòu)印章，并注明出處。（三）利用登記與反饋1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時間、利用人姓名、單位、利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息。2.檔案利用結(jié)束后，利用人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理機(jī)構(gòu)，并反饋利用效果。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對利用反饋信息進(jìn)行整理分析，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則。對擬銷毀的檔案應(yīng)進(jìn)行全面審查，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。2.價(jià)值評估原則。根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合評估檔案的保存價(jià)值。3.集體決策原則。檔案鑒定工作應(yīng)成立鑒定小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案專家等組成，對擬銷毀檔案進(jìn)行集體審議，形成鑒定意見。（二）鑒定方法1.直接鑒定法。鑒定人員應(yīng)逐件審查檔案，根據(jù)檔案的保存價(jià)值確定其是否需要銷毀。2.價(jià)值評估法。對檔案的價(jià)值進(jìn)行量化評估，制定價(jià)值評估標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)評估結(jié)果確定檔案的保管期限和是否需要銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，形成鑒定報(bào)告，提出銷毀意見。2.鑒定報(bào)告經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)編制銷毀清冊，列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、電子檔案管理（一）電子文件的形成與收集1.各單位應(yīng)加強(qiáng)電子文件的形成、積累、收集和歸檔工作，確保電子文件的真實(shí)、完整、可用和安全。2.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行生成和收集，明確電子文件的責(zé)任者、日期、內(nèi)容等信息。（二）電子檔案的整理與存儲1.電子檔案應(yīng)按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.電子檔案應(yīng)存儲在符合安全要求的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）電子檔案的利用與安全管理1.電子檔案的利用應(yīng)通過電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行，確保利用過程的規(guī)范和安全。利用人員應(yīng)具備相應(yīng)的操作權(quán)限，遵守電子檔案利用規(guī)定。2.各單位應(yīng)加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采取防火墻、防病毒、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)措施，防止電子檔案信息泄露、篡改和丟失。八、特殊載體檔案管理（一）照片檔案管理1.照片檔案應(yīng)按照其形成規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行整理，編制照片目錄和說明，注明拍攝時間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。2.照片檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，存儲在電子檔案數(shù)據(jù)庫中，便于查閱和利用。3.照片檔案的保管應(yīng)符合《照片檔案管理規(guī)范》的要求，防止照片褪色、霉變、損壞等。（二）錄音錄像檔案管理1.錄音錄像檔案應(yīng)按照其形成規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行整理，編制目錄和說明，注明錄制時間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。2.錄音錄像檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，存儲在電子檔案數(shù)據(jù)庫中，便于查閱和利用。3.錄音錄像檔案的保管應(yīng)符合《錄音錄像檔案管理規(guī)范》的要求，防止錄音錄像帶變形、損壞、磁粉脫落等。（三）實(shí)物檔案管理1.實(shí)