PAGE局檔案收集管理制度一、總則（一）目的為加強本局檔案收集管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案收集管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。本局檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門不得自行分散保存。2.完整準(zhǔn)確原則。應(yīng)保證檔案內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確，如實反映本局各項工作的歷史過程和實際情況。3.及時歸檔原則。各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，及時將應(yīng)歸檔的文件材料移交綜合檔案室。4.便于利用原則。檔案的收集、整理應(yīng)便于保管和利用，滿足本局各項工作對檔案信息的需求。二、檔案收集范圍（一）文書檔案1.上級機關(guān)來文，包括上級機關(guān)的政策性文件、指令性文件、指導(dǎo)性文件、批復(fù)、通知等。2.本局形成的文件，如本局制定的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、統(tǒng)計報表等。3.本局與其他單位的往來文件，如函件、協(xié)議、合同等。4.本局內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、獎懲等文件材料。5.本局召開的各種會議的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、記錄等。（二）科技檔案1.本局承擔(dān)的科研項目、技術(shù)改造項目、基本建設(shè)項目等形成的文件材料，包括項目立項報告、可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、技術(shù)合同、驗收報告等。2.本局在設(shè)備儀器購置、安裝、調(diào)試、維修等過程中形成的文件材料，包括設(shè)備儀器的說明書、操作規(guī)程、維修記錄等。3.本局在產(chǎn)品生產(chǎn)過程中形成的文件材料，包括產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、質(zhì)量檢驗報告等。（三）會計檔案1.本局的各種會計憑證，如原始憑證、記賬憑證等。2.本局的各種會計賬簿，如總賬冊、明細(xì)賬冊、日記賬冊等。3.本局的各種會計報表，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。4.本局在財務(wù)審計、稅務(wù)申報等過程中形成的文件材料。（四）人事檔案1.本局工作人員的履歷表、自傳、鑒定、考核、考察材料。2.本局工作人員的學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、黨團、獎勵、處分等材料。3.本局工作人員的任免、工資、出國（境）、退休等材料。4.本局工作人員的其他可供組織參考的材料。（五）聲像檔案1.本局在重要活動、會議、調(diào)研等過程中形成的照片、錄音、錄像等材料。2.本局在對外宣傳、交流等活動中形成的宣傳資料、專題片等聲像材料。（六）電子檔案1.本局在辦公自動化過程中形成的電子文件，如電子公文、電子報表、電子圖紙等。2.本局在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)，如業(yè)務(wù)報表數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)審批數(shù)據(jù)等。三、檔案收集要求（一）文件材料的形成1.本局各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的真實、完整、準(zhǔn)確。2.文件材料應(yīng)使用鋼筆、毛筆或中性筆書寫，字跡應(yīng)清晰、工整，不得使用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫紙書寫。3.文件材料應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的紙張，幅面尺寸一般為A4紙（210mm×297mm）。（二）文件材料的整理1.文件材料應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類整理，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。2.文件材料應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行排列，如時間順序、重要程度順序等。3.文件材料應(yīng)進(jìn)行編號、編目，編制卷內(nèi)文件目錄、備考表等，便于查找和利用。（三）文件材料的裝訂1.紙質(zhì)文件材料應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。2.裝訂應(yīng)使用線繩或縫紉機在文件左側(cè)裝訂，不得使用金屬釘裝訂。（四）文件材料的移交1.本局各部門應(yīng)在每年[具體時間]前將上一年度形成的應(yīng)歸檔文件材料移交綜合檔案室。2.移交文件材料時，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)，各執(zhí)一份。3.移交的文件材料應(yīng)符合整理要求，做到分類準(zhǔn)確、排列有序、編目規(guī)范、裝訂整齊。四、檔案收集流程（一）部門收集1.本局各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作，按照檔案收集范圍的要求，定期對本部門形成的文件材料進(jìn)行收集、整理。2.收集到的文件材料應(yīng)進(jìn)行初步整理，按照分類方案進(jìn)行分類，剔除重復(fù)、無用的文件材料，確保文件材料的質(zhì)量。（二）部門審核1.各部門負(fù)責(zé)人對本部門收集整理的文件材料進(jìn)行審核，確保文件材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.審核通過的文件材料應(yīng)進(jìn)行進(jìn)一步整理，編制卷內(nèi)文件目錄、備考表等，準(zhǔn)備移交綜合檔案室。（三）檔案室接收1.綜合檔案室收到各部門移交的文件材料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查文件材料的數(shù)量、質(zhì)量、整理情況等是否符合要求。2.核對無誤后，綜合檔案室應(yīng)在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，并將文件材料入庫保管。（四）特殊情況處理1.對于一些重要的、緊急的文件材料，各部門應(yīng)及時收集整理，并優(yōu)先移交綜合檔案室。2.對于一些涉及機密、敏感的文件材料，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行收集、整理和移交，確保文件材料的安全。五、檔案收集的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.本局辦公室負(fù)責(zé)對各部門檔案收集工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案收集制度的貫徹執(zhí)行。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.各部門檔案收集工作的組織落實情況，包括是否指定專人負(fù)責(zé)、是否按時完成文件材料的收集整理等。2.各部門檔案收集范圍的執(zhí)行情況，包括是否收集齊全應(yīng)歸檔的文件材料、是否存在漏收、錯收等情況。3.各部門檔案收集質(zhì)量情況，包括文件材料的整理質(zhì)量、裝訂質(zhì)量、編目質(zhì)量等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。本局辦公室每年定期對各部門檔案收集工作進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報。2.不定期抽查。本局辦公室不定期對各部門檔案收集工作進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（四）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，本局辦公室應(yīng)及時向相關(guān)部門發(fā)出整改通知，要求限期整改。2.相關(guān)部門應(yīng)按照整改通知的要求，認(rèn)真進(jìn)行整改，并將整改情況及時反饋給本局辦公室。六、檔案收集的獎懲措施（一）獎勵1.對于在檔案收集工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，本局將給予表彰和獎勵。2.表彰和獎勵的形式包括通報表揚、頒發(fā)榮譽證書、給予物質(zhì)獎勵等。（二）懲罰1.對于違反檔案收集制度的部門和個人，本局將視情節(jié)輕重給予批評教育、責(zé)令整改、通