PAGE工程建設(shè)項(xiàng)目檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設(shè)、維護(hù)、改造及管理提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有工程建設(shè)項(xiàng)目，包括新建、改建、擴(kuò)建、技術(shù)改造等各類工程項(xiàng)目。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則公司/組織設(shè)立統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃和指導(dǎo)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作；各項(xiàng)目建設(shè)單位、參建單位按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)本單位項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔等工作。2.同步管理原則工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步，做到項(xiàng)目立項(xiàng)與檔案管理計(jì)劃同步，項(xiàng)目建設(shè)與文件形成積累同步，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。3.真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性原則確保檔案內(nèi)容真實(shí)反映工程建設(shè)實(shí)際情況，涵蓋項(xiàng)目從決策、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收全過(guò)程的各類文件資料，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，圖表清晰規(guī)范。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，定期開(kāi)展檔案工作檢查和考核。3.參與重大工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理方案的制定，對(duì)項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔等工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。4.負(fù)責(zé)接收、保管和提供利用公司/組織工程建設(shè)項(xiàng)目檔案，建立健全檔案檢索體系，確保檔案的安全和完整。5.組織開(kāi)展工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）項(xiàng)目建設(shè)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本單位工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)和具體實(shí)施，明確檔案管理責(zé)任人，配備必要的檔案管理人員和設(shè)施設(shè)備。2.制定本項(xiàng)目檔案管理計(jì)劃和工作方案，確保檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。3.組織、指導(dǎo)和監(jiān)督本項(xiàng)目各參建單位的檔案工作，對(duì)參建單位提交的檔案進(jìn)行審核把關(guān)。4.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中形成的各類文件資料，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。5.在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，完成項(xiàng)目檔案的自查自糾工作，向檔案管理部門(mén)提交檔案驗(yàn)收申請(qǐng)，并配合做好檔案驗(yàn)收工作；項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，及時(shí)將項(xiàng)目檔案移交檔案管理部門(mén)。（三）參建單位職責(zé)1.建立健全本單位工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度，明確檔案管理崗位和人員職責(zé)。2.按照項(xiàng)目建設(shè)單位的要求，負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位承擔(dān)項(xiàng)目建設(shè)任務(wù)過(guò)程中形成的文件資料，并向項(xiàng)目建設(shè)單位移交。3.接受項(xiàng)目建設(shè)單位和檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，確保檔案工作符合相關(guān)要求。4.在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，提供完整、準(zhǔn)確的檔案資料，配合做好項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作。三、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.工程建設(shè)項(xiàng)目各階段應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司/組織的要求，及時(shí)形成各類文件材料。文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和載體。2.項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定，確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步形成，并進(jìn)行有效的備份和存儲(chǔ)。（二）檔案的收集范圍1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)文件、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.設(shè)計(jì)文件包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更通知、技術(shù)交底文件等。3.施工文件包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、工程進(jìn)度報(bào)表、安全文明施工記錄等。4.監(jiān)理文件包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)等。5.竣工驗(yàn)收文件包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書(shū)、工程竣工圖等。6.其他文件與工程建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)的合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函、聲像資料、電子文件等。（三）收集要求1.各參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，及時(shí)收集本單位形成的文件材料，并進(jìn)行分類整理。2.項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)定期對(duì)各參建單位的檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作按時(shí)完成、資料齊全。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)實(shí)行原件歸檔；如無(wú)法提供原件，應(yīng)提供清晰、完整的復(fù)印件，并注明原件存放處和復(fù)印日期，加蓋提供單位公章。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性，便于檔案的保管和利用。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范，便于查找和統(tǒng)計(jì)。3.紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)同步整理，確保兩者內(nèi)容一致、相互對(duì)應(yīng)。（二）整理方法1.分類按照工程建設(shè)項(xiàng)目的階段、專業(yè)、載體等進(jìn)行分類。一般可分為工程前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等大類，每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.組卷根據(jù)文件材料的數(shù)量、來(lái)源、時(shí)間等因素，將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組成一卷或若干卷。卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定的順序排列，一般為批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，正文在前、附件在后，印件在前、定稿在后等。3.編目卷內(nèi)文件應(yīng)編制頁(yè)號(hào)，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表等。卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)等內(nèi)容；備考表應(yīng)注明卷內(nèi)文件的缺損、修改、補(bǔ)充等情況。4.裝訂紙質(zhì)檔案應(yīng)采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于保管和查閱。（三）歸檔要求1.各參建單位應(yīng)在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，定期將整理好的檔案移交項(xiàng)目建設(shè)單位。項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，完成全部檔案的整理和歸檔工作，并向檔案管理部門(mén)提交檔案歸檔清單。2.歸檔的檔案應(yīng)編制檔案目錄，建立電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案目錄的信息化管理，便于快速檢索和查詢。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案分類方案，對(duì)接收的檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)和存放，建立檔案實(shí)體分類庫(kù)，確保檔案存放有序、查找方便。五、檔案的保管與利用（一）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，并配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.對(duì)電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，進(jìn)行定期備份和異地存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限管理制度，確保電子檔案的安全保密。（二）利用要求1.建立健全檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、程序和審批權(quán)限。檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.外單位人員因特殊原因需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理部門(mén)的規(guī)定，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。4.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案利用情況，及時(shí)做好檔案利用登記工作，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。對(duì)檔案利用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理和反饋。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，對(duì)已超過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目建設(shè)單位相關(guān)人員、專業(yè)技術(shù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)和處理建議。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、保管狀況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析和評(píng)估，確定檔案的保管期限和保存價(jià)值。2.對(duì)于保管期限已滿的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否仍具有查考利用價(jià)值。對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷毀審批表，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清單，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。檔案銷毀清單應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)審核簽字，并報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)和相關(guān)部門(mén)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案銷毀清單，確保銷毀的檔案與清單一致，防止檔案丟失或遺漏未銷毀。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清單歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀全過(guò)程的信息化管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為公司/組織的工程建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)提供及時(shí)、準(zhǔn)確、便捷的檔案信息支持。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案收集管理模塊實(shí)現(xiàn)檔案收集任務(wù)的下達(dá)、跟蹤和統(tǒng)計(jì)，各參建單位可通過(guò)系統(tǒng)上傳檔案資料，項(xiàng)目建設(shè)單位進(jìn)行審核和接收。2.檔案整理模塊提供檔案分類、組卷、編目等功能，支持紙質(zhì)檔案和電子檔案的同步整理，生成規(guī)范的檔案目錄和電子文件。3.檔案存儲(chǔ)管理模塊對(duì)檔案實(shí)體和電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)管理，記錄檔案的存放位置、保管期限等信息，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和定位。4.檔案利用模塊提供檔案在線查閱、借閱、下載等功能，設(shè)置權(quán)限管理，確保檔案利用的安全和規(guī)范。同時(shí)，記錄檔案利用情況，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。5.檔案鑒定與銷毀模塊對(duì)檔案進(jìn)行鑒定評(píng)估，生成檔案鑒定報(bào)告和銷毀清單，按照規(guī)定程序進(jìn)行檔案銷毀操作，并記錄銷毀過(guò)程。6.系統(tǒng)管理模塊包括用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)日志管理等功能，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案整理和歸檔要求，及時(shí)將檔案目錄和電子文件錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)補(bǔ)充新形成的檔案信息，刪除已銷毀或不再保存的檔案數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案情況一致。（四）安全保障1.建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)的安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。2.采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等安全措施，保障系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全。對(duì)系統(tǒng)用戶進(jìn)行身份認(rèn)證和權(quán)限管理，嚴(yán)格控制用戶對(duì)檔案數(shù)據(jù)的訪問(wèn)。3.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。做好數(shù)據(jù)備份工作，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理歸檔情況、檔案保管利用情況等。2.項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本項(xiàng)目各參建單位檔案工作的日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正檔案工作中存在的問(wèn)題。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)下達(dá)整改通知書(shū)，責(zé)令相關(guān)單位限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。（二）考核評(píng)價(jià)1.