PAGE萬隆檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強萬隆公司檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于萬隆公司總部及各分支機構(gòu)、子公司的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確、客觀地反映公司的各項活動。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理部門，負責(zé)公司檔案的集中管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時、準(zhǔn)確和完整。2.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，按照檔案管理部門的要求提供相關(guān)檔案資料。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下幾類：1.行政管理類：包括公司文件、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)等。2.人事管理類：包括員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核等。3.財務(wù)管理類：包括財務(wù)報表、會計憑證、審計報告等。4.市場營銷類：包括市場調(diào)研報告、銷售合同、客戶資料等。5.技術(shù)研發(fā)類：包括研發(fā)項目資料、技術(shù)文檔、專利證書等。6.生產(chǎn)管理類：包括生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗報告等。7.其他類：包括與公司經(jīng)營活動相關(guān)的其他各類檔案。（二）檔案編號檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則，便于檔案的管理和查詢。檔案編號由檔案管理部門統(tǒng)一編制，具體編號方法如下：1.一級編號：按照檔案分類設(shè)置，如行政管理類為“A”，人事管理類為“B”等。2.二級編號：按照檔案形成時間或順序設(shè)置，如年份順序、項目編號等。3.三級編號：按照檔案的具體內(nèi)容或順序設(shè)置，如文件序號、員工編號等。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，定期將本部門形成的檔案資料收集整理，并移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)主動收集公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位形成的與公司經(jīng)營活動有關(guān)的檔案資料。3.對于重要的檔案資料，檔案管理部門應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保檔案的及時收集。（二）檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類和編號要求，對收集到的檔案資料進行分類整理。2.檔案整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.在檔案整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無效的文件，對破損的文件進行修復(fù)或復(fù)制。五——九、檔案的保管、鑒定、銷毀、利用、統(tǒng)計（一）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。4.對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲介質(zhì)進行備份，并定期進行數(shù)據(jù)維護和更新。（二）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價值和歷史意義，對檔案進行全面評估，確定檔案的保管期限。（三）檔案銷毀1.對于已到保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行銷毀，確保檔案信息的徹底銷毀。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。（四）檔案利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定為查閱人員提供檔案，并做好查閱記錄。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案。4.公司外部單位或個人因工作需要查閱檔案時，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱檔案。查閱檔案時，應(yīng)按照公司的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（五）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、完整，定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。十、檔案的信息化管理（如果適用）（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理的效率和水平，為公司的決策提供及時、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.檔案管理信息化系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計等功能，確保檔案信息的安全。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照檔案分類和編號要求進行存儲，確保電子檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲介質(zhì)進行備份，并定期進行數(shù)據(jù)維