PAGE檔案室管理制度標(biāo)語牌一、總則1.目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的科學(xué)管理，確保檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。3.基本原則檔案管理工作應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性、保密性和便利性的原則，確保檔案能夠真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)，便于查閱和利用。二、檔案管理職責(zé)1.檔案室職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。集中統(tǒng)一管理本公司/組織各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目和檢索等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司/組織的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營等提供有效的信息支持。定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷改進(jìn)工作方法和提高管理水平。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案移交檔案室集中保管。配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，并接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。三、檔案的收集與整理1.收集范圍本公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。本公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件材料。本公司/組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。本公司/組織的科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本等。本公司/組織的人事檔案、工資檔案、獎(jiǎng)懲檔案等。本公司/組織的財(cái)務(wù)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)檔案。其他具有保存價(jià)值需歸檔的材料。2.收集要求各部門應(yīng)建立健全檔案收集制度，明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集上來。檔案收集應(yīng)做到全面、及時(shí)、準(zhǔn)確，避免遺漏重要文件材料。對(duì)收集到的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行初步審核，確保其真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。4.整理方法文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄?？萍紮n案按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類整理，建立檔案案卷目錄。人事檔案按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理。財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理。業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，參照相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。四、檔案的鑒定與保管1.鑒定工作檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門人員參加。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間及利用價(jià)值等因素，綜合分析判斷檔案的保管期限。對(duì)已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，提出存毀意見，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要是反映本公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。長期保管的檔案是反映本公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案是反映本公司/組織一般工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。3.保管要求根據(jù)檔案的性質(zhì)和特點(diǎn)，選擇適宜的保管設(shè)備和環(huán)境，確保檔案的安全。檔案室應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等設(shè)施設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。對(duì)電子檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)加密等措施，確保電子檔案的安全和完整。檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。建立檔案保管賬目，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。五、檔案的查閱與借閱1.查閱規(guī)定本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案室查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等。查閱機(jī)密檔案，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。2.借閱規(guī)定因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容和期限，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)對(duì)所借檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。歸還檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完整無損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與編目1.統(tǒng)計(jì)工作檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、全面，定期向上級(jí)主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。利用檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，分析檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，為改進(jìn)檔案管理工作提供依據(jù)。2.編目工作檔案室應(yīng)根據(jù)檔案整理的結(jié)果，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。檔案目錄應(yīng)包括檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等內(nèi)容，索引應(yīng)根據(jù)不同的檢索需求進(jìn)行編制。定期對(duì)檔案檢索工具進(jìn)行更新和維護(hù)，確保其準(zhǔn)確性和完整性。七、檔案的保密與安全1.保密制度檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，限制查閱和使用范圍。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，防止因工作失誤或疏忽導(dǎo)致檔案泄密。對(duì)違反保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。2.安全措施檔案室應(yīng)加強(qiáng)安全管理，制定安全制度，落實(shí)安全責(zé)任。定期對(duì)檔案室的安全設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。加強(qiáng)對(duì)檔案室的人員進(jìn)出管理，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案室。做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。八、檔案的信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理的效率和水平。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、保管、查閱、借閱等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.信息化管理要求加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備必要的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等硬件設(shè)施。選用適合本公司/組織檔案管理需求的檔案管理軟件，確保軟件的功能滿足檔案管理工作的要求。做好檔案數(shù)據(jù)的錄入、審核、備份等工作，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整和安全。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，提高