PAGE能源公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強能源公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于能源公司總部及所屬各部門、各分支機構(gòu)、各子公司的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指能源公司在各項活動中直接形成的對公司具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理公司各項活動中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.服務(wù)性原則：檔案管理工作應(yīng)緊密圍繞公司中心工作，為公司各項決策和業(yè)務(wù)活動提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和具體實施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。2.指導(dǎo)各部門、各分支機構(gòu)、各子公司的檔案管理工作，對檔案管理人員進行培訓(xùn)。3.定期對檔案進行檢查、清點、核對，確保檔案的安全和完整。4.做好檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地填報檔案統(tǒng)計報表。5.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司各項工作提供檔案服務(wù)。6.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護和管理，確保檔案管理工作的正常開展。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的真實、完整和準(zhǔn)確。2.明確一名檔案兼職管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，并接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.配合公司檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，及時提供所需檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等。2.公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動中形成的文件材料，包括規(guī)劃計劃、生產(chǎn)調(diào)度、安全管理、質(zhì)量管理、市場營銷、財務(wù)管理、人力資源管理等方面的文件。3.公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等文件材料。4.公司科研、技術(shù)創(chuàng)新活動中形成的文件材料，如科研項目立項報告、研究成果報告、專利證書等。5.公司基本建設(shè)項目中形成的文件材料，如項目可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗收報告等。6.公司黨群工作中形成的文件材料，如黨委文件、工會文件、共青團文件等。7.公司各類會議中形成的文件材料，如會議通知、會議紀(jì)要、決議等。8.公司領(lǐng)導(dǎo)和員工的重要講話、報告、批示等文件材料。9.公司獲得的各類榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案。10.其他對公司具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在各項活動中形成的文件材料，并定期移交公司檔案管理部門。2.收集的文件材料應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽署完備，載體和記錄方式應(yīng)符合檔案管理要求。3.對具有保存價值的電子文件，應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，確保檔案整理的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類整理，采用“件”的整理方式，以每份文件為一件，進行編號、編目、裝訂等。2.科技檔案：按照項目階段專業(yè)進行分類整理，建立項目檔案卷冊，對項目文件進行編號、編目、裝盒等。3.會計檔案：按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進行分類整理，按照年度順序裝訂成冊，編目造冊。4.電子檔案：按照檔案類別和存儲格式進行分類整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進行備份存儲，確保電子檔案的安全和完整。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案應(yīng)在項目結(jié)束后三個月內(nèi)完成歸檔工作。3.會計檔案應(yīng)在會計年度終了后，由財務(wù)部門保管一年，期滿后移交公司檔案管理部門保管。4.其他檔案應(yīng)在形成后及時歸檔。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)將整理好的檔案按照歸檔時間要求，及時移交公司檔案管理部門歸檔。2.移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門應(yīng)對歸檔的檔案進行認(rèn)真審核，對不符合歸檔要求的檔案，應(yīng)退回原部門重新整理。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。2.確定檔案保管期限的原則：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管；凡是反映公司一般工作活動，在一定時期內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。（四）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進行分類上架存放，標(biāo)識清晰，便于查找。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)，異地存放，確保電子檔案的安全。4.對實物檔案應(yīng)進行妥善保管，設(shè)立專門的實物檔案陳列室或?qū)９?，展示公司的榮譽和歷史。（五）檔案保管期限的變更與鑒定1.檔案保管期限確需變更的，由檔案管理部門提出申請，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行調(diào)整。2.公司定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組，對檔案進行逐卷、逐件審查，提出存毀意見。3.對失去保存價值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀工作的安全和徹底。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的。2.公司員工因個人學(xué)習(xí)、研究等需要查閱檔案的。3.外單位因工作需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱檔案：利用者可到檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。查閱紙質(zhì)檔案時，應(yīng)在檔案查閱登記表上填寫查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息；查閱電子檔案時，應(yīng)遵守電子檔案使用規(guī)定，不得擅自復(fù)制、修改、刪除電子檔案。2.借閱檔案：因工作需要借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、圈劃、污損檔案，不得擅自復(fù)制檔案。歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性。3.檔案復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，須填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門批準(zhǔn)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的復(fù)制份數(shù)和格式進行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋檔案管理專用章。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行詳細(xì)登記，包括利用時間、利用者姓名、利用內(nèi)容、利用方式等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查考。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作的信息化管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司各項工作提供及時、準(zhǔn)確、便捷的檔案信息服務(wù)。3.實現(xiàn)檔案信息資源的共享，促進公司內(nèi)部各部門之間的信息交流和協(xié)同工作。（二）信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案數(shù)據(jù)錄入、存儲、查詢、統(tǒng)計、報表生成等功能，滿足檔案管理工作的實際需要。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)采用安全可靠的技術(shù)架構(gòu)和數(shù)據(jù)存儲方式，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和保密。3.加強對檔案管理信息系統(tǒng)的維護和管理，定期進行系統(tǒng)升級和數(shù)據(jù)備份，確保系統(tǒng)的正常運行。4.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，提高信息化管理水平。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照檔案類別和存儲格式進行分類整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進行備份存儲，確保電子檔案的安全和完整。2.電子檔案的元數(shù)據(jù)信息應(yīng)與電子檔案同步收集、整理和歸檔，確保元數(shù)據(jù)信息的真實、準(zhǔn)確和完整。3.電子檔案應(yīng)采用加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等安全措施，防止電子檔案的丟失、損壞和泄密。4.電子檔案的利用應(yīng)遵循電子檔案使用規(guī)定，通過檔案管理信息系統(tǒng)進行查閱、借閱和復(fù)制等操作，確保電子檔案的合法使用。七、檔案的保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司保密制度，保守檔案秘密。2.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等保密措施。3.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，檔案管理人員不得擅自將檔案提供給外單位或個人查閱、借閱、復(fù)制。4.檔案管理人員在工作中形成的檔案管理記錄、統(tǒng)計報表等，應(yīng)妥善保管，不得泄露。（二）安全制度1.加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案庫房的安全。