PAGE法庭檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強法庭檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，保障司法工作的正常開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本法庭檔案室的檔案管理工作，包括各類案件檔案、行政文件、業(yè)務資料等的收集、整理、保管、查閱和利用。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：法庭檔案室對各類檔案實行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則：采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為法庭工作和社會公眾提供便捷的檔案服務。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.負責制定和完善法庭檔案室管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理法庭各類檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務水平。4.開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為法庭工作和社會公眾提供檔案利用服務。5.加強對檔案管理人員的培訓和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)和工作能力。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整和準確。2.按照檔案管理要求，對本部門形成的文件材料進行分類、整理和裝訂，定期向檔案室移交。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負責對本部門檔案管理工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保檔案管理工作符合要求。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本法庭檔案室管理制度，嚴格遵守檔案管理工作紀律。2.負責檔案資料的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的規(guī)范化、標準化。3.做好檔案的保管和保護工作，定期對檔案進行檢查、清點和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施處理。4.負責檔案的查閱、借閱登記和利用服務工作，按照規(guī)定程序辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全和保密。5.積極參與檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為法庭工作和社會公眾提供有價值的檔案資料。6.完成領導交辦的其他檔案管理工作任務。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.各類案件檔案，包括立案、審判、執(zhí)行等各個環(huán)節(jié)形成的文件材料。2.法庭的行政文件、工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄等。3.業(yè)務資料，如法律法規(guī)、司法解釋、典型案例、調(diào)研成果等。4.其他與法庭工作相關(guān)的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.檔案形成部門應按照檔案管理要求，對文件材料進行分類整理，確保文件材料的準確性和規(guī)范性。3.對于重要案件和重大事項形成的檔案，應及時收集并進行重點整理。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化管理和信息檢索。（四）整理方法1.分類：按照案件類別、年度、保管期限等進行分類。2.編號：對每一份檔案進行編號，確保檔案編號的唯一性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案保管（一）保管場所1.法庭檔案室應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式，確保檔案的安全和完整。2.對紙質(zhì)檔案應按照分類、編號順序上架存放，便于查找和利用。3.對電子檔案應進行備份存儲，存儲介質(zhì)應定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括具有重要歷史價值、法律價值和社會價值的檔案。3.長期保管的檔案保管期限為30年至50年。4.短期保管的檔案保管期限為10年至30年。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號、題名、日期、保管期限等信息，以及檔案的保管狀況，如是否有損壞、霉變、丟失等情況。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應及時進行處理，并做好記錄。五、檔案查閱與利用（一）查閱范圍1.本法庭工作人員因工作需要查閱檔案。2.當事人、代理人及其他相關(guān)人員因訴訟等需要查閱檔案。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)及其他單位因工作需要查閱檔案。4.社會公眾因特殊情況需要查閱檔案。（二）查閱程序1.查閱人應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案室審核。3.檔案室對申請表進行審核，符合查閱條件的，予以批準，并安排專人負責查閱服務。4.查閱人應在指定地點查閱檔案，查閱過程中應遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復制檔案。5.查閱完畢后，查閱人應及時歸還檔案，由檔案室工作人員進行核對和簽收。（三）借閱程序1.借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案室審核。3.檔案室對申請表進行審核，符合借閱條件的，予以批準，并辦理借閱手續(xù)。4.借閱人應按照規(guī)定期限歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱期間，借閱人應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘抄檔案內(nèi)容。（四）利用限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制查閱和利用范圍。2.正在審理的案件檔案，未經(jīng)法庭許可，不得查閱和利用。3.檔案查閱和利用應遵循合法、合理、必要的原則，不得損害法庭利益和他人合法權(quán)益。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合法庭工作實際，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由法庭領導、檔案室負責人及相關(guān)業(yè)務部門人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進行逐件審查，確定其價值和保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、內(nèi)容、形式等因素，綜合分析檔案的價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)法庭領導審批后，按照規(guī)定程序進行銷毀。3.檔案銷毀應采用焚燒或粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，并做好記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、管理和利用。2.提高檔案管理工作效率和服務水平，為法庭工作和社會公眾提供便捷的檔案信息服務。（二）信息化建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設：開發(fā)檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的分類、編目、檢索、借閱等功能。3.網(wǎng)絡建設：建立檔案管理內(nèi)部網(wǎng)絡，實現(xiàn)檔案信息的共享和傳輸。（三）信息化管理要求1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，確保系統(tǒng)