PAGE檔案三個一制度模板一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本“檔案三個一制度”。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映公司各項工作的實際情況，嚴禁虛假信息進入檔案。3.完整性原則全面收集公司在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司內(nèi)部各部門及員工查閱和利用檔案，充分發(fā)揮檔案的價值。二、檔案整理規(guī)范（一）檔案分類1.行政檔案包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議記錄，公司章程，管理制度，行政公文，工作計劃與總結(jié)，人事檔案，資質(zhì)證書，榮譽證書等。2.財務(wù)檔案涵蓋會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料、資金管理文件等。3.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型，分為市場營銷檔案（市場調(diào)研、銷售合同、客戶資料等）、項目管理檔案（項目立項文件、項目計劃、項目進度報告、項目驗收文件等）、技術(shù)研發(fā)檔案（研發(fā)項目文檔、技術(shù)方案、專利文件等）、生產(chǎn)管理檔案（生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量控制文件等）等。4.合同檔案各類采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等，按照合同類別和簽訂時間順序進行整理。（二）檔案編號1.采用分類編號法，對每一類檔案進行單獨編號。編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和檢索。2.編號格式為：類別代碼年度流水號。例如，行政檔案編號為XZ20XX001，其中“XZ”為行政檔案類別代碼，“20XX”為年份，“001”為流水號。（三）檔案裝訂1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照一定順序進行裝訂，確保整齊牢固。2.裝訂順序一般為：封面、目錄、正文、封底。3.采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂線寬度不超過15mm。4.對于紙張較大或較多的文件，應(yīng)進行折疊或裁剪，使其大小符合A4規(guī)格，并保持整齊。（四）檔案編目1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。2.目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊，便于查閱。3.電子檔案應(yīng)建立相應(yīng)的電子目錄，目錄信息應(yīng)與紙質(zhì)檔案目錄一致，并定期進行更新維護。三、檔案保管要求（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.庫房內(nèi)配備必要的消防器材、溫濕度監(jiān)測設(shè)備、防蟲藥品、防盜設(shè)施等。（二）檔案上架1.按照檔案類別和編號順序，將檔案上架存放，便于查找和管理。2.檔案架應(yīng)標明檔案類別、編號范圍等信息，確保檔案存放有序。3.對于珍貴檔案或易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、密封保存等。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中存儲和管理。2.電子檔案應(yīng)進行分類存儲，存儲路徑應(yīng)清晰明確，便于查找和調(diào)用。3.定期對電子檔案進行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。4.嚴格控制電子檔案的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和使用電子檔案。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。2.清查內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時進行處理。3.編制檔案清查報告，報告內(nèi)容包括清查情況、存在問題及處理建議等，并提交公司領(lǐng)導審閱。四、檔案借閱與利用（一）借閱申請1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息。2.《檔案借閱申請表》應(yīng)由申請人所在部門負責人簽字審批，重要檔案需經(jīng)公司領(lǐng)導批準。（二）借閱登記1.檔案管理部門在收到《檔案借閱申請表》后，應(yīng)進行審核登記，記錄借閱人的姓名、部門、借閱檔案名稱、編號、借閱時間、歸還時間等信息。2.借閱人憑《檔案借閱申請表》和有效證件到檔案管理部門領(lǐng)取檔案。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案或機密檔案的借閱期限根據(jù)具體情況確定，最長不超過[X]個工作日。（四）借閱歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明原因，并辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案歸還時，檔案管理部門應(yīng)進行認真核對，檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責任。（五）檔案利用1.公司內(nèi)部人員可以根據(jù)工作需要，在檔案管理部門指定的場所查閱和利用檔案。2.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案利用過程中，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播、泄露檔案內(nèi)容。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人及檔案管理人員組成，負責對檔案進行定期鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、價值等因素，確定檔案的保管期限，保管期限分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）。2.具有重要歷史價值、反映公司核心業(yè)務(wù)、對公司發(fā)展有重大影響的檔案應(yīng)列為永久保管；對公司一定時期內(nèi)的工作有參考價值的檔案列為長期保管；只在短期內(nèi)有利用價值的檔案列為短期保管。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進行審查，逐份確定檔案的保管期限。2.對于保管期限已滿或失去保存價值的檔案，填寫《檔案鑒定銷毀申請表》，說明檔案名稱、編號、形成時間、保管期限、鑒定意見等信息。3.《檔案鑒定銷毀申請表》經(jīng)檔案鑒定工作小組組長簽字后，報公司領(lǐng)導審批。（四）銷毀實施1.經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，檔案管理部門負責組織檔案銷毀工作。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.銷毀檔案應(yīng)采用適當?shù)姆绞?，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、時間、地點、監(jiān)銷人等信息。（五）銷毀記錄保存檔案銷毀記錄應(yīng)長期保存，以備查閱。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本制度要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、借閱、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.將檔案管理工作納入公司績效考核體系，對各部門及員工的檔案管理工作進行考核評價。2.考核指標包括檔案管理工作的規(guī)范性、檔案的完整性和準確性、檔案利用效率、檔案安全保密等方面。3.根據(jù)考核結(jié)果，對檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門