PAGE應(yīng)急工作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司應(yīng)急工作檔案管理，規(guī)范應(yīng)急檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保應(yīng)急檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為公司應(yīng)急管理工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門(mén)在應(yīng)急管理工作中形成的各類檔案，包括應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急演練記錄、應(yīng)急事件報(bào)告與處理文件、應(yīng)急物資儲(chǔ)備記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：應(yīng)急工作檔案由公司指定的檔案管理部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：應(yīng)急檔案應(yīng)如實(shí)反映應(yīng)急管理工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.及時(shí)歸檔原則：對(duì)應(yīng)急工作中形成的各類文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集、整理和歸檔，防止文件材料的散失。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檢索、查詢和利用，提高應(yīng)急管理工作的效率和決策的科學(xué)性。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善應(yīng)急工作檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)應(yīng)急檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案質(zhì)量。3.集中統(tǒng)一保管公司應(yīng)急工作檔案，建立健全檔案保管制度，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)應(yīng)急檔案的分類、編號(hào)、編目、上架等整理工作，編制檢索工具，方便檔案查詢利用。5.根據(jù)公司應(yīng)急管理工作需要，及時(shí)提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.定期對(duì)應(yīng)急檔案進(jìn)行鑒定和統(tǒng)計(jì)，按照規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀和移交。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)應(yīng)急工作文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整。2.明確專人負(fù)責(zé)應(yīng)急檔案管理工作，按照檔案管理部門(mén)的要求，按時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。3.在應(yīng)急事件處理過(guò)程中，及時(shí)形成并妥善保管相關(guān)文件材料，為檔案歸檔提供準(zhǔn)確、完整的原始資料。4.配合檔案管理部門(mén)做好應(yīng)急檔案的查閱、借閱等工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案收集（一）收集范圍1.應(yīng)急預(yù)案類：包括綜合應(yīng)急預(yù)案、專項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案、現(xiàn)場(chǎng)處置方案等，以及應(yīng)急預(yù)案的修訂記錄。2.應(yīng)急演練類：演練計(jì)劃、演練方案、演練記錄（含文字、圖片、視頻等）、演練評(píng)估報(bào)告等。3.應(yīng)急事件類：事件報(bào)告（包括事件發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過(guò)、影響等）、事件調(diào)查處理文件（如調(diào)查報(bào)告、處理決定等）、事件相關(guān)的各種證據(jù)材料（如照片、錄音、錄像、證人證言等）。4.應(yīng)急物資儲(chǔ)備類：物資清單、采購(gòu)合同、出入庫(kù)記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、物資使用情況報(bào)告等。5.應(yīng)急救援隊(duì)伍類：隊(duì)伍組建文件、人員名單、培訓(xùn)記錄、考核記錄、救援行動(dòng)記錄等。6.與應(yīng)急管理工作相關(guān)的其他文件材料，如上級(jí)主管部門(mén)的應(yīng)急工作要求、通知、函件等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)在應(yīng)急工作結(jié)束后或相關(guān)文件材料形成之日起[X]個(gè)工作日內(nèi)，將收集到的文件材料移交至檔案管理部門(mén)。2.移交的文件材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照檔案管理部門(mén)的要求進(jìn)行存儲(chǔ)和移交。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.應(yīng)急預(yù)案類：按照綜合應(yīng)急預(yù)案、專項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案、現(xiàn)場(chǎng)處置方案的類別進(jìn)行分類。2.應(yīng)急演練類：按照演練類型（桌面演練、實(shí)戰(zhàn)演練等）、演練項(xiàng)目進(jìn)行分類。3.應(yīng)急事件類：按照事件性質(zhì)（自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件、社會(huì)安全事件等）、事件發(fā)生時(shí)間順序進(jìn)行分類。4.應(yīng)急物資儲(chǔ)備類：按照物資種類（如消防器材、防護(hù)用品、救援設(shè)備等）進(jìn)行分類。5.應(yīng)急救援隊(duì)伍類：按照隊(duì)伍類型（專業(yè)救援隊(duì)伍、兼職救援隊(duì)伍等）進(jìn)行分類。（二）編號(hào)規(guī)則1.應(yīng)急預(yù)案類：編號(hào)格式為“YJ[預(yù)案類別代碼][年份][序號(hào)]”，其中“YJ”代表應(yīng)急，“預(yù)案類別代碼”根據(jù)綜合、專項(xiàng)、現(xiàn)場(chǎng)處置方案分別用“ZH”“ZX”“XC”表示，“年份”為預(yù)案編制或修訂年份，“序號(hào)”為該類預(yù)案的順序號(hào)。2.應(yīng)急演練類：編號(hào)格式為“YL[演練類型代碼][年份][序號(hào)]”，“YL”代表演練，“演練類型代碼”根據(jù)桌面演練、實(shí)戰(zhàn)演練分別用“ZM”“SZ”表示，“年份”為演練年份，“序號(hào)”為該次演練的順序號(hào)。3.應(yīng)急事件類：編號(hào)格式為“SJ[事件性質(zhì)代碼][年份][序號(hào)]”，“SJ”代表事件，“事件性質(zhì)代碼”根據(jù)自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件、社會(huì)安全事件分別用“ZR”“SG”“WS”“SA”表示，“年份”為事件發(fā)生年份，“序號(hào)”為該事件的順序號(hào)。4.應(yīng)急物資儲(chǔ)備類：編號(hào)格式為“WZ[物資種類代碼][年份][序號(hào)]”，“WZ”代表物資，“物資種類代碼”根據(jù)消防器材、防護(hù)用品、救援設(shè)備等分別用“XF”“FH”“JY”等表示，“年份”為物資相關(guān)記錄年份，“序號(hào)”為該物資記錄的順序號(hào)。5.應(yīng)急救援隊(duì)伍類：編號(hào)格式為“DW[隊(duì)伍類型代碼][年份][序號(hào)]”，“DW”代表隊(duì)伍，“隊(duì)伍類型代碼”根據(jù)專業(yè)救援隊(duì)伍、兼職救援隊(duì)伍分別用“ZY”“JZ”表示，“年份”為隊(duì)伍相關(guān)記錄年份，“序號(hào)”為該隊(duì)伍記錄的順序號(hào)。（三）編目要求1.編制檔案目錄，包括檔案號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。2.檔案題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容，簡(jiǎn)潔明了。3.日期應(yīng)填寫(xiě)文件材料的形成日期或事件發(fā)生日期。4.保管期限根據(jù)檔案的重要性和保存價(jià)值，分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）。5.密級(jí)根據(jù)文件材料的保密要求，分為絕密、機(jī)密、秘密。五、檔案保管（一）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，按照編號(hào)順序排列，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（二）保管環(huán)境1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，并配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.庫(kù)房溫度應(yīng)控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在[X]%[X]%之間。（三）檔案清查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況與檔案目錄一致。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。六、檔案利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱應(yīng)急檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及公司機(jī)密的應(yīng)急檔案，查閱人需經(jīng)公司保密管理部門(mén)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門(mén)指定地點(diǎn)查閱，查閱過(guò)程中不得擅自摘抄、復(fù)制。3.外部單位查閱公司應(yīng)急檔案，需持有單位介紹信，注明查閱目的和查閱范圍，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱應(yīng)急檔案的，需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等，確保檔案的安全和完整。4.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。（三）復(fù)制要求1.因工作需要復(fù)制應(yīng)急檔案的，需填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理復(fù)制手續(xù)。2.復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案管理部門(mén)統(tǒng)一提供的設(shè)備和紙張，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。3.復(fù)制的檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行編號(hào)、編目，并與原件一同保管。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和重要性，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。保管期限已滿且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，可進(jìn)行銷毀。2.鑒定工作應(yīng)組成由檔案管理部門(mén)人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和公司分管領(lǐng)導(dǎo)參加的鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估。（二）銷毀程序1.鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷毀申請(qǐng)