PAGE民營醫(yī)院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強民營醫(yī)院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院管理、醫(yī)療、教學(xué)、科研等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于民營醫(yī)院各科室、部門及全體員工在工作中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案實行集中統(tǒng)一管理，由醫(yī)院綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.完整性原則：確保檔案內(nèi)容的全面、完整，反映醫(yī)院各項工作的真實面貌。3.準(zhǔn)確性原則：保證檔案信息的準(zhǔn)確無誤，便于查詢和利用。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善醫(yī)院檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理醫(yī)院各類檔案，包括文書檔案、醫(yī)療檔案、科研檔案、教學(xué)檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進行檢查和維護。6.按照規(guī)定對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和準(zhǔn)確性。7.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為醫(yī)院各項工作提供檔案信息支持。（二）各科室、部門檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本科室、部門檔案的收集、整理、初步分類，并定期移交綜合檔案室。2.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查詢、利用等工作。3.對本科室、部門形成的檔案材料進行保密，防止檔案信息泄露。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：包括醫(yī)院的各類文件、通知、報告、決議、紀(jì)要等。2.醫(yī)療檔案：患者的病歷、檢查報告、診斷證明、治療記錄等。3.科研檔案：科研項目立項申請書、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、科研成果等。4.教學(xué)檔案：教學(xué)計劃、教案、講稿、學(xué)生成績等。5.人事檔案：員工的個人簡歷、學(xué)歷證書、職稱證書、考核記錄等。6.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。7.設(shè)備檔案：設(shè)備購置合同、說明書、維修記錄等。8.基建檔案：醫(yī)院建設(shè)項目的規(guī)劃設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗收報告等。9.其他檔案：醫(yī)院在各項工作中形成的具有保存價值的其他文件材料。（二）收集要求1.各科室、部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集上來。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行收集和保存，確保電子文件的可讀性和完整性。（三）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、問題等進行分類整理，編制卷內(nèi)目錄和案卷目錄。2.醫(yī)療檔案：按照患者姓名、病歷號等進行整理，建立病歷檔案庫。3.科研檔案：按照科研項目類別、階段等進行整理，建立科研檔案目錄。4.教學(xué)檔案：按照教學(xué)課程、學(xué)期等進行整理，建立教學(xué)檔案索引。5.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定進行整理歸檔。6.財務(wù)檔案：按照會計檔案管理辦法進行整理裝訂。7.設(shè)備檔案：按照設(shè)備名稱、型號等進行整理，建立設(shè)備檔案清單。8.基建檔案：按照建設(shè)項目階段、專業(yè)等進行整理，建立基建檔案索引。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映醫(yī)院主要職能活動和歷史面貌的，對醫(yī)院有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映醫(yī)院一般工作活動，在較長時間內(nèi)對醫(yī)院工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映醫(yī)院一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對醫(yī)院工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（二）保管條件1.綜合檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等要求。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找。（三）檔案的清點與檢查1.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進行清點，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確。2.每年應(yīng)對檔案進行全面檢查，檢查檔案的保管狀況、有無損壞、字跡是否清晰等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合醫(yī)院實際情況，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，從醫(yī)院工作的實際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷檔案的價值。2.參考檔案的保管期限表，結(jié)合實際情況，確定檔案的保管期限是否合理。3.征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，了解檔案在實際工作中的利用價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進行，并實行監(jiān)銷制度。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)妥善保管，以備查考。六、檔案的利用（一）利用范圍1.醫(yī)院內(nèi)部各科室、部門在工作中需要查閱檔案的。2.醫(yī)院員工因個人需要查閱本人檔案的。3.外單位因工作需要查閱醫(yī)院檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.醫(yī)院內(nèi)部查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在科室、部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.醫(yī)院員工查閱本人檔案，應(yīng)持有效證件到綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。3.外單位查閱醫(yī)院檔案，應(yīng)提前向醫(yī)院提出書面申請，并說明查閱目的、范圍等，經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時應(yīng)在綜合檔案室指定地點進行，不得擅自將檔案帶出。（三）利用方式1.檔案查閱：提供檔案原件或復(fù)印件供利用者查閱。2.檔案借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]天。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.檔案復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)印件或電子文檔。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制日期、用途等。七、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的各項數(shù)據(jù)進行詳細(xì)記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行匯總分析，形成檔案統(tǒng)計報表。（三）統(tǒng)計要求1.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得虛報、瞞報。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)按時報送醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案管理部門。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對醫(yī)院現(xiàn)有檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合醫(yī)院檔案管理的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息化安全保障體系，確保電子檔案的安全存儲和傳輸。（