PAGE宣傳教育檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司宣傳教育檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在宣傳教育工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門在宣傳教育活動(dòng)中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：宣傳教育檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映宣傳教育活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理宣傳教育活動(dòng)中形成的各種文件、資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的宣傳教育檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善宣傳教育檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司宣傳教育檔案，進(jìn)行檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。4.指導(dǎo)各部門做好宣傳教育檔案的收集、整理和移交工作。5.開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門宣傳教育活動(dòng)中各類檔案資料的收集、整理和初步分類。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類宣傳教育活動(dòng)的策劃方案、通知、報(bào)告、總結(jié)等文件。2.宣傳教育活動(dòng)的照片、視頻、音頻等資料。3.宣傳教育活動(dòng)中形成的調(diào)查問(wèn)卷、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)資料。4.與宣傳教育活動(dòng)相關(guān)的會(huì)議記錄、紀(jì)要。5.宣傳教育活動(dòng)中使用的宣傳資料，如海報(bào)、宣傳單頁(yè)、手冊(cè)等。6.其他與宣傳教育活動(dòng)有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)宣傳教育檔案資料的收集工作，確保資料收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽署完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類：按照宣傳教育活動(dòng)的類型、時(shí)間、主題等進(jìn)行分類。如可分為企業(yè)文化宣傳、安全知識(shí)教育、職業(yè)技能培訓(xùn)等類別。2.編號(hào)：為每一份檔案資料編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如年份+類別+順序號(hào)。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。4.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)進(jìn)行整齊裝訂，確保牢固、美觀。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門在完成檔案資料的收集和整理后，應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案資料移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后辦理簽收手續(xù)，并按照檔案分類要求進(jìn)行歸檔。（二）保管期限1.宣傳教育檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案包括：公司重要宣傳教育活動(dòng)的策劃方案、總結(jié)報(bào)告；涉及公司核心價(jià)值觀、戰(zhàn)略方針等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件資料。3.定期保管的檔案期限分為3年、5年、10年等。具體保管期限根據(jù)檔案的重要性和實(shí)際使用價(jià)值確定。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于安全的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份。備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱宣傳教育檔案。2.為公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。3.用于公司宣傳教育活動(dòng)的總結(jié)、評(píng)估和經(jīng)驗(yàn)借鑒。4.法律法規(guī)允許范圍內(nèi)的對(duì)外提供利用。（二）利用流程1.查閱申請(qǐng)：公司內(nèi)部各部門如需查閱宣傳教育檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至檔案管理部門。2.審批：檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于涉及重要機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱：經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取或標(biāo)記檔案內(nèi)容。4.復(fù)制：如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明與原件一致。5.歸還：查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）利用限制1.涉及公司機(jī)密的宣傳教育檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供利用。2.檔案利用應(yīng)遵循保密原則，不得泄露檔案內(nèi)容給無(wú)關(guān)人員。3.查閱和復(fù)制宣傳教育檔案應(yīng)按照規(guī)定的用途使用，不得用于其他非法目的。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對(duì)已到保管期限的宣傳教育檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單。（二）銷毀程序1.檔案銷毀清單經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清單永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司宣傳教育檔案管理信息系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“檔案系統(tǒng)”），實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）檔案系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化錄入，包括檔案的基本信息、內(nèi)容摘要、附件等。2.檔案查詢：提供多種查詢方式，如按編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行快速查詢，方便用戶獲取所需檔案信息。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)和操作相關(guān)檔案資料，保證檔案信息的安全性。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表，為公司宣傳教育工作決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份與恢復(fù)：定期對(duì)檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)刪除已銷毀的檔案信息，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案情況一致。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)宣傳教育檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的收集整理質(zhì)量、檔案的保管利用情況等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）考核機(jī)制1.將宣傳教育檔