PAGE檔案室利用制度案例一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，規(guī)范檔案利用行為，充分發(fā)揮檔案的作用，保障公司/組織各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門及員工對(duì)檔案室檔案的利用。（三）基本原則1.依法利用原則：檔案利用必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.安全保密原則：在檔案利用過(guò)程中，要確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。3.服務(wù)高效原則：以方便利用者為出發(fā)點(diǎn)，提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，滿足公司/組織各項(xiàng)工作對(duì)檔案的需求。二、檔案利用的范圍（一）公司/組織內(nèi)部工作需要1.查閱檔案用于制定工作計(jì)劃、決策參考、項(xiàng)目論證等。2.利用檔案進(jìn)行工作業(yè)績(jī)考核、職稱評(píng)定、崗位競(jìng)聘等。3.為解決工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，查找相關(guān)檔案資料作為依據(jù)。（二）對(duì)外提供檔案服務(wù)1.根據(jù)法律法規(guī)要求，向有關(guān)部門提供檔案資料作為證據(jù)或參考。2.在符合規(guī)定的情況下，為合作單位、客戶等提供相關(guān)檔案信息，促進(jìn)業(yè)務(wù)合作。三、檔案利用的流程（一）申請(qǐng)1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要利用檔案，需填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明利用檔案的目的、內(nèi)容、范圍等。2.申請(qǐng)表需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)申請(qǐng)用途的合理性。（二）審批1.將《檔案利用申請(qǐng)表》提交至檔案室。檔案室管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，判斷是否符合檔案利用制度的規(guī)定。2.對(duì)于涉及重要檔案、機(jī)密檔案或利用范圍較廣的申請(qǐng)，需報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審批。檔案室負(fù)責(zé)人應(yīng)在收到申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并簽署意見。（三）查閱與借閱1.經(jīng)審批同意后，利用者按照指定的時(shí)間和地點(diǎn)到檔案室查閱或借閱檔案。2.檔案室管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)數(shù)量和范圍的檔案，并做好查閱或借閱登記。登記內(nèi)容包括利用者姓名、部門、申請(qǐng)時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、查閱期限等。3.查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在檔案室管理人員指定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案室管理人員提出申請(qǐng)，經(jīng)同意后按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。4.借閱檔案時(shí)，利用者需填寫《檔案借閱登記表》，并提交有效身份證件作為借閱憑證。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案室管理人員提出申請(qǐng)并說(shuō)明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。（四）歸還1.利用者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時(shí)，利用者應(yīng)確保檔案的完整性和整潔性，不得在檔案上涂改、污損或抽取、撤換檔案材料。檔案室管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)，并在《檔案借閱登記表》上注明歸還時(shí)間。四、檔案利用的安全與保密規(guī)定（一）安全管理1.檔案室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全存放。2.檔案室管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。如遇自然災(zāi)害、突發(fā)事件等情況，應(yīng)采取緊急措施保護(hù)檔案安全，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。（二）保密措施1.在檔案利用過(guò)程中，利用者必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。對(duì)于涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等機(jī)密檔案，利用者應(yīng)簽署保密承諾書。2.檔案室管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員透露利用者的申請(qǐng)內(nèi)容、查閱或借閱檔案的情況等。3.禁止在非檔案室區(qū)域內(nèi)討論、傳播檔案內(nèi)容。如因工作需要確需引用檔案信息，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行適當(dāng)處理，不得直接引用涉及機(jī)密的內(nèi)容。五、檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案利用監(jiān)督小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門代表等組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案利用制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查檔案利用申請(qǐng)、審批、查閱與借閱、歸還等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定，檔案利用過(guò)程中的安全與保密措施是否落實(shí)到位。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案利用制度的行為，如未經(jīng)審批擅自查閱或借閱檔案、泄露檔案機(jī)密、逾期不歸還檔案等，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。2.對(duì)于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予警告、批評(píng)教育等處理，并要求違規(guī)者立即改正。3.對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，如造成檔案丟失或損壞、泄露重要機(jī)密信息等，應(yīng)按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定給予紀(jì)律處分，直至追究法律責(zé)任。六、附則（一）解釋權(quán)本制度由本公司/組織檔案室負(fù)責(zé)