PAGE基層調(diào)解檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)基層調(diào)解檔案管理，確保調(diào)解檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮調(diào)解檔案在維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定、促進(jìn)和諧發(fā)展中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各基層調(diào)解機(jī)構(gòu)在調(diào)解各類糾紛過(guò)程中形成的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：調(diào)解檔案應(yīng)如實(shí)反映調(diào)解活動(dòng)的全過(guò)程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理調(diào)解過(guò)程中形成的各類文件材料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案質(zhì)量。4.保密性原則：對(duì)涉及當(dāng)事人隱私和商業(yè)秘密的檔案信息，嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善基層調(diào)解檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.對(duì)各基層調(diào)解機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。3.集中管理基層調(diào)解檔案，確保檔案的安全和完整。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和編研，為調(diào)解工作提供參考依據(jù)。（二）基層調(diào)解機(jī)構(gòu)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)調(diào)解檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。2.按照檔案管理要求，及時(shí)將調(diào)解過(guò)程中形成的文件材料移交檔案管理部門(mén)。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、利用等工作。（三）調(diào)解人員職責(zé)1.在調(diào)解過(guò)程中，及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄調(diào)解情況，形成完整的調(diào)解記錄。2.妥善保管調(diào)解過(guò)程中涉及的各類文件材料，按照規(guī)定要求進(jìn)行整理和移交。3.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案。三、檔案收集（一）收集范圍1.調(diào)解申請(qǐng)書(shū)、答辯書(shū)、證據(jù)材料等當(dāng)事人提交的各類文件。2.調(diào)解筆錄、調(diào)解協(xié)議、調(diào)解書(shū)等調(diào)解過(guò)程中形成的文件。3.與調(diào)解相關(guān)的會(huì)議記錄、往來(lái)信函、電話記錄等。4.其他與調(diào)解活動(dòng)有關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.基層調(diào)解機(jī)構(gòu)應(yīng)在調(diào)解活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將調(diào)解檔案收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行備份，并確保其可讀性和完整性。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按調(diào)解案件類別分類：如婚姻家庭糾紛、鄰里糾紛、合同糾紛等。2.按調(diào)解階段分類：包括受理階段、調(diào)解階段、結(jié)案階段等。（二）整理方法1.對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類、排序，確保同一案件的文件集中在一起。2.去除文件材料中的金屬物，對(duì)破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。3.按照規(guī)定的格式填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表等，裝訂成冊(cè)。五、檔案歸檔（一）歸檔期限基層調(diào)解機(jī)構(gòu)應(yīng)在每年的[具體時(shí)間]前，將上一年度的調(diào)解檔案移交檔案管理部門(mén)歸檔。（二）歸檔程序1.基層調(diào)解機(jī)構(gòu)將整理好的調(diào)解檔案編制檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，符合要求的予以接收，并在檔案移交清單上簽字蓋章。3.檔案管理部門(mén)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將歸檔的調(diào)解檔案上架存放，并建立檔案檢索目錄。六、檔案保管（一）保管期限1.調(diào)解檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.具有重要查考利用價(jià)值的調(diào)解檔案，列為永久保管；在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的，列為長(zhǎng)期保管；在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的，列為短期保管。具體保管期限參照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）保管條件1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（三）檔案清查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)調(diào)解檔案進(jìn)行清查，每年至少一次。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、借閱情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)形成清查報(bào)告，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估。七、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱調(diào)解檔案，需填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外單位查閱調(diào)解檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的和范圍，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)后，方可查閱。涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得涂改、圈劃、抽取、撤換或損壞檔案。3.需要復(fù)印檔案材料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)印手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.調(diào)解檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的規(guī)定，確保檔案信息的安全。2.利用檔案形成的資料，如需公開(kāi)或提供給第三方使用，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)審核，并報(bào)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、基層調(diào)解機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期的調(diào)解檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、查考利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見(jiàn)；對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成檔案鑒定報(bào)告。2.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)填寫(xiě)檔案銷毀清冊(cè)，一式兩份，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。3.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.監(jiān)銷人員在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀日期。銷毀后的檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)妥善保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)基層調(diào)解檔案的信息化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，為調(diào)解工作提供更加便捷的信息支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)調(diào)解檔案的信息化錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性。（三）信息安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信息泄露、篡改或丟失。2.對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的操作人員進(jìn)行安全