PAGE研學(xué)公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)發(fā)展和歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集公司在各個業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和利用水平。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案存放安全，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。5.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，對已到保管期限且無保存價值的檔案進(jìn)行清理。6.為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。7.對公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類檔案的收集、整理、保管，并定期向綜合管理部移交。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。3.在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理要求及時整理歸檔，不得積壓或擅自銷毀。4.積極配合綜合管理部開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識和技能，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號、編目，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.做好檔案庫房的日常管理工作，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。6.積極主動為公司各部門及員工提供檔案利用服務(wù)，熱情接待查閱、借閱檔案的人員，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議文件、記錄、決議等。3.公司各項業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，包括市場調(diào)研、項目策劃、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、業(yè)務(wù)報表等。4.公司行政管理工作中形成的文件材料，如工作計劃、總結(jié)、報告、通知、請示、批復(fù)等。5.公司人力資源管理工作中形成的文件材料，如員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利等方面的文件。6.公司財務(wù)管理工作中形成的文件材料，如財務(wù)報表、審計報告、會計憑證、賬簿等。7.公司固定資產(chǎn)管理工作中形成的文件材料，如資產(chǎn)購置、驗收、折舊、處置等方面的文件。8.公司知識產(chǎn)權(quán)管理工作中形成的文件材料，如專利、商標(biāo)、著作權(quán)等方面的文件。9.公司對外宣傳、文化建設(shè)等方面形成的文件材料，如宣傳資料、活動照片、視頻等。10.其他與公司經(jīng)營管理活動相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作完成后及時將形成的文件材料收集齊全，按照檔案管理要求進(jìn)行整理。2.收集的文件材料應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，不得涂改、偽造、損毀。3.對重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案的安全性。（三）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素，將檔案分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財務(wù)管理類、人力資源管理類、固定資產(chǎn)管理類、知識產(chǎn)權(quán)管理類、綜合類等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，便于檔案的查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，確保檔案信息的清晰準(zhǔn)確。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)與管理1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。4.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保庫房設(shè)施設(shè)備的正常運行。（二）檔案存放1.按照檔案的類別、編號、年度等順序，將檔案存放在檔案密集架或檔案柜中，確保檔案存放有序，便于查找和管理。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)安全可靠，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、公司重大決策文件、重要合同協(xié)議、財務(wù)審計報告等。3.長期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括公司年度工作計劃、總結(jié)、報告、業(yè)務(wù)報表、員工檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括一般性文件材料、臨時性業(yè)務(wù)文件等。5.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況進(jìn)行，確保檔案的保存價值。（四）檔案鑒定與銷毀1.綜合管理部應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍具有保存價值。2.對已到保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并做好記錄。4.檔案銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)銷人員等內(nèi)容，保存期限為5年。五、檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱室，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。3.公司外部人員因特殊原因需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部安排專人陪同查閱，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。4.借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合管理部辦理借閱手續(xù)。5.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容，確保檔案安全。（二）檔案統(tǒng)計與分析1.綜合管理部應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，定期編制檔案統(tǒng)計報表。2.對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，了解檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。（三）檔案信息化建設(shè)1.公司應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案