PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)集鎮(zhèn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)集鎮(zhèn)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)集鎮(zhèn)建設、管理和發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府及所屬各部門、各企事業(yè)單位、各社會團體等在鄉(xiāng)鎮(zhèn)集鎮(zhèn)范圍內(nèi)開展工作形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)集鎮(zhèn)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門負責對各類檔案進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則各部門、各單位應確保所形成檔案的真實性和完整性，如實反映工作實際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.方便利用原則檔案管理工作應遵循方便利用的原則，建立健全檔案檢索體系和利用制度，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)集鎮(zhèn)各項工作提供及時、有效的檔案信息服務。4.安全保密原則加強檔案安全管理，采取必要的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全。同時，嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門鄉(xiāng)鎮(zhèn)設立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責鄉(xiāng)鎮(zhèn)集鎮(zhèn)檔案的統(tǒng)一管理工作。檔案管理部門應具備必要的辦公場所、檔案庫房和設備設施，滿足檔案管理工作的需要。（二）檔案管理人員職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)集鎮(zhèn)檔案管理制度，并組織實施。2.負責接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用鄉(xiāng)鎮(zhèn)集鎮(zhèn)各類檔案，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。3.指導各部門、各單位的檔案工作，開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育，提高檔案管理水平。4.參與鄉(xiāng)鎮(zhèn)集鎮(zhèn)重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和規(guī)范整理。5.開發(fā)利用檔案信息資源，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)集鎮(zhèn)建設、管理和決策提供檔案支持和服務。6.做好檔案管理部門的日常工作，完成領導交辦的其他任務。（三）各部門、各單位職責1.各部門、各單位應明確一名負責人分管檔案工作，并指定專人負責本部門、本單位檔案的收集、整理、移交等工作。2.建立健全本部門、本單位的檔案管理制度，確保檔案工作與業(yè)務工作同步開展。3.負責將本部門、本單位在工作中形成的各類文件材料進行收集、整理，定期移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門集中保管。4.積極配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府及所屬各部門在履行職能過程中形成的各類文件、會議記錄、決議、決定、通知、報告、請示、批復等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)集鎮(zhèn)建設、規(guī)劃、管理等方面的文件、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)、照片、音像等資料。3.鄉(xiāng)鎮(zhèn)企事業(yè)單位在生產(chǎn)經(jīng)營、財務管理、人事管理等方面形成的檔案。4.鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會團體在活動開展、組織建設等方面形成的檔案。5.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門、各單位應按照檔案收集范圍的要求，及時收集本部門、本單位在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對重要文件材料應實行“雙套制”歸檔，即同時保存紙質(zhì)文件和電子文件，并確保兩者內(nèi)容一致。3.收集的文件材料應字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，符合檔案整理的要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.區(qū)分不同價值，便于保管和鑒定。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.文書檔案整理按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求，對文書檔案進行分類、裝訂、編目和裝盒。分類應遵循年度機構（問題）保管期限的分類方法，將文件材料按照年度、機構（問題）進行分類，再根據(jù)保管期限分為永久、長期、短期三類。裝訂應去除文件材料上的金屬物，采用左上角對齊、三孔一線的方法進行裝訂。編目應按照件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等項目進行填寫，并編制歸檔文件目錄。裝盒應將歸檔文件按照順序裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關信息。2.科技檔案整理按照國家有關科技檔案管理的標準和規(guī)范，對科技檔案進行分類、編號、編目和裝訂?？萍紮n案應按照項目進行分類，建立項目檔案卷，將項目文件材料按照項目前期文件、項目設計文件、項目施工文件、項目竣工驗收文件等進行分類整理，并編制項目檔案目錄。編號應按照項目代號、分類號、案卷號、件號的順序進行編制，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。編目應按照文件材料的題名、日期、責任者、編號等項目進行填寫，并編制科技檔案目錄。裝訂應根據(jù)文件材料的性質(zhì)和特點，采用適當?shù)难b訂方式，確保文件材料的牢固和整齊。3.會計檔案整理按照《會計檔案管理辦法》的要求，對會計檔案進行分類、裝訂、編目和保管。會計檔案應按照會計年度進行分類，將會計憑證、會計賬簿、財務報告等分別整理，并編制會計檔案目錄。裝訂應將會計憑證按照順序進行裝訂，封面應填寫單位名稱、年度、月份、起止日期、憑證種類、起止號碼等信息。編目應按照會計憑證的編號、日期、摘要、金額等項目進行填寫，并編制會計檔案目錄。會計賬簿應按照賬簿種類進行整理，編目應按照賬簿名稱、年度、編號、頁數(shù)等項目進行填寫，并編制會計檔案目錄。財務報告應按照年度進行整理，編目應按照報告名稱、年度、期數(shù)、頁數(shù)等項目進行填寫，并編制會計檔案目錄。會計檔案應妥善保管，定期進行鑒定和銷毀。4.聲像檔案整理按照國家有關聲像檔案管理的標準和規(guī)范，對聲像檔案進行分類、編號、編目和保管。聲像檔案應按照載體形式進行分類，分為照片檔案、錄音檔案、錄像檔案等。編號應按照年度、類別、順序號的順序進行編制，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。編目應按照題名（或主題）、日期、地點、人物、背景、內(nèi)容摘要、拍攝者等項目進行填寫，并編制聲像檔案目錄。照片檔案應進行沖印和整理，裝入照片檔案冊，并在照片下方注明相關信息。錄音檔案和錄像檔案應進行轉錄和整理，存儲在磁性載體上，并在載體上注明相關信息。聲像檔案應妥善保管，定期進行檢查和維護，防止信息丟失。5.實物檔案整理按照國家有關實物檔案管理的標準和規(guī)范，對實物檔案進行分類、編號、編目和保管。實物檔案應按照實物的性質(zhì)和種類進行分類，分為榮譽證書、獎杯、獎牌、錦旗、印章等。編號應按照年度、類別、順序號的順序進行編制，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。編目應按照題名、日期、頒發(fā)單位、獲得者、內(nèi)容摘要等項目進行填寫，并編制實物檔案目錄。實物檔案應進行登記和造冊，注明實物的名稱、數(shù)量、來源、保存地點等信息。實物檔案應妥善保管，定期進行檢查和維護，防止實物損壞和丟失。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設1.檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、排水良好的地方，遠離火源、水源和污染源。2.檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等功能，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應設置專門的檔案架、檔案柜等存儲設備，按照檔案的分類和編號順序進行排列，便于檔案的存放和查找。4.檔案庫房應配備必要的溫濕度控制設備、消防設備、安全監(jiān)控設備等，確保檔案庫房的環(huán)境條件符合要求。（二）檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的數(shù)量準確、質(zhì)量完好。2.對破損、褪色、霉變等不符合保管要求的檔案，應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。3.檔案應按照保管期限進行分類存放，對到期檔案應及時進行鑒定和處理。4.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。5.檔案管理人員應嚴格遵守檔案庫房管理制度，不得在檔案庫房內(nèi)吸煙、用火、堆放雜物等，確保檔案庫房的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史觀點、發(fā)展眼光、效益原則，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進行綜合分析，確定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、各相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作計劃，組織實施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確定檔案的保存價值。2.分析比較法對同一類檔案或相關檔案進行分析比較，找出檔案之間的差異和聯(lián)系，確定檔案的保存價值。3.效益評估法從檔案對鄉(xiāng)鎮(zhèn)集鎮(zhèn)建設、管理和發(fā)展的作用和效益出發(fā)，評估檔案的保存價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進行鑒定，提出銷毀意見，并編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應包括檔案的題名、文號、日期、責任者、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)檔案管理部門負責人審核簽字。3.將檔案銷毀清冊報鄉(xiāng)鎮(zhèn)主管領導審批，經(jīng)批準后進行銷毀。4.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人應在檔案銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。5.檔案銷毀后，應將檔案銷毀清冊永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立健全檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計應做到及時、準確、完整，定期向上級檔案管理部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)領導報送檔案統(tǒng)計報表。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應作為檔案管理工作決策和考核的重要依據(jù)。（二）檔案移交1.各部門、各單位應按照檔案管理的規(guī)定，定期將本部門、本單位的檔案移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門集中保管。2.檔案移交應填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，并經(jīng)雙方簽字確認。3.檔案管理部門應認真核對移交的檔案，確保檔案的齊全完整。對不符合要求的檔案，應及時通知移交部門進行補充或整改。七、檔案的查閱與利用（一）查閱利用原則1.依法依規(guī)原則檔案查閱利用應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定，確保檔案信息的合法使用。2.服務大局原則檔案查閱利用應圍繞鄉(xiāng)鎮(zhèn)集鎮(zhèn)建設、管理和發(fā)展的大局，為各項工作提供及時、有效的檔案信息支持。3.方便快捷原則檔案管理部門應建立健全檔案查閱利用制度和服務機制，簡化查閱利用手續(xù)，提高查閱利用效率，方便用戶查閱利用檔案。4.安全保密原則在檔案查閱利用過程中，應嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）查閱利用范圍1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關、企事業(yè)單位、社會團體等內(nèi)部人員因工作需要查閱利用檔案。2.上級機關、其他單位因工作需要查閱利用檔案。3.公民、法人和其他組織因涉及自身權益等合法事由查閱利用檔案。（三）查閱利用手續(xù)1.查閱利用檔案應填寫檔案查閱申請表，注明查閱利用的目的、內(nèi)容、范圍等信息，并經(jīng)所在部門或單位負責人簽字同意。2.檔案管理部門對查閱利用申請進行審核，符合條件的予以批準，并提供查閱利用服務。3.查閱利用檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，查閱利用人員應遵守檔案管理部門的各項規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、抽取、撤換檔案材料。4.如需復制檔案材料，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)