PAGE檔案館報送制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案報送工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、整理、報送過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則檔案報送應(yīng)如實反映公司/組織各項活動的真實情況，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自篡改、偽造檔案信息。3.及時準(zhǔn)確原則各部門及員工應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，及時、準(zhǔn)確地將檔案報送至檔案管理機(jī)構(gòu)，避免延誤和錯誤。4.安全保密原則檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)采取有效措施，確保檔案的安全與保密，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。二、檔案報送職責(zé)分工（一）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案報送制度及相關(guān)流程，并組織實施。2.指導(dǎo)各部門開展檔案整理和報送工作，對報送的檔案進(jìn)行審核、接收、整理、保管和利用。3.定期對檔案報送工作進(jìn)行檢查和評估，總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案報送工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門檔案的收集、整理和報送工作。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)具體實施檔案整理和報送工作，確保檔案的質(zhì)量和按時報送。3.對本部門形成的各類文件材料進(jìn)行及時收集、分類、整理，按照檔案管理機(jī)構(gòu)的要求進(jìn)行裝訂、編目等工作，保證檔案的完整性和規(guī)范性。4.配合檔案管理機(jī)構(gòu)做好檔案的審核、交接等工作，對檔案管理機(jī)構(gòu)提出的問題及時進(jìn)行整改。（三）員工職責(zé)1.員工應(yīng)將工作中形成的各類文件材料及時交至本部門檔案管理人員，不得私自留存。2.積極配合本部門檔案管理人員做好檔案整理工作，提供必要的信息和資料，確保檔案內(nèi)容的真實準(zhǔn)確。3.遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自查閱、復(fù)制、傳播公司/組織檔案信息。三、檔案報送范圍（一）文書檔案1.公司/組織發(fā)布的各類文件、通知、決定、決議、報告、請示、批復(fù)等。2.各部門向上級主管部門及其他相關(guān)部門報送的文件材料。3.公司/組織召開的各類會議形成的會議文件、記錄、紀(jì)要等。4.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。5.公司/組織的工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。（二）科技檔案1.公司/組織科研項目立項、研究、驗收等過程中形成的文件材料，包括項目申請書、研究報告、實驗數(shù)據(jù)、成果鑒定書等。2.產(chǎn)品研發(fā)過程中形成的設(shè)計圖紙、技術(shù)文件、工藝文件、質(zhì)量檢驗報告等。3.設(shè)備采購、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)等過程中形成的文件材料，包括設(shè)備說明書、操作規(guī)程、維修記錄等。（三）財務(wù)檔案1.會計憑證、賬簿、報表等財務(wù)核算資料。2.財務(wù)預(yù)算、決算報告，財務(wù)審計報告等。3.稅務(wù)申報資料、發(fā)票存根等。（四）人事檔案1.員工入職、離職、調(diào)動等人事變動手續(xù)材料。2.員工的履歷表、學(xué)歷學(xué)位證書、職稱證書、培訓(xùn)記錄等。3.員工的考核、獎懲、晉升等材料。（五）業(yè)務(wù)檔案1.市場營銷部門的市場調(diào)研、客戶資料、銷售合同等。2.生產(chǎn)部門的生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)記錄、產(chǎn)品產(chǎn)量統(tǒng)計等。3.質(zhì)量控制部門的質(zhì)量檢驗報告、質(zhì)量事故處理記錄等。4.其他業(yè)務(wù)部門在工作中形成的具有保存價值的文件材料。四、檔案報送要求（一）文件材料收集要求1.各部門及員工應(yīng)及時收集工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.對紙質(zhì)文件材料，應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意裁剪、涂抹、損壞。3.對電子文件材料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，確保文件的可讀性和可追溯性。（二）檔案整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案對收集的文件材料進(jìn)行分類整理，確保分類準(zhǔn)確、合理。2.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁、編目等工作，編制檔案目錄，便于查找和利用。3.對電子檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。（三）檔案報送時間要求1.各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案報送至檔案管理機(jī)構(gòu)。2.對于重大活動、重要項目等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后[規(guī)定時間]內(nèi)及時報送。3.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)在收到檔案后的[規(guī)定時間]內(nèi)完成審核、接收等工作。（四）檔案報送形式要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案管理機(jī)構(gòu)的要求進(jìn)行裝訂、編目，一式[具體份數(shù)]報送，同時提交檔案目錄清單。2.電子檔案應(yīng)通過移動存儲設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)确绞綀笏椭翙n案管理機(jī)構(gòu)，確保電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.對于重要檔案，可同時報送紙質(zhì)檔案和電子檔案，以保證檔案的安全和長期保存。五、檔案報送流程（一）部門整理各部門檔案管理人員按照檔案整理要求，對本部門形成的文件材料進(jìn)行分類整理、編目等工作，形成初步的檔案卷宗。（二）部門審核各部門負(fù)責(zé)人對本部門整理好的檔案進(jìn)行審核，確保檔案內(nèi)容真實完整、分類準(zhǔn)確、整理規(guī)范。審核通過后，在檔案目錄清單上簽字確認(rèn)。（三）報送申請各部門檔案管理人員填寫《檔案報送申請表》，詳細(xì)注明檔案名稱、數(shù)量、形成時間、報送原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至檔案管理機(jī)構(gòu)。（四）檔案管理機(jī)構(gòu)審核檔案管理機(jī)構(gòu)收到《檔案報送申請表》后，對報送的檔案進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與報送部門溝通，要求其進(jìn)行整改。（五）檔案交接經(jīng)審核通過的檔案，由報送部門與檔案管理機(jī)構(gòu)辦理交接手續(xù)。雙方在《檔案交接清單》上簽字確認(rèn)，明確檔案的名稱、數(shù)量、交接時間等信息。（六）檔案入庫檔案管理機(jī)構(gòu)將接收的檔案按照規(guī)定的保管期限和分類方案進(jìn)行整理、上架，妥善保管。六、檔案保管與利用（一）檔案保管1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、防潮柜、防火設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案的安全保管。2.對檔案庫房應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，保持庫房的清潔、干燥、通風(fēng)良好，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀、鼠咬等。3.按照檔案保管期限的要求，對檔案進(jìn)行定期鑒定，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。（二）檔案利用1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理機(jī)構(gòu)。2.檔案管理機(jī)構(gòu)對《檔案查閱申請表》進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排專人負(fù)責(zé)查閱，并做好查閱記錄。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)印、摘錄的檔案材料應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理機(jī)構(gòu)印章。4.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的查閱、利用，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審批和管理，防止檔案信息泄露。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對各部門檔案報送工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案整理質(zhì)量、報送時間、檔案保管情況等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時向相關(guān)部門發(fā)出整改通知，要求其限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.將檔案報送工作納入公司/組織績效考核體系，對各部門及員工的檔案報送工作進(jìn)行考核評價。2.考核評價內(nèi)容包括檔案報送的及時性、準(zhǔn)確性、完整性，檔案整理的規(guī)范性，檔案利用的服務(wù)質(zhì)量等。