PAGE衛(wèi)計局檔案收集制度一、總則（一）目的為加強衛(wèi)計局檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)計工作中的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)計局機關各科室、直屬事業(yè)單位及下屬醫(yī)療機構在工作中形成的各類檔案的收集管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則衛(wèi)計局檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則檔案收集應確保文件材料的真實性、完整性，全面反映衛(wèi)計工作的歷史面貌和實際情況。3.及時準確原則各部門應及時將辦理完畢的文件材料移交檔案管理部門，檔案管理人員要準確分類、編號，確保檔案信息的準確性。二、檔案收集范圍（一）黨群工作類1.黨組織建設文件，包括黨組織設置、換屆選舉、黨員發(fā)展等方面的材料。2.宣傳教育材料，如衛(wèi)計系統(tǒng)思想政治工作、精神文明建設、健康教育等方面的文件。3.紀檢監(jiān)察文件，涉及黨風廉政建設、違紀案件查處等內容。（二）行政管理類1.衛(wèi)計局各類會議文件，包括局務會、辦公會、專題會議等的會議通知、議程、紀要、決議等。2.工作計劃、總結、報告，如年度工作計劃、工作總結、專項工作報告等。3.規(guī)章制度，衛(wèi)計局制定的各項工作制度、管理辦法、崗位職責等。4.人事管理文件，包括人員招聘、調配、考核、獎懲、培訓等方面的材料。5.財務管理文件，如預算、決算、財務審計、經費使用等相關資料。6.后勤管理文件，涉及辦公用品采購、車輛管理、房產管理等方面的文件。（三）業(yè)務工作類1.衛(wèi)生健康政策法規(guī)文件，國家、省、市出臺的有關衛(wèi)生健康方面的法律法規(guī)、政策文件等。2.醫(yī)療衛(wèi)生規(guī)劃、方案，如區(qū)域衛(wèi)生規(guī)劃、醫(yī)療機構設置規(guī)劃、疾病防控方案等。3.醫(yī)療質量管理文件，包括醫(yī)療質量控制標準、醫(yī)療安全管理規(guī)定、醫(yī)療糾紛處理等方面的材料。4.公共衛(wèi)生管理文件，涵蓋疾病預防控制、婦幼保健、健康教育、衛(wèi)生監(jiān)督等工作的相關文件。5.中醫(yī)藥管理文件，有關中醫(yī)藥事業(yè)發(fā)展、中醫(yī)藥服務管理等方面的資料。6.計劃生育管理文件，計劃生育政策法規(guī)、人口計生統(tǒng)計報表、計劃生育技術服務等方面的文件。（四）其他類1.重要活動記錄，衛(wèi)計局組織或參與的重大會議、培訓、調研、檢查等活動的相關材料。2.榮譽獎勵文件，衛(wèi)計系統(tǒng)獲得的各類榮譽稱號、表彰獎勵等方面的證書、文件。3.對外交流合作文件，與國內外相關機構開展交流合作的協(xié)議、紀要、報告等。4.信訪、投訴處理文件，群眾來信來訪、投訴舉報的處理結果等材料。三、檔案收集要求（一）文件材料齊全完整各部門應確保所移交的文件材料齊全，包括正件與附件、請示與批復、轉發(fā)件與原件等，不得遺漏重要內容。（二）文件格式規(guī)范文件材料應符合國家公文格式標準，字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全。（三）載體形式符合要求檔案收集的載體形式包括紙質文件、電子文件等。電子文件應確保格式通用、內容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲。（四）及時移交各部門應在文件材料辦理完畢后的[X]個工作日內，將其整理分類后移交至局辦公室檔案管理部門。對于重要緊急文件，應隨時辦理移交手續(xù)。四、檔案收集流程（一）部門整理各部門負責對本部門形成的文件材料進行初步整理，按照檔案收集范圍進行分類、編目，填寫《文件材料移交清單》，清單內容包括文件名稱、文號、日期、份數(shù)等。（二）移交審核各部門將整理好的文件材料及《文件材料移交清單》一并提交給局辦公室檔案管理部門。檔案管理人員對移交的文件材料進行審核，檢查其完整性、規(guī)范性、準確性等，如發(fā)現(xiàn)問題，及時與移交部門溝通，要求補充或更正。（三）接收登記經審核無誤后，檔案管理人員對接收的文件材料進行登記，建立《檔案接收登記簿》，記錄文件材料的移交部門、移交日期、名稱、數(shù)量等信息，并在《文件材料移交清單》上簽字確認。（四）整理歸檔檔案管理人員按照檔案管理的有關規(guī)定，對接收的文件材料進行進一步整理、分類、編號、編目、裝訂等，將其歸入相應的檔案門類和保管期限，形成規(guī)范的檔案卷宗。五、檔案整理規(guī)范（一）分類標準1.按照檔案收集范圍，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類、其他類四大類。2.在每大類下，根據(jù)文件材料的性質、內容等進一步細分小類，如業(yè)務工作類可分為衛(wèi)生健康政策法規(guī)、醫(yī)療衛(wèi)生規(guī)劃、醫(yī)療質量管理等小類。（二）編號方法檔案編號采用年度類別保管期限流水號的方式。例如：2023行政管理長期001，表示2023年形成的行政管理類長期保管的第1份檔案。（三）編目要求1.編制檔案目錄，目錄內容包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等。2.檔案目錄應打印或書寫清晰，一式兩份，一份隨檔案存放，一份單獨裝訂成冊，作為檢索工具。（四）裝訂方式1.紙質檔案應采用線裝或膠裝方式進行裝訂，確保整齊牢固，便于保管和查閱。2.對于紙張規(guī)格不一致的文件材料，應進行折疊或裱糊處理，使其大小一致。六、檔案保管期限（一）永久保管1.衛(wèi)計局制定的具有長遠指導意義和歷史價值的法規(guī)、規(guī)章、政策文件。2.涉及全局性、戰(zhàn)略性的重要規(guī)劃、方案、報告等。3.重大活動、重要事件的記錄，如衛(wèi)生應急處置、重大疾病防控等方面具有重大影響的文件材料。4.永久性榮譽獎勵文件。（二）長期保管1.一般行政管理文件，如年度工作計劃、總結、規(guī)章制度等，保管期限為[X]年。2.業(yè)務工作中階段性的重要文件，如醫(yī)療質量管理的年度報告、公共衛(wèi)生項目的中期評估報告等，保管期限為[X]年。3.人事管理、財務管理等方面的重要文件，保管期限為[X]年。（三）短期保管1.臨時性、事務性的文件材料，如一般性會議通知、簡報等，保管期限為[X]年。2.有效期較短的文件，如某項專項工作的短期方案、通知等，保管期限為[X]年。七、檔案利用與借閱（一）利用原則檔案利用應遵循合法、合理、及時的原則，確保檔案信息的安全和有效利用，不得損害國家利益和衛(wèi)計局的合法權益。（二）利用方式1.查閱因工作需要查閱檔案的人員，可到局辦公室檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱人員應填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息。檔案管理人員根據(jù)查閱需求，提供相應的檔案供查閱，并在現(xiàn)場進行監(jiān)督。2.借閱確因工作需要借閱檔案的，須經檔案管理部門負責人批準，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案。（三）利用登記檔案管理人員應對檔案利用情況進行詳細登記，記錄利用日期、利用人姓名、部門、利用目的、檔案名稱、編號、歸還日期等信息，以便對檔案利用情況進行統(tǒng)計和跟蹤。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對檔案內容予以保密，不得泄露檔案信息。2.查閱、借閱檔案時，查閱、借閱人員不得擅自摘抄、復制檔案內容，如需摘抄、復制，須經檔案管理部門負責人批準。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應采取特殊的保密措施，嚴格限制知悉范圍。（二）安全管理1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設施，確保檔案的安全保管。2.定期對檔案庫房進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。3.電子檔案應采取加密存儲、備份等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄露。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由局辦公室負責人、檔案管理人員及相關業(yè)務部門人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出存毀意見。（三）鑒定方法1.審查檔案內容，分析其歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。2.參考檔案保管期限表，結合實際情況進行綜合判斷。（四）銷毀程序1.經鑒定小組鑒定確無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，清冊內容包括檔案編號、名稱、日期