PAGE建筑企業(yè)檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高公司管理水平和工作效率，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案室負(fù)責(zé)對(duì)全公司的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，手續(xù)完備。3.及時(shí)歸檔原則各部門及員工應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的文件材料整理歸檔，不得積壓或延誤。4.方便利用原則在確保檔案安全的前提下，應(yīng)充分考慮檔案利用的需求，提供便捷的服務(wù)，提高檔案利用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置公司設(shè)立檔案室，隸屬于[具體部門名稱]，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔、保管公司各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，編制檢索工具，方便檔案查詢利用。4.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好利用登記工作。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，確保檔案實(shí)體安全。6.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)、分析，提出改進(jìn)措施和建議，不斷提高檔案管理水平。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、立卷工作，確保文件材料齊全、完整。2.按照檔案管理規(guī)定，定期將本部門整理好的檔案移交公司檔案室。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供相關(guān)信息和線索。4.配合檔案室開(kāi)展檔案管理工作的宣傳、培訓(xùn)等活動(dòng)，提高本部門員工的檔案意識(shí)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為工程檔案、行政檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案等六大類。1.工程檔案包括工程項(xiàng)目前期文件、施工過(guò)程文件、竣工驗(yàn)收文件等，具體可分為項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工組織設(shè)計(jì)、施工圖紙、工程變更通知、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、工程竣工圖等。2.行政檔案包括公司發(fā)文、收文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、請(qǐng)示與批復(fù)、合同協(xié)議、證照文件等。3.財(cái)務(wù)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料以及其他與財(cái)務(wù)相關(guān)的文件材料。4.人事檔案包括員工個(gè)人基本信息、履歷、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、職稱證書(shū)、勞動(dòng)合同、考核評(píng)價(jià)、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲情況等。5.設(shè)備檔案包括設(shè)備購(gòu)置合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、設(shè)備報(bào)廢文件等。6.聲像檔案包括照片、錄音帶、錄像帶、光盤等，記錄公司重要活動(dòng)、工程建設(shè)、產(chǎn)品研發(fā)等方面的影像資料。（二）檔案編號(hào)1.編號(hào)方法采用分類編號(hào)法，即按照檔案分類類別，為每一類檔案編制固定的編號(hào)范圍。例如，工程檔案編號(hào)為“G”，行政檔案編號(hào)為“X”，財(cái)務(wù)檔案編號(hào)為“C”，人事檔案編號(hào)為“R”，設(shè)備檔案編號(hào)為“S”，聲像檔案編號(hào)為“V”。2.編號(hào)規(guī)則每一類檔案的編號(hào)由類別代碼、年度代碼、流水號(hào)組成。年度代碼采用公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字表示，流水號(hào)按照檔案形成的先后順序依次編排。例如，工程檔案中2023年形成的第10份文件，編號(hào)為“G23010”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、往來(lái)信函以及其他具有法律約束力的文件。3.公司員工在工作中產(chǎn)生的重要業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、研究報(bào)告等。4.反映公司歷史沿革、重大事件、榮譽(yù)成就等方面的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。4.聲像資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、拍攝人等信息。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，按照重要程度和保存期限進(jìn)行分類整理。3.便于保管和利用，采用科學(xué)合理的分類方法和編號(hào)系統(tǒng)，編制清晰準(zhǔn)確的檢索工具。（四）整理方法1.工程檔案按照工程項(xiàng)目進(jìn)行整理，將項(xiàng)目前期文件、施工過(guò)程文件、竣工驗(yàn)收文件等分別組卷，每卷厚度不宜超過(guò)[X]厘米。卷內(nèi)文件按照文件形成時(shí)間順序排列，編制卷內(nèi)目錄。2.行政檔案按照文件種類進(jìn)行分類整理，如發(fā)文、收文分別整理。發(fā)文按照文號(hào)順序排列，收文按照來(lái)文時(shí)間順序排列。每類文件分別組卷，編制卷內(nèi)目錄。3.財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)年度和檔案類別進(jìn)行整理，如會(huì)計(jì)憑證按月裝訂成冊(cè)，會(huì)計(jì)賬簿按年度整理歸檔。編制會(huì)計(jì)檔案目錄，注明檔案名稱、年度、保管期限等信息。4.人事檔案按照員工個(gè)人信息進(jìn)行整理，將員工的基本資料、履歷、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、職稱證書(shū)、勞動(dòng)合同、考核評(píng)價(jià)等材料分類存放，建立員工人事檔案盒，并編制檔案索引。5.設(shè)備檔案按照設(shè)備型號(hào)進(jìn)行整理，將設(shè)備購(gòu)置合同、安裝調(diào)試記錄、操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄等文件材料集中組卷，編制卷內(nèi)目錄。6.聲像檔案按照內(nèi)容主題進(jìn)行分類整理，如工程建設(shè)、公司活動(dòng)等。將照片、錄音帶、錄像帶、光盤等分別編號(hào)登記，注明日期、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，并建立聲像檔案目錄。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.工程檔案在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將整理好的檔案移交公司檔案室歸檔。2.行政檔案各部門應(yīng)在次年第一季度內(nèi)，將上一年度形成的文件材料整理歸檔后移交檔案室。3.財(cái)務(wù)檔案會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定整理裝訂成冊(cè)，保管一年期滿后移交檔案室。4.人事檔案員工離職后，其人事檔案應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)移交檔案室集中保管。5.設(shè)備檔案設(shè)備購(gòu)置、安裝調(diào)試完成后，由設(shè)備管理部門及時(shí)整理歸檔，移交檔案室。6.聲像檔案在相關(guān)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，由活動(dòng)組織部門將聲像資料整理歸檔后移交檔案室。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，文件材料齊全、完整，編號(hào)準(zhǔn)確，目錄清晰。2.檔案移交時(shí)，移交部門應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案室應(yīng)對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。（三）保管期限公司檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案反映公司歷史沿革、重大事件、重要資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、核心技術(shù)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有一定查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。（四）保管措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防污染等條件，確保檔案安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝必要的消防設(shè)備、防盜報(bào)警裝置、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，定期進(jìn)行檢查維護(hù)。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，方便快速定位。4.對(duì)電子檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)措施，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。5.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。六、檔案的利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱員工可在檔案室查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱登記表，注明查閱日期、檔案名稱、查閱人等信息。檔案室工作人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，確保查閱工作順利進(jìn)行。2.借閱因工作需要借閱檔案的，須填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后報(bào)檔案室審批。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，并按時(shí)歸還。歸還時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無(wú)損。（三）利用限制1.涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱、借閱和復(fù)制。2.檔案原件一般不得外借，確因工作需要必須外借的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)，并采取嚴(yán)格的保護(hù)措施。3.查閱、借閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、批注等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案室并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否仍具有保存價(jià)值。2.鑒定工作由檔案室會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合評(píng)估檔案的價(jià)值。3.鑒定結(jié)束后，鑒定小組應(yīng)出具鑒定報(bào)告，提出檔案存毀意見(jiàn)。（二）銷毀程序1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)公