PAGE檔案管理制度及管理措施一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門(mén)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集公司/組織在各個(gè)階段、各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類(lèi)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案保管制度，做好檔案的安全保管工作，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.開(kāi)展檔案的鑒定工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類(lèi)、利用情況等信息。6.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好登記和跟蹤管理工作。7.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和利用，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。8.對(duì)公司/組織各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和各部門(mén)員工的檔案意識(shí)。9.參與公司/組織重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目的檔案管理工作指導(dǎo)，確保檔案的完整和規(guī)范。10.做好檔案管理工作的總結(jié)和經(jīng)驗(yàn)交流，不斷完善檔案管理制度和管理方法。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政檔案：包括公司/組織的行政管理文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、客戶(hù)服務(wù)檔案等。3.項(xiàng)目檔案：針對(duì)公司/組織開(kāi)展的各類(lèi)項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.基建檔案：涉及公司/組織基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案，如工程規(guī)劃文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收文件等。5.設(shè)備檔案：關(guān)于公司/組織各類(lèi)設(shè)備的購(gòu)置、安裝調(diào)試、運(yùn)行維護(hù)、報(bào)廢處理等過(guò)程中形成的檔案，包括設(shè)備清單、說(shuō)明書(shū)、維修記錄等。6.聲像檔案：以照片、錄音、錄像等形式記錄公司/組織重要活動(dòng)、事件、人物等的檔案資料。7.電子檔案：存儲(chǔ)在電子介質(zhì)上的各類(lèi)文件、數(shù)據(jù)、圖表等檔案信息。（二）檔案編號(hào)1.編號(hào)原則：檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性的原則，便于檔案的分類(lèi)管理和查找利用。編號(hào)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，易于識(shí)別和記憶。2.編號(hào)方法：采用層次分類(lèi)編號(hào)法，按照檔案分類(lèi)體系，為每一類(lèi)檔案賦予一個(gè)固定的編號(hào)。例如，行政檔案編號(hào)為“XZ”，業(yè)務(wù)檔案編號(hào)為“YW”，項(xiàng)目檔案編號(hào)為“XM”等。在每一類(lèi)檔案下，再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和順序進(jìn)行細(xì)分編號(hào)。如行政檔案中的人事檔案編號(hào)為“XZRS”，財(cái)務(wù)檔案編號(hào)為“XZCW”等。編號(hào)采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，中間用“”隔開(kāi)，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。電子檔案的編號(hào)與相應(yīng)紙質(zhì)檔案編號(hào)一致，在電子檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)識(shí)和管理。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍：各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，包括紙質(zhì)文件、電子文件（含電子郵件、電子文檔等）、聲像資料等。2.收集時(shí)間：各類(lèi)檔案應(yīng)在形成后及時(shí)收集，確保檔案的完整性和時(shí)效性。對(duì)于重要文件和緊急事項(xiàng)形成的檔案，應(yīng)在辦理完畢后3個(gè)工作日內(nèi)移交檔案管理部門(mén)。3.收集要求：收集的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。電子文件應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。聲像資料應(yīng)注明拍攝或錄制的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等詳細(xì)信息。（二）檔案整理1.整理原則：遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。整理工作應(yīng)做到分類(lèi)科學(xué)、排列有序、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確。2.整理步驟：分類(lèi)：按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)，將同一類(lèi)別的檔案集中在一起。裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊牢固。裝訂應(yīng)采用線(xiàn)裝或膠裝方式，不得使用金屬釘或回形針等易生銹的裝訂材料。編頁(yè)號(hào)：在檔案的每一頁(yè)右上角或左上角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)應(yīng)連續(xù)編寫(xiě)，不得遺漏或重復(fù)。編目：根據(jù)檔案的分類(lèi)和編號(hào)，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)、起止日期、保管期限等信息。檔案盒應(yīng)選用符合檔案保管要求的材料，具有一定的強(qiáng)度和防潮、防蟲(chóng)性能。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案庫(kù)房：檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案裝具：檔案庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具，檔案裝具應(yīng)牢固、整齊、美觀，便于檔案的存放和查找。檔案裝具應(yīng)根據(jù)檔案的分類(lèi)和編號(hào)進(jìn)行合理排列，確保檔案存放有序。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類(lèi)和編號(hào)順序存放在檔案柜或檔案架上，定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)于重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、密封保存等。2.電子檔案保管：電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器、磁盤(pán)陣列或磁帶庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)措施，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪(fǎng)問(wèn)和數(shù)據(jù)篡改。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)維護(hù)，確保電子檔案的安全性和完整性。3.聲像檔案保管：聲像檔案應(yīng)根據(jù)其載體形式進(jìn)行分類(lèi)保管。照片檔案應(yīng)沖印成標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的照片，裝入相冊(cè)或照片檔案盒，并注明照片的相關(guān)信息。錄音、錄像檔案應(yīng)轉(zhuǎn)錄到耐久性好的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如磁帶、光盤(pán)等，并進(jìn)行編號(hào)和編目，與相應(yīng)的文字說(shuō)明一同保存。聲像檔案的保管環(huán)境應(yīng)符合其載體的要求，避免受到溫度、濕度、磁場(chǎng)等因素的影響。（三）檔案保管期限1.保管期限劃分：檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織發(fā)展具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。2.保管期限確定：檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和重要程度，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本制度的要求，確定檔案的保管期限。對(duì)于難以確定保管期限的檔案，應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行鑒定，必要時(shí)可征求上級(jí)主管部門(mén)或檔案行政管理部門(mén)的意見(jiàn)。(四)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀1.鑒定工作：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員組成。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際利用價(jià)值和歷史意義，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。2.銷(xiāo)毀程序：經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組負(fù)責(zé)人審核簽字，并報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止檔案流失。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀情況報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.內(nèi)部查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，及時(shí)查找并提供相應(yīng)檔案，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記薄上簽字確認(rèn)查閱情況。2.外部查閱：因特殊原因需要外部單位或人員查閱公司/組織檔案的，應(yīng)提前與檔案管理部門(mén)聯(lián)系，說(shuō)明查閱的目的、范圍和要求。檔案管理部門(mén)應(yīng)報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可安排查閱。外部查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱過(guò)程中應(yīng)有檔案管理人員在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。查閱結(jié)束后，檔案管理部門(mén)應(yīng)收回檔案，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。（二）借閱規(guī)定1.借閱申請(qǐng)：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表的內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)于重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。2.借閱期限：檔案借閱期限一般不得超過(guò)15個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。3.借閱要求：借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案歸還時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或泄密等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容：檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類(lèi)、保管期限、利用人次、利用效果等。2.統(tǒng)計(jì)方法：檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)定期進(jìn)行，采用手工統(tǒng)計(jì)和電子統(tǒng)計(jì)相結(jié)合的方式。檔案管理人員應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確地記錄檔案管理過(guò)程中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，并按照規(guī)定的統(tǒng)計(jì)報(bào)表格式進(jìn)行匯總和上報(bào)。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)做到數(shù)據(jù)真實(shí)、內(nèi)容完整、報(bào)送及時(shí)。（二）檔案移交1.移交范圍：公司/組織因機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員變動(dòng)、項(xiàng)目結(jié)束等原因，需要將相關(guān)檔案移交給其他部門(mén)或單位的，應(yīng)按照本制度規(guī)定進(jìn)行移交。移交的檔案應(yīng)包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等各類(lèi)檔案資料。2.移交程序：檔案移交部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)檔