PAGE大學(xué)生檔案安全管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)大學(xué)生檔案的安全管理，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，維護(hù)大學(xué)生的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校所有涉及大學(xué)生檔案管理的部門(mén)和工作人員。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理行為。3.分級(jí)管理原則：根據(jù)檔案的重要程度和保密級(jí)別，實(shí)行分級(jí)分類管理。4.預(yù)防為主原則：加強(qiáng)對(duì)檔案管理各環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和預(yù)防措施，做到防患于未然。二、檔案管理部門(mén)職責(zé)（一）學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)1.負(fù)責(zé)制定和完善大學(xué)生檔案安全管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全校大學(xué)生檔案管理工作，指導(dǎo)各學(xué)院（系）做好檔案收集、整理、保管等工作。3.定期對(duì)全校大學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。4.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的建設(shè)、維護(hù)和更新，保障檔案管理工作的正常開(kāi)展。（二）學(xué)院（系）1.負(fù)責(zé)本學(xué)院（系）學(xué)生檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。2.按照學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)的要求，定期向?qū)W校移交學(xué)生檔案。3.建立健全本學(xué)院（系）學(xué)生檔案管理工作制度，明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。4.加強(qiáng)對(duì)本學(xué)院（系）學(xué)生檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，提高其業(yè)務(wù)水平和安全意識(shí)。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.學(xué)生入學(xué)登記表、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲材料、學(xué)籍變動(dòng)材料、畢業(yè)登記表等。2.學(xué)生黨團(tuán)組織關(guān)系材料、社會(huì)實(shí)踐材料、就業(yè)材料等。3.其他與學(xué)生個(gè)人相關(guān)的重要材料。（二）收集要求1.各學(xué)院（系）應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的收集工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案材料。3.收集的檔案材料應(yīng)及時(shí)整理，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號(hào)。（三）整理規(guī)范1.檔案材料應(yīng)按照類別進(jìn)行整理，每類材料應(yīng)按照時(shí)間順序排列。2.檔案材料應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)的檔案袋或檔案盒進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、美觀。3.檔案材料應(yīng)編制目錄，注明每份材料的名稱、日期、頁(yè)碼等信息，方便查閱。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放大學(xué)生檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲(chóng)藥品、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全。（二）保管方式1.大學(xué)生檔案應(yīng)按照類別、年級(jí)、專業(yè)等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全。3.檔案庫(kù)房應(yīng)建立檔案出入庫(kù)登記制度，嚴(yán)格記錄檔案的出入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、去向等信息。（三）保管期限1.大學(xué)生檔案的保管期限為永久。2.對(duì)于一些時(shí)效性較強(qiáng)的檔案材料，如就業(yè)材料等，可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，但不得少于規(guī)定的年限。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本校教職工因工作需要查閱學(xué)生檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《大學(xué)生檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)辦理查閱手續(xù)。2.外單位人員因工作需要查閱學(xué)生檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫(xiě)《大學(xué)生檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。3.學(xué)生本人因特殊原因需要查閱本人檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《大學(xué)生檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在學(xué)院（系）負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)辦理查閱手續(xù)。（二）查閱要求1.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理機(jī)構(gòu)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔、完整，不得涂改、損壞檔案材料。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）借閱權(quán)限1.本校教職工因工作需要借閱學(xué)生檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《大學(xué)生檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。2.外單位人員因工作需要借閱學(xué)生檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫(xiě)《大學(xué)生檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。3.學(xué)生本人因特殊原因需要借閱本人檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《大學(xué)生檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在學(xué)院（系）負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（四）借閱要求1.借閱檔案時(shí)，應(yīng)使用檔案管理機(jī)構(gòu)提供的專用檔案袋或檔案盒進(jìn)行封裝，并在封口處加蓋印章。2.借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的期限歸還檔案，不得逾期。如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。六、檔案?jìng)鬟f與移交（一）傳遞要求1.學(xué)校內(nèi)部各部門(mén)之間傳遞學(xué)生檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《大學(xué)生檔案?jìng)鬟f登記表》，注明檔案的名稱、數(shù)量、傳遞時(shí)間、傳遞人等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。2.學(xué)校與外單位之間傳遞學(xué)生檔案時(shí)，應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通或郵政特快專遞等方式進(jìn)行傳遞，并填寫(xiě)《大學(xué)生檔案?jìng)鬟f登記表》，注明檔案的名稱、數(shù)量、傳遞時(shí)間、傳遞方式等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。3.傳遞檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的安全，避免檔案在傳遞過(guò)程中出現(xiàn)損壞、丟失等情況。（二）移交規(guī)定1.學(xué)生畢業(yè)時(shí)，各學(xué)院（系）應(yīng)按照學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)的要求，及時(shí)將學(xué)生檔案移交學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《大學(xué)生檔案移交清單》，注明檔案的名稱、數(shù)量、移交時(shí)間、移交人等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。3.學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交的檔案材料，確保檔案的齊全、完整。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與學(xué)院（系）溝通解決。七、檔案安全保密（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案管理場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)，無(wú)關(guān)人員不得擅自進(jìn)入。3.檔案管理設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的安全運(yùn)行。（二）安全防范措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)備，確保檔案的安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案存在的問(wèn)題。3.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)突發(fā)情況，確保檔案的安全。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案安全保密規(guī)定的行為，學(xué)校將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.對(duì)于因違反檔案安全保密規(guī)定導(dǎo)致檔案損壞、丟失、泄露等情況的，學(xué)校將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立健全大學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等工作提供有力支持。（二）信息化管理措施1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)，確保系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定運(yùn)行。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和操作技能。3.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，做好檔案信息的備份和存儲(chǔ)工作，確保檔案信息的安全。（三）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)的加密、備份、恢復(fù)等工作。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理數(shù)據(jù)存在的問(wèn)題。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露等情況的發(fā)生。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全檔案安全管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)各學(xué)院（系）的檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.各學(xué)院（系）應(yīng)建立健全本學(xué)院（系）檔案管理工作的自我監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)本學(xué)院（系）的檔案管理工作進(jìn)行自查自糾。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、查閱、借閱、傳遞、移交等工作的規(guī)范情況。3.檔案安全保密措施的落實(shí)情況。4.檔案信息化管理工作的開(kāi)展情況。（三）問(wèn)題整