PAGE檔案資料及保密管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案資料管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范檔案資料的收集、整理、保管、利用和保密等工作流程，保障公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的順利開(kāi)展。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工。凡在公司/組織工作過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，均屬本制度管理范疇。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，對(duì)各類檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案資料應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史面貌，保證其內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)檔案資料的安全保密措施，防止檔案資料的泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則在確保檔案資料安全保密的前提下，充分考慮公司/組織各部門(mén)及員工對(duì)檔案資料的利用需求，提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案資料管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案資料管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案資料的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案資料的檢索體系，編制各類檔案資料的檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案資料的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案資料的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，確保檔案資料的安全完整。5.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案資料的保存價(jià)值和保管期限，提出存毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。6.積極開(kāi)展檔案資料的開(kāi)發(fā)利用工作，為公司/組織的決策、管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)等提供檔案信息支持。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織全體員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向檔案管理部門(mén)移交。2.明確本部門(mén)檔案資料管理的兼職人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的日常管理和保管工作，并接受檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.在開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)形成并妥善保管相關(guān)檔案資料，確保檔案資料的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。4.按照檔案管理部門(mén)的要求，配合做好檔案資料的鑒定、銷毀等工作。（三）員工職責(zé)1.員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司/組織檔案資料管理制度，妥善保管本人在工作中形成的各類檔案資料，不得擅自銷毀或丟失。2.在工作中需要查閱、借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并在使用完畢后及時(shí)歸還。3.對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。三、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、終止過(guò)程中形成的各類文件，如公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等。2.公司/組織內(nèi)部的管理制度、規(guī)定、辦法、通知等文件。3.公司/組織的年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等資料。4.公司/組織的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。5.公司/組織的業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單、招投標(biāo)文件等。6.公司/組織的技術(shù)研發(fā)資料，如項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。7.公司/組織的產(chǎn)品資料，如產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、宣傳資料、樣本等。8.公司/組織的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。9.公司/組織的人事檔案，包括員工入職登記表、勞動(dòng)合同、工資表、考核記錄、培訓(xùn)記錄等。10.公司/組織的行政事務(wù)資料，如辦公用品采購(gòu)清單、車輛使用記錄、辦公設(shè)備維護(hù)記錄等。11.公司/組織的對(duì)外宣傳資料，如新聞報(bào)道、廣告宣傳材料、公關(guān)活動(dòng)資料等。12.其他具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案資料收集的責(zé)任人，按照規(guī)定的時(shí)間和范圍及時(shí)收集本部門(mén)的檔案資料，并確保檔案資料的齊全、完整。2.檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章手續(xù)完備，不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的書(shū)寫(xiě)工具。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案資料的來(lái)源、內(nèi)容、形式等特征，將檔案資料分為文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。2.編號(hào)為便于檔案資料的管理和查詢，對(duì)每一類檔案資料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，確保編號(hào)與檔案資料的內(nèi)容和順序相對(duì)應(yīng)。3.編目編制檔案資料的目錄，包括檔案資料的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于查閱和核對(duì)。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，確保檔案資料的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案資料的原貌，不得隨意裁剪或折疊。四、檔案資料的保管（一）保管期限檔案資料的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案資料，應(yīng)永久保管。如公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、重大合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.長(zhǎng)期保管凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案資料，應(yīng)長(zhǎng)期保管。保管期限一般為16年至50年。如公司/組織的年度工作計(jì)劃、總結(jié)、業(yè)務(wù)檔案等。3.短期保管凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案資料，應(yīng)短期保管。保管期限一般為5年以下。如一般性的行政事務(wù)文件、臨時(shí)性的業(yè)務(wù)資料等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。對(duì)紙質(zhì)檔案資料應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行排列上架，并定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案資料的安全完整。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案資料進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理。電子檔案應(yīng)采用多種存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的可讀性和完整性。同時(shí)，應(yīng)對(duì)電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止電子檔案的非法訪問(wèn)和篡改。（三）檔案資料的保護(hù)1.對(duì)珍貴、易損的檔案資料，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如復(fù)制、裱糊、修復(fù)等。2.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色、霉變等檔案資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。同時(shí)，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，確保檔案資料的安全。五、檔案資料的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門(mén)及員工因工作需要，可以查閱、借閱本部門(mén)及相關(guān)部門(mén)的檔案資料。外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案資料的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的相關(guān)程序辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案資料的名稱、內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定提供檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱人員不得在檔案資料上涂改、圈劃、抽取、撤換等，如需摘錄或復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱公司/組織內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案資料的名稱、內(nèi)容、用途、借閱期限等信息，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露檔案資料內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案資料。檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）利用審批1.內(nèi)部查閱、借閱檔案資料的審批流程為：查閱/借閱人填寫(xiě)申請(qǐng)表→本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字→檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字→查閱/借閱。2.外部單位查閱公司/組織檔案資料的審批流程為：外部單位提交查閱申請(qǐng)函→公司/組織相關(guān)部門(mén)審核→公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批→檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。六、檔案資料的保密管理（一）保密范圍1.公司/組織的商業(yè)秘密，包括技術(shù)秘密、經(jīng)營(yíng)秘密、財(cái)務(wù)秘密等。如產(chǎn)品配方、生產(chǎn)工藝、客戶名單、銷售渠道、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等。2.公司/組織的技術(shù)秘密，包括專利技術(shù)、專有技術(shù)、技術(shù)研發(fā)資料等。3.公司/組織的人事秘密，包括員工個(gè)人信息、薪酬待遇、考核記錄etc.4.其他涉及公司/組織利益和安全的機(jī)密信息。（二）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案資料保管場(chǎng)所的安全管理，設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，并嚴(yán)格控制訪問(wèn)權(quán)限。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案資料的內(nèi)容。在檔案資料的整理、保管、利用等過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如對(duì)檔案資料進(jìn)行密封包裝、在規(guī)定的場(chǎng)所進(jìn)行操作等。4.與檔案資料接觸的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。對(duì)違反保密協(xié)議的人員，應(yīng)依法追究其責(zé)任。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司/組織定期對(duì)檔案資料的保密管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.對(duì)違反保密制度的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。七、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案資料的鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地分析檔案資料的價(jià)值和保管期限的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案資料鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案資料進(jìn)行定期鑒定，提出存毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案資料的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，分析其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.根據(jù)檔案資料的保管期限規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，確定檔案資料的保管期限是否合理。3.對(duì)已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。（四）銷毀程序1.檔案管理部門(mén)根據(jù)鑒定小組的意見(jiàn)，編制《檔案資料銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案資料的名稱