PAGE縣級公安局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強縣級公安局檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公安工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣級公安局各科室、所、隊等內(nèi)設(shè)機構(gòu)及全體干警。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：全局檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，各內(nèi)設(shè)機構(gòu)應(yīng)指定專人負責檔案的收集、整理和移交。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公安工作實際情況，確保檔案信息的準確性。3.安全保密原則：加強檔案安全防護，嚴格保密制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公安工作和社會公眾提供便捷服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門縣級公安局設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責全局檔案的綜合管理工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實施。2.負責全局各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案查詢利用。4.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案安全。5.按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓和指導(dǎo)工作，提高全局檔案管理水平。7.開發(fā)利用檔案信息資源，為公安工作提供決策支持和服務(wù)。（二）各內(nèi)設(shè)機構(gòu)檔案管理人員職責各科室、所、隊等內(nèi)設(shè)機構(gòu)應(yīng)指定一名政治素質(zhì)高、責任心強的干警擔任兼職檔案管理人員，負責本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，并及時向檔案管理部門移交。其主要職責包括：1.負責收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，對收集的文件材料進行初步整理，分類存放。3.妥善保管本部門的檔案，防止檔案丟失、損壞。4.定期將本部門整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類縣級公安局檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、實物檔案等四大類。1.文書檔案：主要包括上級文件、本局文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)、統(tǒng)計報表等各類紙質(zhì)文件材料。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公安業(yè)務(wù)工作分為刑事偵查檔案、治安管理檔案、交通管理檔案、出入境管理檔案、消防管理檔案等。3.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等反映公安工作和活動的聲像資料。4.實物檔案：主要是公安工作中形成的具有保存價值的獎?wù)隆⒆C書、錦旗、牌匾等實物。（二）檔案編號1.文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的方式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。2.業(yè)務(wù)檔案編號：按照不同業(yè)務(wù)類別制定編號規(guī)則。如刑事偵查檔案編號為：刑年度案件編號，治安管理檔案編號為：治年度檔案順序號等。3.聲像檔案編號：以拍攝時間或錄制時間為基礎(chǔ)，結(jié)合內(nèi)容主題進行編號。例如：20220815抓捕行動，表示2022年8月15日拍攝的抓捕行動照片或錄像。4.實物檔案編號：根據(jù)實物的類別和入庫時間進行編號，如：實獎?wù)?02301，表示2023年1月入庫的獎?wù)骂悓嵨餀n案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與公安工作相關(guān)的各類文件、指示、通知等。2.本局在履行職能過程中形成的文件、報告、決定、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表及各類業(yè)務(wù)材料。3.本局組織開展的重要活動、專項行動形成的文件、照片、錄像等資料。4.本局干警在工作中獲得的榮譽證書、獎?wù)?、錦旗等實物。5.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各內(nèi)設(shè)機構(gòu)應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，確保文件材料及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件完整，不得擅自涂改、損毀。3.對于電子文件，應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的真實性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合文檔一體化管理要求，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案同步整理。（四）整理方法1.文書檔案整理：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）分類法進行整理。先將文件材料按年度分開，再根據(jù)保管期限分為永久、長期、短期，然后按機構(gòu)或問題進行排列，最后進行編號、編目、裝訂。2.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類別，按照案件或業(yè)務(wù)事項的發(fā)生順序進行整理，一案一卷或一事一卷，卷內(nèi)材料按重要程度和時間順序排列，編寫頁碼，填寫卷內(nèi)目錄和備考表。3.聲像檔案整理：照片應(yīng)沖洗或打印清晰，注明拍攝時間、地點、人物、事由等；錄音、錄像資料應(yīng)標明錄制時間、內(nèi)容主題、錄制人等信息，并進行分類整理，編制目錄。4.實物檔案整理：對實物進行清理、登記，注明名稱、來源、日期、頒發(fā)單位等信息，妥善存放，并建立實物檔案清單。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風、防火防盜的地點，并符合國家有關(guān)檔案庫房建設(shè)標準。庫房內(nèi)應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境安全適宜。（二）檔案裝具采用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和管理。（三）檔案存放1.按照檔案類別、保管期限、年度等進行分類存放，不同類別檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。2.同一類檔案應(yīng)按照編號順序依次排列上架，便于查找和利用。（四）檔案保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公安工作實際，確定各類檔案的保管期限。文書檔案保管期限分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）；業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)特點和法律法規(guī)要求確定保管期限。（五）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、檔案管理人員的安全管理。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.嚴格控制檔案庫房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入庫房。4.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，定期對檔案庫房進行安全檢查和維護。5.加強對電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，防止電子檔案信息泄露和損壞。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)和本局檔案管理制度。2.服務(wù)公安工作原則：充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，為公安業(yè)務(wù)工作、領(lǐng)導(dǎo)決策、案件偵查、歷史研究等提供支持。3.保密安全原則：在檔案利用過程中，嚴格遵守保密制度，確保檔案信息安全，防止檔案內(nèi)容泄露。（二）利用范圍1.本局干警因工作需要查閱檔案。2.上級機關(guān)、其他單位因工作需要查閱本局檔案，須經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)批準。3.司法機關(guān)因辦案需要查閱本局相關(guān)檔案，應(yīng)按照法定程序辦理查閱手續(xù)。4.社會公眾因特殊原因需要查閱本局公開檔案信息，應(yīng)按照規(guī)定程序申請辦理。（三）利用手續(xù)1.本局干警查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，需持單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。3.司法機關(guān)查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)本局法制部門審核，分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。4.社會公眾查閱公開檔案信息，應(yīng)向檔案管理部門提交書面申請，說明查閱理由和范圍，經(jīng)審核批準后，按照指定方式查閱。（四）利用方式1.檔案查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)檔案供查閱人員查閱，并做好查閱登記。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.檔案借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)批準后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。3.檔案復(fù)制：查閱人員如需復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)批準后，由檔案管理部門按照規(guī)定程序進行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、堅持辯證唯物主義和歷史唯物主義的原則，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成，負責對到期檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析其歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合公安工作實際情況，確定檔案的存毀。3.對涉及重要歷史事件、重大案件、敏感信息等檔案，應(yīng)進行重點鑒定，確保檔案的完整性和準確性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在指定地點進行，銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員和銷毀人員在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為公安工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化管理系統(tǒng)建立縣級公安局檔案信息化管理系統(tǒng)，涵蓋檔案收集、整理、編目、存儲、檢索、利用、鑒定、銷毀等全過程管理功能，實現(xiàn)檔案信息的自動化處理和共享。（三）電子檔案管理1.加強電子文件的收集和歸檔工作，確保電子文件的完整性和準確性。2.對電子檔案進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的快速檢索和利用。3.采取數(shù)據(jù)備份、異地存儲等措施，確保電子檔案數(shù)據(jù)安全。4.建立電子檔案元數(shù)據(jù)管理制度，保證電子檔案的真實性、可讀性和可追溯性。（四）檔案數(shù)字化加工對重要檔案和利用率較高的檔案進行數(shù)字化加工，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子圖像，建立數(shù)字化檔案資源庫，方便檔案查詢和利用。數(shù)字化加工應(yīng)嚴格按照相關(guān)標準和規(guī)范進行，確保數(shù)字化檔案質(zhì)量。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制建立健全檔案管理監(jiān)督檢查機制，定期對全局檔案管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的規(guī)范程度。3.檔案安全管理措施的落實情況。4.檔案信息化建設(shè)進展情況。（三）檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的檔案管理工作檢查，對各內(nèi)設(shè)機構(gòu)檔案管理情況進行實地檢查和評估。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分內(nèi)設(shè)機構(gòu)的檔案管理工作進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項檢查：針對檔案管理中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專