PAGE失業(yè)人員檔案室規(guī)章制度一、總則（一）目的為了加強失業(yè)人員檔案的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本檔案室實際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本檔案室對失業(yè)人員檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱等各項管理活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和政策規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：保證檔案內(nèi)容真實、準確、完整，如實反映失業(yè)人員的相關(guān)信息。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，為合法利用檔案提供便利，提高檔案利用效率。二、檔案收集（一）收集范圍1.失業(yè)人員的就業(yè)登記材料，包括就業(yè)失業(yè)登記證、勞動合同、解除或終止勞動合同證明等。2.失業(yè)人員的社會保險參保及繳費記錄。3.失業(yè)人員的職業(yè)技能培訓證書、資格證書等相關(guān)材料。4.失業(yè)人員的求職登記表、面試記錄、推薦就業(yè)材料等。5.其他與失業(yè)人員就業(yè)相關(guān)的材料，如獎懲記錄、工作業(yè)績證明等。（二）收集要求1.各相關(guān)部門應及時將涉及失業(yè)人員的材料移交檔案室，移交時需填寫檔案移交清單，注明材料名稱、數(shù)量、移交日期等信息。2.移交的材料應真實、完整、有效，字跡清晰，紙張質(zhì)量良好，符合檔案保存要求。3.對于電子檔案，應按照規(guī)定格式進行存儲，并確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。三、檔案整理（一）整理原則按照檔案形成的規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同類別和保管期限，進行科學合理的整理。（二）分類方法1.按照失業(yè)人員的基本信息、就業(yè)失業(yè)情況、社會保險情況、職業(yè)技能情況等進行分類。2.每一類下再根據(jù)材料的性質(zhì)和時間順序進行細分。（三）編號規(guī)則為便于檔案的管理和查找，為每份檔案編制唯一的編號。編號采用[具體編號方式，如年份+流水號]的形式，確保編號的系統(tǒng)性和連續(xù)性。（四）裝訂要求1.對整理好的檔案材料進行裝訂，去除金屬物，確保裝訂牢固、整齊。2.采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案封面和封底，填寫檔案編號、姓名、性別、身份證號、檔案類別等信息。四、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設施。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和編號順序進行排列。（二）保管期限1.失業(yè)人員檔案的保管期限為[具體保管期限，如10年或15年等]，自失業(yè)人員辦理失業(yè)登記之日起計算。2.保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。（三）日常管理1.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管狀況等信息。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.保持庫房環(huán)境整潔，溫度、濕度適宜，確保檔案安全。五、檔案查閱（一）查閱范圍1.依法履行檔案查閱職責的單位和個人，包括勞動保障部門、司法機關(guān)、用人單位等。2.失業(yè)人員本人及其授權(quán)的代理人。（二）查閱程序1.查閱單位或個人應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并加蓋單位公章或個人簽字。2.檔案室對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，予以批準，并安排專人負責查閱服務。3.查閱人員應在指定的查閱場所進行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱過程中應愛護檔案材料，不得涂改、損毀、抽取、撤換檔案內(nèi)容。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應及時歸還檔案，并在檔案查閱登記表上簽字確認。（三）查閱限制1.涉及國家機密、個人隱私等不宜公開的檔案信息，未經(jīng)法定程序批準，不得查閱。2.失業(yè)人員檔案原則上不得外借，如有特殊情況需要外借的，須經(jīng)檔案室負責人批準，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。六、檔案借閱（一）借閱范圍除上述查閱范圍外，因工作需要確需借閱檔案的單位和個人。（二）借閱程序1.借閱單位或個人應填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還日期等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.檔案室對借閱申請進行嚴格審核，報檔案室負責人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應與檔案室簽訂檔案借閱承諾書，明確借閱期間的保管責任和保密義務。4.檔案室為借閱人員提供檔案復印件或電子副本，特殊情況需要借閱原件的，須經(jīng)檔案室負責人特別批準，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。（三）借閱期限借閱期限一般不超過[具體借閱期限，如7個工作日或15個工作日等]。如需延長借閱期限，應提前向檔案室提出申請，經(jīng)批準后方可延期。（四）歸還要求1.借閱人員應按時歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還的檔案應保持完好無損，如有損壞、丟失等情況，借閱人員應承擔相應的賠償責任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責人、相關(guān)業(yè)務人員等組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實利用價值等因素，按照國家有關(guān)規(guī)定和本檔案室實際情況，制定檔案鑒定標準。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對到期檔案進行清理，逐卷逐件進行審查。2.對擬銷毀的檔案，填寫檔案銷毀鑒定表，注明檔案編號、名稱、保管期限、鑒定意見等信息。3.檔案鑒定工作小組集體討論，形成鑒定結(jié)論，報檔案室負責人審核批準。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準銷毀的檔案，由檔案室指定專人負責監(jiān)銷。2.銷毀檔案時，應采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀清冊歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標逐步實現(xiàn)失業(yè)人員檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務水平，方便檔案的查閱、利用和統(tǒng)計分析。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案中的相關(guān)信息錄入計算機系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行更新和維護，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（三）信息安全管理1.建立健全電子檔案信息安全管理制度，采取防火墻、加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份等措施，保障電子檔案信息的安全。2.嚴格控制電子檔案的訪問權(quán)限，對不同用戶設置不同的操作權(quán)限，防止信息泄露。（四）信息化設備管理1.配備必要的信息化設備，如計算機、服務器、存儲設備等，并定期進行維護和保養(yǎng)，確保設備正常運行。2.加強對信息化設備操作人員的培訓，提高其業(yè)務水平和安全意識。九、檔案管理人員職責（一）檔案管理人員基本職責1.負責檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等日常管理工作。2.遵守檔案管理規(guī)章制度，嚴格執(zhí)行檔案管理操作流程，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.維護檔案庫房環(huán)境，保證檔案安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。4.積極為檔案利用者提供服務，及時、準確地提供所需檔案信息。（二）檔案管理人員崗位責任1.檔案收集崗位負責接收各部門移交的失業(yè)人員檔案材料，核對材料的完整性和準確性。及時將收集到的檔案材料進行初步整理，登記造冊，移交檔案整理崗位。2.檔案整理崗位按照檔案整理原則和方法，對收集到的檔案材料進行分類、編號、裝訂等整理工作。確保整理后的檔案符合質(zhì)量要求，便于保管和利用。3.檔案保管崗位負責檔案庫房的日常管理，包括檔案的上架、下架、存放位置調(diào)整等。定期對檔案進行檢查和清點，做好庫房溫濕度記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.檔案查閱借閱崗位受理檔案查閱、借閱申請，審核申請材料，辦理查閱、借閱手續(xù)。為查閱、借閱人員提供檔案查閱、借閱服務，監(jiān)督查閱、借閱過程，確保檔案安全。5.檔案鑒定銷毀崗位參與檔案鑒定工作小組，對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。負責組織實施檔案銷毀工作，填寫檔案銷毀清冊，監(jiān)銷檔案銷毀過程。（三）檔案管理人員考核與培訓1.建立檔案管理人員考核制度，定期對檔案管理人員的工作業(yè)績、業(yè)務能力、職業(yè)道德等進行考核評價。2.