PAGE策劃部部門檔案管理制度一、總則（一）目的為加強策劃部檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在策劃工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于策劃部所有檔案的管理，包括但不限于策劃方案、項目文檔、市場調研資料、客戶資料、創(chuàng)意素材等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：策劃部檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內容必須真實、準確反映策劃工作的實際情況。3.保密性原則：對涉及公司機密和客戶隱私的檔案，嚴格保密，防止泄露。4.方便利用原則：檔案管理應便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理員職責1.負責策劃部檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程。3.對檔案進行分類、編號、編目，確保檔案的有序存放。4.定期對檔案進行清查、核對，保證檔案的完整性和準確性。5.負責檔案的借閱、歸還登記，監(jiān)督借閱人員的使用情況。6.對破損、變質的檔案及時進行修復和處理。7.協(xié)助其他部門查閱檔案，提供必要的支持和服務。（二）各崗位人員職責1.策劃人員在項目策劃過程中，應及時將形成的各類文件材料收集齊全，整理規(guī)范，移交檔案管理員歸檔。2.項目負責人負責對項目文檔的完整性和準確性進行審核，確保符合檔案管理要求。3.涉及檔案管理工作的其他人員，應按照本制度的規(guī)定，做好相關檔案的管理和配合工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.策劃方案：包括項目策劃書、創(chuàng)意策劃、活動策劃等各類策劃方案。2.項目文檔：項目立項報告、項目進度報告、項目總結報告、項目預算及費用支出明細等。3.市場調研資料：市場調研報告、行業(yè)分析報告、競爭對手資料、消費者調研數據等。4.客戶資料：客戶基本信息、合作協(xié)議、溝通記錄、項目反饋等。5.創(chuàng)意素材：圖片、視頻、音頻、文案等創(chuàng)意素材。6.其他與策劃工作相關的文件、資料。（二）收集要求1.各崗位人員應及時將工作中形成的檔案材料移交檔案管理員，不得積壓或擅自留存。2.收集的檔案材料應齊全、完整，字跡清晰，簽署完備，符合檔案管理要求。3.對于電子文件，應確保格式規(guī)范、內容完整，并按照規(guī)定進行備份。（三）整理方法1.分類：按照檔案的內容和性質，分為策劃方案類、項目文檔類、市場調研類、客戶資料類、創(chuàng)意素材類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查找和了解檔案內容。4.裝訂：對紙質檔案進行整理裝訂，確保整齊、牢固，便于保存和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理員收到整理好的檔案材料后，按照分類和編號要求進行再次核對。2.將核對無誤的檔案材料放入相應的檔案盒或文件夾中，并在檔案盒或文件夾上標明類別、編號和名稱。3.將檔案存放在專門的檔案柜中，按照編號順序排列，便于查找和管理。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司核心機密、重大項目策劃方案、長期合作客戶資料等重要檔案，應永久保管。2.定期保管：其他檔案根據其重要程度和使用頻率，確定保管期限，一般分為3年、5年、10年等。（三）保管要求1.檔案存放地點應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜，確保檔案的安全。2.檔案柜應定期清理和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對電子檔案應進行定期備份，備份存儲介質應妥善保管，防止數據丟失。4.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案存放區(qū)域，確保檔案的保密性。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內部人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容和時間。2.申請表經部門負責人簽字批準后，交檔案管理員辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理員應根據申請表提供的信息，及時準確地提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。4.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案存放區(qū)域，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換或損壞。5.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限和歸還時間。2.申請表經部門負責人和分管領導簽字批準后，交檔案管理員辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理員應按照申請表的要求，將檔案借給借閱人員，并辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱檔案的名稱、數量、借閱時間和預計歸還時間。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播或用于其他非工作目的。5.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.檔案歸還時，檔案管理員應認真檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時向借閱人員查詢和處理。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司機密和客戶隱私的檔案，應嚴格保密，未經授權不得向任何單位和個人透露。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得私自泄露檔案內容。3.在檔案查閱和借閱過程中，檔案管理人員應對查閱和借閱人員進行保密提醒，防止檔案信息泄露。4.對檔案的電子存儲設備和介質，應采取加密、備份等安全措施，防止數據丟失和泄露。（二）安全管理1.加強檔案存放地點的安全防范措施，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設備。2.定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保檔案的安全。3.對因自然災害、意外事故等原因可能造成檔案損壞或丟失的情況，應制定應急預案，及時采取措施進行搶救和保護。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理員應定期對檔案進行鑒定工作，一般每年進行一次。2.全面審查原則：對檔案的內容、價值、保管期限等進行全面審查，確保鑒定結果的準確性。3.集體審議原則：成立檔案鑒定小組，由檔案管理員、部門負責人等組成，對檔案鑒定工作進行集體審議，形成鑒定意見。（二）鑒定標準1.已超過保管期限，且確無保存價值的檔案。2.重復、冗余或內容不完整、不準確，已失去利用價值的檔案。3.因政策調整、業(yè)務變更等原因，不再適用或無需保存的檔案。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組根據鑒定標準，對檔案進行鑒定，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經部門負責人、分管領導簽字批準后，交檔案管理員辦理銷毀手續(xù)。3.檔案管理員應按照批準的銷毀清單，對檔案進行清點、核對，確保銷毀檔案的準確性。4.采用合適的方式對檔案進行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。5.銷毀過程中，應指定專人負