PAGE消防大隊(duì)檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)消防大隊(duì)檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在消防工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于消防大隊(duì)全體人員及涉及檔案管理相關(guān)工作的各類活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則消防大隊(duì)檔案室對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映消防大隊(duì)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則全面收集、整理和保存與消防大隊(duì)工作相關(guān)的各類檔案，確保檔案的完整性。4.安全性原則采取有效措施，保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善消防大隊(duì)檔案室管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作。3.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案利用效率。4.為消防大隊(duì)各項(xiàng)工作提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，積極開發(fā)檔案信息資源，為領(lǐng)導(dǎo)決策和工作參考提供依據(jù)。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體人員的檔案意識和檔案管理水平。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理要求，定期向檔案室移交應(yīng)歸檔的文件材料，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案室做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室或轉(zhuǎn)借他人。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、上架、保管等，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序。3.做好檔案的安全保護(hù)工作，定期檢查檔案保管狀況，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全。4.積極開展檔案利用工作，為消防大隊(duì)各項(xiàng)工作提供及時、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)，認(rèn)真做好檔案查閱、借閱登記和歸還工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時錄入、更新檔案信息，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與消防大隊(duì)工作相關(guān)的文件、指示、通知、通報(bào)等。2.消防大隊(duì)在履行職責(zé)過程中形成的各類文件材料，包括工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、報(bào)表、會議記錄、紀(jì)要、合同協(xié)議、執(zhí)法文書、訓(xùn)練資料、裝備管理資料、后勤保障資料等。3.反映消防大隊(duì)建設(shè)和發(fā)展的重要資料，如榮譽(yù)證書、照片、錄像、錄音等。4.其他與消防大隊(duì)工作有關(guān)的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、上架和檢索。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等類別。文書檔案可進(jìn)一步按照年度、保管期限等進(jìn)行分類；業(yè)務(wù)檔案根據(jù)消防工作的不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，如火災(zāi)撲救檔案、消防監(jiān)督檢查檔案、隊(duì)伍建設(shè)檔案等。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。文書檔案編號可采用年度保管期限流水號的形式；業(yè)務(wù)檔案編號根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)制定相應(yīng)的編號規(guī)則。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的類別、編號、題名、保管期限、起止日期、頁數(shù)等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)記錄每份文件的題名、文號、日期、頁號等信息。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)工作結(jié)束后及時歸檔。3.聲像檔案、實(shí)物檔案等應(yīng)在相關(guān)活動結(jié)束后或收到后及時整理歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案移交檔案室，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案室對移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。3.審核通過的檔案按照分類編號規(guī)則進(jìn)行上架保管，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。（三）保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。2.業(yè)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和相關(guān)規(guī)定確定，一般不少于業(yè)務(wù)活動結(jié)束后的一定年限。3.聲像檔案、實(shí)物檔案等的保管期限根據(jù)其價值和保存意義確定。（四）保管要求1.檔案室應(yīng)具備符合檔案保管要求的庫房，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分開存放。3.對檔案應(yīng)采取有效的安全防護(hù)措施，配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)備，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案的安全。4.在檔案保管過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、褪色、字跡模糊等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)或復(fù)制等措施進(jìn)行處理。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)大局原則檔案利用工作應(yīng)圍繞消防大隊(duì)中心工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作開展和歷史研究等提供有力支持。3.方便利用原則簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供便捷、高效的服務(wù)。（二）利用方式1.查閱利用者可到檔案室查閱檔案，檔案室應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。查閱檔案時，利用者應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，到期應(yīng)及時歸還。借閱檔案時，檔案室應(yīng)向借閱者提供檔案副本或復(fù)印件，特殊情況需要借閱原件的，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行借閱登記和歸還手續(xù)。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損、抽取、撤換檔案材料。2.未經(jīng)檔案室同意，利用者不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出檔案室。3.利用檔案形成的摘抄、復(fù)制等材料，應(yīng)經(jīng)檔案室審核后加蓋公章，方可作為有效材料使用。4.利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的歸還情況，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則對檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、保管期限等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的價值。2.實(shí)事求是原則根據(jù)檔案的實(shí)際情況，客觀公正地確定檔案的存毀，避免主觀隨意性。3.嚴(yán)格審批原則檔案鑒定工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，經(jīng)審批后方可實(shí)施檔案銷毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件、逐頁進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的價值確定其存毀。2.分析判斷法對檔案的內(nèi)容、來源、時間、保管期限等進(jìn)行綜合分析，判斷檔案的價值。（四）銷毀程序1.鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)消防大隊(duì)負(fù)責(zé)人審批后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息的徹底銷毀。銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為消防大隊(duì)各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。3.確保檔案信息的安全，防止檔案信息的泄露和丟失。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.檔案信息錄入將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案信息索引，便于檔案的檢索和利用。3.檔案信息檢索利用檔案信息化管理系統(tǒng)的檢索功能，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的快速、準(zhǔn)確檢索。檢索方式應(yīng)包括按關(guān)鍵詞、題名、日期、保管期限等多種方式。4.檔案信息利用通過檔案信息化管理系統(tǒng)，為利用者提供檔案查閱、借閱、下載等服務(wù)，提高檔案利用效率。5.檔案信息安全管理采取數(shù)據(jù)備份、加密、防火墻等安全措施，保障檔案信息的安全。定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)范進(jìn)行檔案管理工作。2.建立健全檔案信息化管理制度，明確檔案信息化