PAGE碧桂園財(cái)務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)碧桂園財(cái)務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于碧桂園集團(tuán)總部及各下屬公司的財(cái)務(wù)檔案管理工作。（三）定義1.財(cái)務(wù)檔案：指公司在財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等各種形式的會(huì)計(jì)核算資料，以及與財(cái)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、文件、報(bào)表等其他資料。2.歸檔：將財(cái)務(wù)檔案按照規(guī)定的分類、編號(hào)、裝訂等要求進(jìn)行整理，并移交至檔案管理部門(mén)保存的過(guò)程。3.保管期限：根據(jù)財(cái)務(wù)檔案的重要程度和性質(zhì)，確定其應(yīng)保存的時(shí)間期限。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。集團(tuán)總部財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)制定統(tǒng)一的財(cái)務(wù)檔案管理制度，并對(duì)全集團(tuán)的財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；各下屬公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)本公司財(cái)務(wù)檔案的具體管理工作。2.真實(shí)完整原則。財(cái)務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映公司的財(cái)務(wù)活動(dòng)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.安全保密原則。采取必要的安全防護(hù)措施，確保財(cái)務(wù)檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.有效利用原則。建立健全財(cái)務(wù)檔案的查閱、借閱等利用制度，提高檔案的利用效率，為公司的財(cái)務(wù)管理和決策提供支持。二、財(cái)務(wù)檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.會(huì)計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明等。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)相關(guān)合同協(xié)議、財(cái)務(wù)文件等。（二）編號(hào)1.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性原則。2.編號(hào)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的方式編制。例如，2023年的會(huì)計(jì)憑證，編號(hào)為2023KJPC001，其中“2023”表示年份，“KJPC”表示會(huì)計(jì)憑證類別代碼，“001”表示流水號(hào)。3.各類別代碼如下：會(huì)計(jì)憑證類：KJPC會(huì)計(jì)賬簿類：KJZB財(cái)務(wù)報(bào)告類：KJBG其他類：QT三、財(cái)務(wù)檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)在每月終了后[X]個(gè)工作日內(nèi)裝訂成冊(cè)，并在年度終了后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后[X]個(gè)月內(nèi)打印裝訂成冊(cè)并歸檔。3.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)在月度、季度終了后[X]個(gè)工作日內(nèi)編制完成，并在年度終了后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔。4.其他類財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在形成后及時(shí)整理歸檔。（二）歸檔要求1.會(huì)計(jì)憑證的歸檔要求記賬憑證應(yīng)連同所附的原始憑證或者原始憑證匯總表，按照編號(hào)順序，折疊整齊，按期裝訂成冊(cè)，并加具封面，注明單位名稱、年度、月份、起訖日期、憑證種類、起訖號(hào)碼，由裝訂人在裝訂線封簽外簽名或者蓋章。對(duì)于數(shù)量過(guò)多的原始憑證，可以單獨(dú)裝訂保管，在封面上注明記賬憑證日期、編號(hào)、種類，同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號(hào)。各種經(jīng)濟(jì)合同、存出保證金收據(jù)以及涉外文件等重要原始憑證，應(yīng)另編目錄，單獨(dú)登記保管，并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號(hào)。2.會(huì)計(jì)賬簿的歸檔要求賬簿應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容登記齊全，賬頁(yè)編號(hào)連續(xù)，不得跳行、隔頁(yè)。打印的賬簿應(yīng)使用A4紙張，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有掉頁(yè)、缺號(hào)等情況。賬簿封面應(yīng)注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份等信息。3.財(cái)務(wù)報(bào)告的歸檔要求財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容編制，數(shù)字準(zhǔn)確，內(nèi)容完整，簽章齊全。月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表及附注等；年度財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表及附注等。財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)打印成冊(cè)，封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、報(bào)告種類等信息，并加蓋單位公章。4.其他類財(cái)務(wù)檔案的歸檔要求銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單應(yīng)按月整理裝訂，并加蓋單位公章。納稅申報(bào)表應(yīng)按年度整理裝訂，注明所屬年度、月份及稅種等信息。財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等應(yīng)按年度分類歸檔，注明報(bào)告名稱、年度及編制部門(mén)等信息。財(cái)務(wù)相關(guān)合同協(xié)議應(yīng)按合同編號(hào)順序整理裝訂，注明合同名稱、簽訂日期、金額等信息。財(cái)務(wù)文件應(yīng)按文件類別和時(shí)間順序整理歸檔，注明文件名稱、文號(hào)、發(fā)文日期等信息。（三）歸檔程序1.財(cái)務(wù)部門(mén)各崗位人員負(fù)責(zé)收集、整理本崗位形成的財(cái)務(wù)檔案，并按照歸檔要求進(jìn)行初步分類和編號(hào)。2.整理好的財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部門(mén)檔案管理人員進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后，填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案歸檔清單》，一式兩份，一份留存財(cái)務(wù)部門(mén)，一份隨檔案移交至檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)接收財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)按照《財(cái)務(wù)檔案歸檔清單》進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后，在清單上簽字確認(rèn)，并將檔案入庫(kù)保管。四、財(cái)務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證：保管期限為[X]年。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬保管期限為[X]年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管[X]年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為[X]年，年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為[X]年，納稅申報(bào)表保管期限為[X]年，財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告保管期限為[X]年，財(cái)務(wù)相關(guān)合同協(xié)議保管期限為該合同協(xié)議履行完畢后[X]年，財(cái)務(wù)文件按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定確定保管期限。（二）保管地點(diǎn)1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等安全設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（三）保管要求1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)電子財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等磁性介質(zhì)或光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。同時(shí)，應(yīng)建立電子財(cái)務(wù)檔案的檢索系統(tǒng)，便于快速查找和利用。五、財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)檔案，并安排專人陪同查閱，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并在《財(cái)務(wù)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)檔案，并與借閱人員簽訂《財(cái)務(wù)檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱人員應(yīng)按照協(xié)議約定的時(shí)間歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的財(cái)務(wù)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）外部查閱與借閱1.外部單位因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查等工作需要查閱或借閱公司財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案外部查閱（借閱）申請(qǐng)表》，注明查閱（借閱）目的、查閱（借閱）內(nèi)容、查閱（借閱）時(shí)間等信息，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照批準(zhǔn)的范圍和時(shí)間提供相應(yīng)檔案，并安排專人陪同查閱或借閱。查閱或借閱人員不得擅自將檔案帶出公司，如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，并在復(fù)印件上加蓋公司公章。3.查閱或借閱完畢后，查閱或借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并在《財(cái)務(wù)檔案外部查閱（借閱）登記表》上簽字確認(rèn)。六、財(cái)務(wù)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的財(cái)務(wù)檔案，除未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。（二）銷毀程序1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見(jiàn)，并編制《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列明擬銷毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的財(cái)務(wù)檔案，由檔案管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀檔案前，應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核