PAGE物業(yè)信息檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強物業(yè)信息檔案室的管理，確保物業(yè)信息的安全、完整與有效利用，提高物業(yè)管理服務(wù)水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司物業(yè)信息檔案室的管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、借閱、利用和銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：物業(yè)信息檔案室對公司各類物業(yè)信息檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映物業(yè)項目的實際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保物業(yè)信息檔案的安全，防止信息泄露。4.高效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為物業(yè)管理決策、日常工作及客戶服務(wù)提供及時、有效的信息支持。二、檔案管理職責（一）物業(yè)信息檔案室職責1.負責制定和完善物業(yè)信息檔案室管理制度，并組織實施。2.集中管理公司各類物業(yè)信息檔案，包括但不限于物業(yè)項目規(guī)劃設(shè)計資料、工程建設(shè)檔案、業(yè)主資料、物業(yè)服務(wù)記錄等。3.對檔案進行分類、整理、編目、上架，建立科學合理的檔案檢索體系，便于檔案的查找和利用。4.做好檔案的安全保管工作，確保檔案實體和信息的安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。5.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的借閱、查閱、復印等手續(xù)，對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計。6.定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案保管期限和實際利用價值，提出檔案銷毀意見，經(jīng)批準后組織實施檔案銷毀工作。7.負責檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護和管理，保障檔案管理工作的正常開展。8.開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓和指導工作，提高公司員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責1.負責本部門形成的物業(yè)信息檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，對本部門保管的檔案進行分類整理，編制檔案目錄，定期向物業(yè)信息檔案室移交。3.在工作中需要查閱、利用檔案時，按照規(guī)定的程序向物業(yè)信息檔案室提出申請，配合做好檔案查閱利用工作。4.協(xié)助物業(yè)信息檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)意見和建議。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.根據(jù)檔案管理工作流程，認真做好檔案的收集、整理、保管、借閱、利用和銷毀等各項具體工作。3.負責檔案管理設(shè)施設(shè)備的日常維護和管理，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。4.定期對檔案進行清查盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。5.根據(jù)工作需要，積極開展檔案管理業(yè)務(wù)研究和創(chuàng)新，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.物業(yè)項目規(guī)劃設(shè)計階段檔案：包括項目規(guī)劃設(shè)計方案、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、土地出讓合同等。2.工程建設(shè)階段檔案：涵蓋工程立項文件、施工圖紙、施工組織設(shè)計、工程變更記錄、工程竣工驗收報告等。3.業(yè)主資料檔案：包含業(yè)主基本信息登記表、購房合同、入住資料、業(yè)主投訴及處理記錄等。4.物業(yè)服務(wù)檔案：如物業(yè)服務(wù)合同、服務(wù)計劃與總結(jié)、物業(yè)巡查記錄、維修保養(yǎng)記錄、保潔綠化記錄、安全管理記錄等。5.其他與物業(yè)管理相關(guān)的檔案：如設(shè)備設(shè)施采購合同、供應(yīng)商資料、社區(qū)文化活動記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，按照檔案形成規(guī)律和特點，及時收集本部門工作中產(chǎn)生的各類檔案資料，確保檔案的完整性和及時性。2.收集的檔案應(yīng)真實、準確、完整，不得缺頁、漏項，字跡應(yīng)清晰、工整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子檔案，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進行有效的備份存儲。（三）整理標準1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案類別進行分類，如分為規(guī)劃設(shè)計檔案、工程建設(shè)檔案、業(yè)主資料檔案、物業(yè)服務(wù)檔案等，每類檔案再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分。3.對每份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和查找。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄清晰、準確。5.對于破損、褪色的檔案應(yīng)進行修復或復制，保持檔案的原貌。四、檔案保管（一）保管環(huán)境1.物業(yè)信息檔案室應(yīng)具備良好的保管條件，保持室內(nèi)清潔、干燥、通風，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案室應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、防盜門、除濕機、防蟲藥、防鼠板等，確保檔案安全。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，排列整齊有序，便于查找和利用。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于檔案鑒定和銷毀工作的開展。3.對于電子檔案，應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案清查1.定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案數(shù)量與目錄相符，檔案實體無損壞、丟失等情況。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)的措施進行處理，并做好記錄。五、檔案借閱與利用（一）借閱范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱、利用檔案的，可按照規(guī)定程序辦理借閱手續(xù)。2.外部單位或個人因特殊原因需要查閱、利用檔案的，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導批準，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部員工借閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、用途、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交物業(yè)信息檔案室審核。2.物業(yè)信息檔案室對借閱申請進行審核，如符合借閱規(guī)定，予以辦理借閱手續(xù)，并在《檔案借閱登記簿》上登記。3.外部單位或個人借閱檔案時，須提交書面申請，說明查閱目的、范圍和時間等，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導批準后，由物業(yè)信息檔案室與借閱方簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，辦理借閱手續(xù)。（三）借閱期限1.公司內(nèi)部員工借閱檔案的期限一般不超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向物業(yè)信息檔案室說明原因，并辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部單位或個人借閱檔案的期限按照《檔案借閱協(xié)議》約定執(zhí)行，一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，須重新辦理審批手續(xù)。（四）利用要求1.借閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借或擅自復印檔案內(nèi)容。2.如需復印檔案資料，應(yīng)經(jīng)物業(yè)信息檔案室同意，并按照規(guī)定進行登記。復印的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。3.借閱人員歸還檔案時，應(yīng)確保檔案完整無損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時報告物業(yè)信息檔案室，并按照規(guī)定進行賠償。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準確判定檔案價值。2.根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、保管期限等因素，綜合考慮檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由物業(yè)信息檔案室負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出檔案銷毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值和保管期限等，確定其是否需要繼續(xù)保存。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行比較，分析其在內(nèi)容、形式、價值等方面的異同，判斷其保存價值。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的重要檔案，以及對公司具有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要程度和利用價值，將檔案保管期限劃分為[X]年、[X]年等，定期保管的檔案在保管期滿后，經(jīng)鑒定仍有保存價值的，應(yīng)延長保管期限。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導批準后，由物業(yè)信息檔案室組織實施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀