PAGE單位檔案室管理制度書(shū)籍一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：?jiǎn)挝粰n案室負(fù)責(zé)對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映單位各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則：全面收集和保存單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和單位保密制度，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為單位各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施單位檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷(xiāo)毀單位各類(lèi)檔案，確保檔案的安全和完整。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。5.對(duì)單位各部門(mén)的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。6.參與單位重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和規(guī)范整理。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)各類(lèi)文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，定期將本部門(mén)的檔案移交至檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)，接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的保管、保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和霉變。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，做好檔案查閱、借閱登記工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時(shí)錄入、更新檔案信息，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和安全。6.參與檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序做好檔案銷(xiāo)毀的登記和監(jiān)銷(xiāo)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，包括但不限于以下幾類(lèi)：行政管理類(lèi)：上級(jí)文件、單位發(fā)文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。業(yè)務(wù)管理類(lèi)：項(xiàng)目文件、合同協(xié)議、技術(shù)資料、業(yè)務(wù)報(bào)表、市場(chǎng)調(diào)研材料等。基本建設(shè)類(lèi)：工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收資料等?？蒲许?xiàng)目類(lèi)：科研立項(xiàng)報(bào)告、研究成果、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、學(xué)術(shù)論文等。聲像檔案類(lèi)：照片、錄音、錄像等反映單位重要活動(dòng)和工作場(chǎng)景的資料。2.對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有重要保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定及時(shí)向相關(guān)部門(mén)移交。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)和相關(guān)背景信息，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。4.定期對(duì)收集的文件材料進(jìn)行清理核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.按照檔案的類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)整理，確保分類(lèi)科學(xué)、合理。3.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，編制規(guī)范的檔案目錄，便于檢索和查找。（四）整理方法1.文書(shū)檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)整理，采用“件”裝盒的方式進(jìn)行保管。每份文件為一件，按文件的形成時(shí)間順序排列，在每件文件首頁(yè)加蓋歸檔章，填寫(xiě)相關(guān)項(xiàng)目。2.科技檔案：按照項(xiàng)目分類(lèi)，每個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)的文件材料按其形成的先后順序排列，分別編制卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成卷。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類(lèi)別進(jìn)行整理，分別裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.聲像檔案：按照載體形式、時(shí)間順序等進(jìn)行分類(lèi)整理，注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，同時(shí)保存相應(yīng)的文字說(shuō)明材料。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)具備專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)符合防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防污染等要求，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、檔案裝具等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案裝具1.根據(jù)檔案的種類(lèi)和數(shù)量，選用合適的檔案裝具，如檔案盒、檔案柜、檔案架等。2.檔案裝具應(yīng)符合檔案保管要求，具有足夠的強(qiáng)度和穩(wěn)定性，能夠有效保護(hù)檔案。3.對(duì)檔案裝具應(yīng)進(jìn)行編號(hào)和標(biāo)識(shí)，便于檔案的存放和查找。（三）檔案存放1.按照檔案的類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分區(qū)存放，不同類(lèi)別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，避免混淆。2.同一類(lèi)別的檔案應(yīng)按照保管期限的長(zhǎng)短依次排列，便于檔案的查閱和管理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全。（四）保管期限1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和單位實(shí)際情況，確定各類(lèi)檔案的保管期限，保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.對(duì)保管期限已滿(mǎn)的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。（五）檔案檢查1.定期對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、存放位置、保管環(huán)境等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題的檔案，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)、更換裝具、調(diào)整存放位置等。3.建立檔案檢查記錄，記錄檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理情況等。五、檔案的利用（一）利用范圍1.單位內(nèi)部各部門(mén)及員工因工作需要，可查閱、借閱本單位的檔案。2.外單位因工作需要查閱本單位檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案室查閱檔案，檔案室應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，并安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，由檔案室工作人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案室印章，并注明用途。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)出示有效證件，并填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.借閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)提交借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在《檔案借閱登記簿》上簽字，領(lǐng)取檔案。3.復(fù)制檔案時(shí)，利用者應(yīng)提交復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理復(fù)制手續(xù)。檔案室工作人員應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋檔案室印章，注明用途。（四）利用監(jiān)督1.檔案室工作人員應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保利用者遵守檔案利用規(guī)定，愛(ài)護(hù)檔案。2.對(duì)違反檔案利用規(guī)定的行為，檔案室工作人員有權(quán)制止，并及時(shí)向單位領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。3.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求和利用效果，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和單位實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案的鑒定原則、方法和程序。2.檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括檔案的內(nèi)容價(jià)值、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等方面的評(píng)估指標(biāo)。（三）鑒定程序1.定期對(duì)保管期限已滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理人員提出初步鑒定意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》。2.檔案鑒定工作小組對(duì)檔案管理人員提出的初步鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審核，召開(kāi)鑒定會(huì)議，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，形成鑒定結(jié)論。3.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀方法1.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.對(duì)銷(xiāo)毀檔案的過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷(xiāo)毀方式、監(jiān)銷(xiāo)人員等信息，形成《檔案銷(xiāo)毀記錄》。3.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》和《檔案銷(xiāo)毀記錄》應(yīng)永久保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立單位檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.推進(jìn)檔案信息資源共享，為單位各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息支持。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案錄入：將檔案的基本信息、目錄信息及全文信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和完整。3.檔案檢索：利用檔案信息化管理系統(tǒng)的檢索功能，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。4.檔案利用：通過(guò)檔案信息化管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、復(fù)制等利用功能，提高檔案利用效率。5.檔案維護(hù)：定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.建立健全檔案信息化數(shù)據(jù)安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全保護(hù)。2.對(duì)檔案信