PAGE殯葬服務(wù)所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)殯葬服務(wù)所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在殯葬服務(wù)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本所實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于殯葬服務(wù)所各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則殯葬服務(wù)所的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映殯葬服務(wù)工作的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得偽造、篡改檔案信息。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案的丟失、損壞、泄露，確保檔案信息的安全。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率，為殯葬服務(wù)工作提供有力支持。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置殯葬服務(wù)所設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本所檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀本所各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.開展檔案信息開發(fā)利用工作，為殯葬服務(wù)工作提供檔案信息支持，積極參與檔案編研工作。5.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。6.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案安全。三、檔案分類及編號（一）檔案分類殯葬服務(wù)所檔案分為以下幾類：1.行政管理類檔案包括殯葬服務(wù)所的行政文件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案涵蓋殯葬服務(wù)業(yè)務(wù)流程中的各類文件，如死亡證明、火化證明、骨灰寄存檔案、墓地銷售檔案、殯儀服務(wù)合同等。3.客戶服務(wù)類檔案主要是與客戶溝通、服務(wù)過程中形成的檔案，如客戶咨詢記錄、投訴處理檔案、客戶滿意度調(diào)查檔案等。4.設(shè)施設(shè)備類檔案包括殯葬服務(wù)所的設(shè)施設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄、維護(hù)保養(yǎng)檔案、報廢處理檔案等。5.聲像電子類檔案如照片、錄像、錄音、電子文檔等，記錄殯葬服務(wù)工作中的重要活動、場景等。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查找，對各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號采用“年度+類別+流水號”的方式，例如：2023XZ001，表示2023年行政管理類檔案的第1份文件。具體編號規(guī)則如下：1.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如2023。2.類別：用兩個大寫字母表示檔案類別，如XZ（行政管理）、YW（業(yè)務(wù)管理）、KF（客戶服務(wù)）、SS（設(shè)施設(shè)備）、SX（聲像電子）。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，用三位數(shù)字表示，從001開始編號。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案及時、準(zhǔn)確地收集齊全。2.檔案形成部門在工作完成后，應(yīng)按照檔案管理要求，將辦理完畢的文件材料進(jìn)行整理，定期移交檔案管理部門。3.對于重要活動、突發(fā)事件等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)及時收集，并在活動結(jié)束或事件處理完畢后一周內(nèi)移交檔案管理部門。4.檔案管理部門應(yīng)主動收集各類與殯葬服務(wù)所工作相關(guān)的檔案資料，包括上級文件、行業(yè)動態(tài)、業(yè)務(wù)交流材料等。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.對每份檔案進(jìn)行編號、編目，填寫檔案盒封面、盒脊和備考表等。3.按照檔案的形成時間順序或重要程度進(jìn)行排列，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。4.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)，對字跡模糊或易褪色的文件進(jìn)行復(fù)制，以保證檔案的可讀性。5.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清楚，簽署完備，禁用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料書寫。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點(diǎn)，確保檔案安全存放。2.庫房面積應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量和發(fā)展需求合理確定，滿足檔案存放和管理的要求。3.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序。（二）檔案保管措施1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)采取防潮、防蟲、防鼠等措施，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣，保持庫房內(nèi)空氣清新。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度和濕度，溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。5.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備和安全設(shè)施，如滅火器、煙霧報警器、防盜門窗等，確保檔案庫房的安全。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管的檔案反映殯葬服務(wù)所主要職能活動和歷史面貌的，對殯葬服務(wù)工作有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，如重要的業(yè)務(wù)文件、規(guī)章制度、人事檔案等。2.長期保管的檔案在較長時間內(nèi)對殯葬服務(wù)所工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案在較短時間內(nèi)對殯葬服務(wù)所工作有參考價值的檔案，保管期限為5年以下。檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和殯葬服務(wù)所實(shí)際情況進(jìn)行綜合考慮，并在檔案整理時予以明確標(biāo)注。六、檔案利用（一）檔案查閱1.本所員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。4.嚴(yán)禁在檔案上涂改、圈劃、抽換、批注等，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）檔案借閱1.外單位人員因工作需要查閱或借閱本所檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)本所分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)向借閱人當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量，并辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱時間、借閱人、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、批注等。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案。（三）檔案統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，填寫檔案統(tǒng)計(jì)報表，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》。（二）檔案銷毀1.《檔案銷毀清單》經(jīng)本所分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎或電子數(shù)據(jù)徹底刪除等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，注明銷毀日期、銷毀方式等信息。4.銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。八、聲像電子類檔案管理（一）收集與整理1.聲像電子類檔案的收集應(yīng)與殯葬服務(wù)工作同步進(jìn)行，確保記錄的完整性和真實(shí)性。2.對收集到的聲像電子類檔案，應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照形成時間、內(nèi)容等順序排列，并進(jìn)行編號、編目。編號規(guī)則與紙質(zhì)檔案相同，在編號后加注“（聲）”或“（電）”字樣，以示區(qū)別。3.聲像電子類檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，如光盤、硬盤等，并建立相應(yīng)的存儲目錄，便于查找和管理。（二）保管與利用1.聲像電子類檔案的保管要求與紙質(zhì)檔案相同