PAGE學(xué)校專(zhuān)職檔案員管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校專(zhuān)職檔案員的管理，包括檔案員的崗位職責(zé)、工作流程、考核評(píng)價(jià)等方面。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則檔案管理工作嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.服務(wù)至上原則檔案員要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)為學(xué)校各部門(mén)和師生提供檔案利用服務(wù)。二、崗位職責(zé)（一）檔案收集與整理1.負(fù)責(zé)學(xué)校各類(lèi)檔案的收集工作，包括教學(xué)檔案、科研檔案、行政管理檔案、學(xué)生檔案等。2.按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理、分類(lèi)、編號(hào)、編目等工作，確保檔案的整齊有序。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案保管與保護(hù)1.負(fù)責(zé)學(xué)校檔案庫(kù)房的日常管理，確保庫(kù)房環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，確保檔案的安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理。（三）檔案利用與服務(wù)1.建立健全檔案利用制度，為學(xué)校各部門(mén)和師生提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。2.根據(jù)利用者的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料，并做好利用登記工作。3.積極開(kāi)展檔案編研工作，編寫(xiě)檔案參考資料、大事記等，為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等工作提供參考依據(jù)。（四）檔案信息化建設(shè)1.負(fù)責(zé)學(xué)校檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)，確保檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。2.對(duì)學(xué)校各類(lèi)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。3.利用檔案信息化系統(tǒng)，開(kāi)展檔案檢索、統(tǒng)計(jì)、分析等工作，提高檔案管理工作的效率和水平。（五）檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)1.對(duì)學(xué)校各部門(mén)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助他們做好檔案收集、整理、保管等工作。2.定期組織兼職檔案員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的檔案管理業(yè)務(wù)水平。3.參與學(xué)校各部門(mén)檔案工作的檢查和考核，提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。三、工作流程（一）檔案收集流程1.各部門(mén)兼職檔案員按照檔案收集范圍和要求，定期將本部門(mén)形成的檔案材料收集齊全。2.兼職檔案員對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行初步整理，填寫(xiě)檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門(mén)，一份交學(xué)校專(zhuān)職檔案員。3.專(zhuān)職檔案員對(duì)移交的檔案材料進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案材料及時(shí)反饋給兼職檔案員，要求其補(bǔ)充完善。4.專(zhuān)職檔案員將審核通過(guò)的檔案材料進(jìn)行整理、分類(lèi)、編號(hào)、編目等工作，正式歸檔。（二）檔案整理流程1.專(zhuān)職檔案員根據(jù)檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行分類(lèi)。2.對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.按照編號(hào)順序，對(duì)檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、保管期限等信息。4.將編目后的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)、年度等信息。（三）檔案保管流程1.專(zhuān)職檔案員將整理好的檔案存入檔案庫(kù)房，按照檔案類(lèi)別和編號(hào)順序排列上架。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，包括庫(kù)房環(huán)境、檔案保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。（四）檔案利用流程1.利用者填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱(chēng)、編號(hào)等信息。2.檔案員對(duì)利用申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合利用規(guī)定的，予以批準(zhǔn)。3.利用者憑有效證件到檔案庫(kù)房查閱、借閱檔案，檔案員按照利用申請(qǐng)表提供檔案，并做好利用登記工作。4.利用者歸還檔案時(shí)，檔案員對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無(wú)損后辦理歸還手續(xù)。（五）檔案信息化流程1.專(zhuān)職檔案員對(duì)需要數(shù)字化處理的檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)掃描后的電子檔案進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、拼接等，確保圖像清晰可讀。3.將處理后的電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并進(jìn)行備份。4.利用檔案信息化系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行檢索、統(tǒng)計(jì)、分析等操作，為檔案利用提供便利。四、考核評(píng)價(jià)（一）考核內(nèi)容1.工作業(yè)績(jī)包括檔案收集、整理、保管、利用等工作的完成情況，檔案信息化建設(shè)的進(jìn)展情況等。2.工作態(tài)度：包括工作責(zé)任心、敬業(yè)精神、團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力等。3.業(yè)務(wù)能力：包括檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作技能、溝通協(xié)調(diào)能力等。（二）考核方式1.定期考核每年進(jìn)行一次定期考核，考核時(shí)間為[具體考核時(shí)間]?？己瞬捎米栽u(píng)、上級(jí)評(píng)價(jià)、同事評(píng)價(jià)相結(jié)合的方式進(jìn)行。2.不定期考核根據(jù)工作需要，對(duì)檔案員進(jìn)行不定期考核，重點(diǎn)考核檔案員在突發(fā)事件、重要任務(wù)等方面的表現(xiàn)。（三）考核結(jié)果應(yīng)用1.優(yōu)秀考核結(jié)果為優(yōu)秀的檔案員，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，并在職稱(chēng)評(píng)定、崗位晉升等方面予以?xún)?yōu)先考慮。2.合格考核結(jié)果為合格的檔案員，繼續(xù)履行崗位職責(zé)，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)和指導(dǎo)。3.不合格考核結(jié)果為不合格的檔案員，學(xué)校將視情況進(jìn)行誡勉談話、調(diào)整崗位或解除勞動(dòng)合同等處理。五、培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.學(xué)校根據(jù)檔案工作的實(shí)際需要，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間等。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作技能、溝通協(xié)調(diào)能力等。3.培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等多種形式。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.按照培訓(xùn)計(jì)劃組織實(shí)施培訓(xùn)，確保培訓(xùn)質(zhì)量和效果。2.培訓(xùn)結(jié)束后，對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估方式可采用考試、撰寫(xiě)心得體會(huì)、實(shí)際操作等。3.根據(jù)培訓(xùn)評(píng)估結(jié)果，對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容和方式進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)，不斷提高培訓(xùn)質(zhì)量。（三）職業(yè)發(fā)展1.學(xué)校為檔案員提供廣闊的職業(yè)發(fā)展空間，鼓勵(lì)檔案員參加檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)評(píng)定，提高自身業(yè)務(wù)水平。2.檔案員在工作中表現(xiàn)優(yōu)秀、具備較強(qiáng)管理能力的，可晉升為檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人或擔(dān)任其他管理職務(wù)。3.學(xué)校支持檔案員參加學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，發(fā)表檔案管理方面的論文和著作，提升學(xué)校檔案工作的影響力。六、保密與安全（一）保密制度1.檔案員要嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，保守學(xué)校檔案機(jī)密。2.對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密的檔案，要嚴(yán)格控制查閱范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自提供給無(wú)關(guān)人員。3.在檔案管理工作中，要采取必要的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)權(quán)限等。4.檔案員離職時(shí)，要將所保管的檔案及相關(guān)資料全部移交清楚，并簽訂保密承諾書(shū)。（二）安全制度1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報(bào)警裝置等。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.做好檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)工作